文件档案存放管理制度

PAGE文件档案存放管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件档案的规范化管理，确保文件档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类文件档案的存放管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据文件档案的来源、内容、形式等进行科学分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止文件档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立高效的档案检索系统，提高文件档案的利用效率，满足公司各项工作的需要。二、文件档案的分类与编号（一）分类标准1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等行政公文。2.业务文件类：根据公司不同业务板块，分为市场营销、财务管理、人力资源、生产管理、质量管理等业务相关文件。3.合同协议类：公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。4.技术文件类：产品研发、工艺流程、技术标准、技术方案等技术资料。5.会议文件类：公司各类会议形成的会议纪要、决议、报告等文件。6.人事档案类：员工个人档案，包括入职资料、培训记录、考核评价、奖惩情况等。7.其他文件类：不属于以上分类的其他文件档案。（二）编号规则1.行政文件类：以“XZ”开头，后面依次为年份、月份、文件序号，如“XZ202305001”。2.业务文件类：根据不同业务板块，分别以“SY板块名称”开头，后面依次为年份、月份、文件序号，如“SY市场营销202305002”。3.合同协议类：以“HT”开头，后面依次为年份、合同序号，如“HT2023003”。4.技术文件类：以“JS”开头，后面依次为年份、月份、文件序号，如“JS202305003”。5.会议文件类：以“HY”开头，后面依次为年份、会议序号、文件序号，如“HY202303002”。6.人事档案类：以“RS”开头，后面依次为员工工号，如“RS001”。7.其他文件类：以“QT”开头，后面依次为年份、月份、文件序号，如“QT202305004”。三、文件档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责文件档案的收集工作，确保文件档案及时、完整地收集。2.文件形成部门应在文件办理完毕后，按照本制度的要求进行整理，及时移交档案管理部门。3.对于外来文件，如上级部门文件、合作单位文件等，由相关部门负责收集，并及时交档案管理部门登记、整理。（二）整理方法1.分类：按照本制度规定的分类标准，对收集到的文件档案进行分类。2.编号：对每一份文件档案按照编号规则进行编号。3.装订：对于纸张较多的文件，应进行装订，确保文件整齐、牢固。4.编目：编制文件档案目录，包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。四、文件档案的存放（一）存放地点1.公司设立专门的档案库房，用于存放各类文件档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.根据文件档案的分类，设置不同的存放区域，如行政文件区、业务文件区、合同协议区、技术文件区、会议文件区、人事档案区等。（二）存放方式1.纸质文件档案应存放在档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子文件档案应存储在服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的文件档案，如涉及公司核心机密的文件、重要合同协议等，应采取加密存储、专人保管等特殊措施。五、文件档案的借阅与利用（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅文件档案，应填写《文件档案借阅申请表》，注明借阅文件档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《文件档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。（二）借阅审批1.档案管理部门根据文件档案的保密级别、重要程度等因素进行审批。对于涉及公司核心机密的文件档案，未经公司领导批准，不得借阅。2.档案管理部门审批通过后，在《文件档案借阅申请表》上签字，并注明借阅期限。（三）借阅登记1.借阅人凭审批通过的《文件档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅登记手续，领取借阅文件档案。2.档案管理部门应详细记录借阅人的姓名、部门、借阅文件档案的名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。（四）借阅期限1.一般文件档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要文件档案的借阅期限根据具体情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（五）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还借阅的文件档案。如需延期归还，应提前向档案管理部门申请并获得批准。2.借阅人归还文件档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查文件档案是否完整、有无损坏等情况。确认无误后，在借阅登记记录上注明归还日期，并办理归还手续。（六）利用限制1.借阅人不得擅自将借阅的文件档案转借他人或带出公司。2.未经档案管理部门同意，借阅人不得对借阅的文件档案进行复制、摘抄、拍照等操作。如需复制、摘抄、拍照等，应另行填写申请，并经档案管理部门批准。3.利用文件档案时，应注意保护文件档案的安全和保密，不得泄露文件档案的内容。六、文件档案的保管期限与鉴定销毁（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件档案，列为永久保管。2.定期保管：根据文件档案的重要程度和保存价值，定期保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年等。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的文件档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据文件档案的内容、来源、形式等因素，综合判断其保存价值。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的文件档案，由档案管理部门编制《文件档案销毁清单》，注明文件档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《文件档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等信息。3.对于涉及公司核心机密的文件档案，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保文件档案信息无法恢复。七、文件档案的安全管理（一）安全防护措施1.档案库房应配备必要的安全防护设备，如防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、防光设备、防尘设备等。2.定期对档案库房的安全防护设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）人员安全管理1.档案管理部门工作人员应严格遵守档案管理的各项规章制度，确保文件档案的安全。2.加强对档案管理部门工作人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。（三）应急处置预案1.制定文件档案安全应急处置预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施。2.定期组织档案管理部门工作人员进行应急演练，提高应急处置能力。八、监督与考核（一）监督检查1.公司设立档案管理监督小组，定期对各部门文件档案的存放管理情况进行监督检查。2.监督检查内容包括文件档案的收集、整理、存放、借阅、利用、保管期限与鉴定销毁、安全管理等方面。（二）考核评价1.将文件档案存放管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关工作人员进行考核评价。2.考核评价指标包括文件档案的完整性、准确性、规范性、安全性、利用效率等方面。（三）奖惩措施1.对于在文件档案存放管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.对于违反本制度规定的