上下级档案关系管理制度

PAGE上下级档案关系管理制度一、总则（一）目的为了加强公司内部上下级档案关系的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和传承，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各级部门之间形成的上下级档案关系管理，包括但不限于文件、资料、报表、记录等各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司的各项工作和活动。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止信息泄露。5.规范性原则：档案管理遵循国家相关法律法规和行业标准，确保管理工作规范有序。二、档案管理职责分工（一）上级部门职责1.负责指导和监督下级部门的档案管理工作，制定档案管理的目标和要求。2.审核下级部门提交的重要档案资料，提出修改意见和建议。3.定期收集、整理下级部门的档案，进行集中保管或移交公司档案管理部门。4.对下级部门档案管理工作进行考核和评价，促进档案管理水平的提升。（二）下级部门职责1.建立健全本部门的档案管理制度，明确档案管理责任人。2.负责本部门各类档案的收集、整理、分类、编号、装订等基础工作。3.按照规定的时间和要求，将整理好的档案向上级部门报送或移交。4.配合上级部门进行档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。5.对本部门档案的安全和保密负责，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）公司档案管理部门职责1.制定和完善公司整体的档案管理制度和流程。2.负责接收、保管上级部门移交的下级部门档案，以及公司其他重要档案。3.对档案进行统一分类、编号、存储，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.提供档案查阅、借阅等服务，确保档案的合理利用。5.对公司档案管理工作进行统筹协调和监督检查，定期向上级领导汇报档案管理情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下达的各类文件、通知、指示、批复等。2.下级部门向上级部门报送的请示、报告、工作计划、工作总结、统计报表等。3.公司内部会议形成的会议纪要、决议、记录等。4.业务活动中产生的合同、协议、订单、发票、凭证等。人事档案，包括员工的入职资料、履历、考核记录、奖惩情况等。财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。其他与公司经营管理相关的各类档案资料。（二）收集要求与时间1.下级部门应及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案的时效性。2.对于上级部门下达的文件，应在收到后立即进行登记和整理。3.定期（每月/每季度）向上级部门报送档案资料，具体时间由上级部门规定。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容、来源等进行分类，如分为行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于查找和管理。编号应遵循一定的规则，保持连续性和系统性。3.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.下级部门整理好的档案，经本部门负责人审核签字后，按照规定的格式和要求填写档案移交清单。2.将档案移交清单及档案一并向上级部门报送，上级部门接收后进行核对和签收。3.上级部门对接收的档案进行再次整理和审核，如有问题及时反馈给下级部门进行整改。4.审核通过的档案按照公司档案管理部门的要求，统一进行归档。（二）保管期限1.根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限，分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）和永久保存。2.具体保管期限参照国家相关法律法规和公司实际情况确定，如涉及公司核心业务、重大决策、重要资产等档案应长期保存或永久保存。（三）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、备份和加密。定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.异地备份：对于重要的档案，应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.上级部门查阅下级部门档案时，无需填写申请表，但应告知档案管理部门查阅的范围和目的。3.涉及公司机密的档案，查阅权限严格受限，需经公司高层领导批准方可查阅。（二）查阅程序1.档案管理部门根据查阅申请表或上级部门的要求，提供相应的档案，并做好查阅记录。2.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中不得对档案进行涂改、损坏等操作。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门核对无误后，在查阅记录上签字确认。（三）利用规定1.档案利用主要包括为公司内部决策、业务开展、项目申报等提供参考依据，以及对外提供必要的证明材料等。2.利用档案时，应确保档案的合法合规使用，不得利用档案谋取私利或损害公司利益。对于涉及公司机密的档案，利用过程中要严格保密，防止信息泄露。3.档案管理部门应跟踪档案的利用情况，及时了解档案的使用效果和反馈意见，以便对档案管理工作进行改进。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期（每[X]年）对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门、相关业务部门和法务部门等人员组成。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐一审查，确定档案是否仍有保存价值。对于已失去保存价值的档案，提出销毁意见。3.鉴定过程中，应充分考虑档案对公司历史研究、业务追溯、法律纠纷等方面的潜在作用，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）销毁程序1.经鉴定小组批准同意销毁的档案，填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁申请表经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中要有专人负责监督，并在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等内容，与档案销毁申请表一并归档保存。七、档案的保密与安全管理（一）保密措施1.对涉及公司机密的档案，严格限制接触人员范围，明确保密责任。2.在档案管理过程中，采取加密存储、专人保管、限制查阅权限等措施，防止档案信息泄露。3.与档案管理人员签订保密协议，明确保密义务和违约责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。（二）安全管理1.档案库房应安装防火、防潮、防虫、防盗等设施，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等紧急情况时的应对措施和责任分工。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处理能力。3.加强对档案管理场所的安全保卫工作，限制无关人员进入档案库房和管理区域。对档案管理人员进行背景审查，确保人员可靠。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅利用等环节。2.对于监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。3.建立档案管理工作监督检查记录档案，详细记录检查时间、地点、内容、发现的问题及整改情况等信息，作为考核评价的依据。（二）考核评价1.制定档案管理工作考核评价标准，从档案管理的规范性、完整性、准确性、安全性等方面对各部门进行量化考核。2.考核评价结果与部门绩效挂钩，对于档案管理工作表现优秀的部门给予表彰和奖励，对于存在严重问题的部门进行通报批评，并责令