天津人事档案系统制度

PAGE天津人事档案系统制度一、总则（一）目的为了加强天津人事档案系统的规范化管理，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人事档案在人才选拔、任用、培养等方面的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于天津市行政区域内所有机关、企事业单位、社会团体以及其他组织中涉及人事档案管理的相关工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实反映个人的经历、政治思想、业务能力等情况，严禁任何形式的虚假信息。2.完整性原则：全面收集、整理个人在各个阶段形成的各类材料，确保档案材料齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对人事档案信息予以保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据个人情况的变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性和准确性。二、档案管理机构及职责（一）管理机构设置各单位应设立专门的人事档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）职责分工1.档案管理部门职责负责制定和完善本单位人事档案管理制度，并组织实施。集中统一管理本单位的人事档案，做好档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、转递等工作。定期对档案进行清查核对，确保档案的准确性和完整性。按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和综合素质。负责档案信息化建设，推进人事档案管理的数字化、智能化。2.档案管理人员职责严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。认真做好档案材料的收集、整理、鉴别、归档等工作，确保档案质量。负责档案的日常保管，维护档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失。按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时催还借出的档案。协助有关部门做好档案信息的统计和分析工作。完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案内容及分类（一）档案内容人事档案主要包括以下十大类材料：1.履历材料：个人经历、学历、学位、培训等方面的材料。2.自传材料：个人撰写的自传及相关材料。3.鉴定、考核、考察材料：个人在不同时期的工作表现、考核结果、考察情况等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等材料。5.政审材料：政治历史情况审查、入党入团审查等方面的材料。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报以及团籍材料等。7.奖励材料：个人获得的各类奖励表彰的文件、证书等材料。8.处分材料：受到党纪政纪处分的决定、通报等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批材料等。10.其他可供组织参考的材料：如体检表、残疾证明、科研成果等材料。（二）档案分类根据档案内容的性质和来源，将人事档案分为在职人员档案、离退休人员档案、流动人员档案等类别，并按照不同类别进行分类管理。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将形成的人事档案材料移交档案管理部门，确保档案材料的及时收集。2.收集的档案材料应真实、完整、齐全，符合归档要求，严禁涂改、伪造档案材料。3.对于重要的档案材料，应进行备份或复制，以防止原件损坏或丢失。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应进行编号，并在右上角加盖档案专用章。3.对档案材料进行排序，按照材料形成的时间顺序或重要程度依次排列。4.编写档案目录，目录应清晰反映档案材料的内容和顺序，便于查阅。5.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的整洁和可读性。五、档案鉴别与归档（一）鉴别标准1.对收集到的档案材料进行真实性、完整性、准确性鉴别，剔除不符合要求的材料。2.鉴别档案材料是否属于归档范围，严禁将不应归档的材料归入档案。3.鉴别档案材料的形成时间、来源、手续等是否符合规定，对手续不全或不符合要求的材料进行补充或完善。（二）归档程序1.经过鉴别后的档案材料，由档案管理人员按照分类整理的结果进行归档。2.将档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、姓名、档案编号等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，按照一定的顺序排列，便于查找和管理。4.建立档案归档登记册,详细记录档案材料的归档时间、内容、份数等信息。六、档案保管与保护（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管期限人事档案的保管期限分为永久、长期和短期。具体保管期限按照国家有关规定执行。1.永久保管的档案：主要包括党和国家领导人的人事档案、省级以上劳动模范、有重大贡献的专家等人员的人事档案。2.长期保管的档案：一般为100年，主要包括一般干部、职工的人事档案。3.短期保管的档案：一般为50年，主要包括一般工作人员的人事档案。（三）档案保护措施1.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、内容与档案登记册一致。2.对破损、褪色、霉变的档案材料及时进行修复处理，防止档案进一步损坏。3.采用先进的档案保护技术，如数字化存储、电子备份等，提高档案的安全性和可靠性。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故的发生。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅人事档案的，必须经本单位负责人批准，并填写《人事档案查阅申请表》。2.查阅档案时，查阅人应严格遵守档案查阅规定，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。3.涉及个人隐私的档案材料，未经档案所有者同意，不得查阅。（二）借阅程序1.因特殊原因需要借阅人事档案的，必须经本单位负责人批准，并填写《人事档案借阅申请表》。2.借阅档案时，借阅人应向档案管理部门出具本人有效身份证件，并办理借阅登记手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。八、档案转递（一）转递条件1.人员调动、辞职、辞退、退休等原因需要转递人事档案的，应按照规定办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。（二）转递程序1.档案转出单位应填写《人事档案转递通知单》，并密封档案，加盖档案专用章。2.将《人事档案转递通知单》及档案一并交档案接收单位，档案接收单位应及时办理档案接收手续，并在回执上签字盖章后退回档案转出单位。3.档案转递过程中，档案管理人员应跟踪档案的转递情况，确保档案按时、安全送达。4.档案接收单位收到档案后，应认真核对档案内容和材料，如发现问题应及时与档案转出单位沟通解决。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的天津人事档案信息管理系统，实现人事档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的结果，将档案内容录入人事档案信息管理系统，确保信息的准确无误。2.定期对人事档案信息管理系统中的数据进行更新和维护，及时录入新形成的档案材料，删除已失效或不再适用的信息。3.加强对人事档案信息管理系统的安全防护措施，防止数据泄露、丢失或被篡改。（三）信息利用与共享1.利用人事档案信息管理系统，为单位的人才选拔、任用、培养等工作提供信息支持。2.根据工作需要，按照规定的权限和程序，实现人事档案信息的共享，提高工作协同效率。3.建立人事档案信息统计分析功能，为单位的人力资源管理决策提供数据依据。十、监督与检查（一）监督机制建立健全天津人事档案系统监督机制，加强对档案管理工作的全过程监督，确保档案管理工作规范、有序进行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、借阅、转递等环节。2.档案管理人员的工作纪律和业务水平，是否严格遵守档案管理规定，是否具备相应的专业知识和技能。3.档案信息化建设情况，包括信息录入的准确性、系统的安全性和稳定性、信息利用与共享的规范性等。（三）检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查，对档案管理部门的工作进行评估和考核。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分单位的档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点、难点问题，开展专项检查，确保档案管理工作的质量和水平。十一、责任追究（一）违规行为界定1.违反档案管理规定，擅自涂改、伪造、销毁档案材料的。2.违反档案查阅、借阅规定，擅自扩大查阅、借阅范围，泄露档案机密的。3.因保管不善，导致档案损坏、丢失的。4.在档案转递过程中，违反规定私自携带档案或延误转递时间的。5.其他违反人事档案系统制度的行为。（二）责任追究措施1.对于违反档案管