水利局档案管理制度牌子

PAGE水利局档案管理制度牌子一、总则（一）目的为加强水利局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在水利事业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水利局机关各科室、局属各单位及其工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。水利局档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责档案的综合管理，各科室、单位明确专人负责档案的收集、整理和移交。2.真实完整原则。档案应如实反映水利工作的历史面貌，确保档案内容的真实性和完整性，不得篡改、伪造档案。3.科学分类原则。按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以水利局局长为组长，分管副局长为副组长，各科室、单位负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）局办公室局办公室作为档案管理的综合部门，负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本局档案管理制度；负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作；指导各科室、单位的档案工作；组织开展档案业务培训和宣传教育活动。（三）各科室、单位各科室、单位负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和初步保管，并按规定定期向局办公室移交档案。指定专人负责档案工作，确保档案工作的顺利开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与水利工作有关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件、报告、计划、总结、会议记录、统计报表等。3.水利工程项目建设过程中形成的项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图、招投标文件、合同协议、工程变更记录、竣工验收资料等。4.水利设施运行管理中形成的运行记录、维护记录、水质监测报告、安全检查记录等。5.人事档案，包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等材料。6.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.其他与水利工作有关的档案资料。（二）收集要求1.各科室、单位应明确档案收集责任人，及时收集本部门工作中形成的档案材料，确保档案的及时、完整。2.对重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，以防止档案损坏或丢失。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或抽取。（三）整理方法1.按照档案的形成年度、机构（问题）、保管期限进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。3.装订成册，编写案卷标题，确定保管期限。4.编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类索引等，便于档案的查找利用。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要书架、档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映本局主要职能活动和历史面貌，对水利事业发展有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对本局工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。（三）档案的整理与上架档案整理完毕后，应按照分类方案依次上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放位置，方便快速定位查找。（四）档案的定期检查定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、安全防护等情况。发现问题及时采取措施进行处理，并做好检查记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室牵头，各相关科室、单位负责人和档案管理人员参加。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册，详细登记拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.经局领导批准后，由两人以上负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。3.销毁完毕后，监销人员在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案；外单位因工作需要查阅本局档案的，须经局办公室负责人批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅。查阅档案应在档案查阅室进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。2.借阅。因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经局办公室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。归还档案时，应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）档案名称、数量、用途、归还日期等。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室、单位应及时将工作中形成的电子文件收集齐全，按照档案管理要求进行整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.电子文件应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并进行命名和编号，便于查找和管理。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.对存储电子档案的设备应进行定期维护和检查，确保设备的正常运行。（三）电子档案的利用1.建立电子档案查阅系统，方便本局工作人员查阅利用电子档案。查阅人员应通过授权的账号和密码登录系统，按照规定的权限进行查阅。2.如需打印电子档案，应经档案管理人员同意，并进行登记。打印后的电子档案应按照纸质档案的管理要求进行整理和保管。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员应热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。（二）负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等，确保档案工作的规范化、科学化。（三）积极参加档案业务培训，不断提高业务水平，掌握档案管理的新技术、新方法，提高档案管理工作效率。（四）保守