现行机关档案管理制度

PAGE现行机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为机关各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则。确保档案内容真实反映机关工作实际情况。3.完整性原则。全面收集、整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则。档案管理工作应符合国家有关法律法规和行业标准，做到标准化、规范化。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善机关档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理机关各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。3.指导各部门的档案工作，监督检查档案管理制度的执行情况。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向综合档案室移交档案。2.协助综合档案室开展档案整理、鉴定、编目等工作，提供相关档案信息。3.负责本部门档案的日常保管和利用工作，确保档案的安全和完整。4.根据工作需要，及时向综合档案室反馈档案管理中存在的问题，并提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件、报告、会议记录、纪要、决议、决定、规划、计划、统计报表等。3.本机关开展业务活动中形成的合同、协议、项目文件、业务档案等。4.本机关的工作计划、总结、工作简报、大事记等。5.本机关的人事档案、财务档案、基建档案等专门档案。6.本机关组织的各类活动形成的照片、录音、录像、实物等档案。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对收集到的档案材料，应进行认真核对，确保文件内容完整、字迹清晰、签署齐全。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交综合档案室。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理标准和规范。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.业务档案根据业务性质和特点，采用相应的分类方法进行整理，如项目档案按项目阶段分类，会计档案按年度、类别分类等。3.专门档案按照国家专门档案管理规定进行整理，如人事档案按照干部人事档案管理办法整理，基建档案按照工程建设项目档案管理规范整理等。4.电子档案应按照国家有关电子文件管理规定进行整理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，全面分析档案的保存价值。2.坚持历史唯物主义观点，从维护机关工作的历史真实面貌出发，准确判定档案的价值。3.鉴定工作应遵循全面审查、逐件甄别、综合判定的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议及资产登记等凭证文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2.定期保管的档案：定期保管的档案分为30年和10年两种。凡是反映本机关一般工作活动，在一定时期内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。主要包括本机关一般工作问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性报告、总结、统计报表等；本机关召开会议形成的一般性文件材料；本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关关于一般性问题的通知、通报等文件材料；本机关机构编制文件、干部任免文件等；本机关一般性的合同协议文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。3.短期保管的档案：凡是在本机关工作中形成的，在较短时间内对本机关有查考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括本机关一般性事务活动中形成的文件材料；本机关临时性工作形成的文件材料；本机关一般性的来往信函等。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案员及相关业务人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐件审查，根据档案的保管期限划分原则，提出初步鉴定意见。3.对初步鉴定意见进行集体讨论，并形成最终鉴定结论。4.对确定销毁的档案，应编制销毁清册，经机关负责人批准后，按照规定程序进行销毁。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应排列有序，编号清晰，建立档案存放位置索引。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，异地存放。（四）档案保管期限变更1.档案保管期限确定后，一般不得随意变更。但如有特殊情况，确需变更保管期限的，应按照规定程序进行鉴定和审批。2.变更档案保管期限时，应填写《档案保管期限变更申请表》，说明变更理由，并附相关鉴定材料，经档案鉴定小组审核，机关负责人批准后，进行相应调整。调整后的档案应重新编号和标注保管期限。六、档案的统计与编目（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计数量等。2.档案利用情况统计：包括档案查阅人次、查阅卷次、利用效果等。3.档案保管状况统计：包括档案库房温湿度、设备运行情况、档案损坏情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况、保管状况等进行统计记录。2.统计数据应准确、及时、完整，统计报表应定期报送机关负责人和上级档案管理部门。（三）编目工作1.编制档案目录：根据档案整理结果，编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、文号、题名、日期、责任者、页数等项目。2.编制检索工具：为便于档案的查找利用，应编制多种检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、人名索引、文号索引等。3.档案数字化编目：对电子档案进行编目，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应符合国家有关法律法规和本机关档案管理制度的规定。2.服务为本原则。以服务机关工作为宗旨，积极为机关各项工作提供档案信息支持。3.安全保密原则。在档案利用过程中，应确保档案的安全和保密，严禁泄露档案内容。（二）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，应按照规定办理查阅手续。3.司法机关、行政执法机关因办案需要查阅本机关档案，应按照法律程序办理查阅手续。（三）利用手续1.本机关工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人批准后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本机关提出查阅申请，说明查阅目的、内容和范围，经本机关负责人批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并在指定地点查阅。3.司法机关、行政执法机关查阅档案，应出具相关法律文书和单位介绍信，经本机关负责人批准后，按照法律程序查阅。（四）利用方式1.查阅纸质档案：档案利用者可在综合档案室查阅纸质档案原件，如需复印或摘录，应经综合档案室同意，并按照规定办理手续。2.查阅电子档案：档案利用者可通过档案管理系统查阅电子档案，如需下载或打印，应经综合档案室同意，并按照规定办理手续。（五）利用效果跟踪1.综合档案室应对档案利用情况进行跟踪，了解档案利用效果，及时总结经验，改进档案管理工作。2.对于档案利用频繁、效果显著的案例，应进行记录和分析，为档案资源开发利用提供参考。八、档案的保密与安全（一）保密制度1.加强档案保密教育，提高档案管理人员和利用者的保密意识。2.严格控制档案查阅范围，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。4.对档案库房、查阅场所等进行安全保密管理，防止档案信息泄露。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全责任。2.加强档案库房的安全防范措施，安装必要的安全设备，如监控系统、防盗报警装置等。3.定期对档案进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等工作，确保档案的安全。5.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。九、档案的移交与销毁（一）移交1.本机关撤销、合并时，应按照规定将档案移交给有关部门。2.档案管理人员因工作变动，应及时办理档案移交手续，确保档案交接清楚。3.移交档案时，应编制档案移交清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息，并经