学生会资料档案收集制度

PAGE学生会资料档案收集制度一、总则（一）目的为了加强学生会资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高学生会工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学生会各部门及全体成员在工作过程中形成的各类资料档案的收集、整理、保管和利用。（三）基本原则1.真实性原则：资料档案应如实反映学生会工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生会工作中产生的各种资料，避免遗漏重要信息。3.准确性原则：对收集到的资料进行准确分类、整理和标注，确保资料的准确性和规范性。4.及时性原则：及时收集、整理和归档资料，避免资料积压和丢失。5.保密性原则：对涉及学生会机密的资料档案，应严格保密，防止信息泄露。二、资料档案的分类及范围（一）组织建设类1.学生会章程、组织架构图、成员名单及联系方式等。2.学生会换届选举资料，包括选举方案、候选人名单、选举结果等。3.学生会会议记录，包括例会、专题会议、临时会议等的会议纪要、决议等。4.学生会工作计划、总结及述职报告等。（二）活动策划与执行类1.各类活动策划书，包括活动主题、目的、时间、地点、参与人员、活动内容、预算等。2.活动筹备过程中的相关资料，如活动宣传资料（海报、宣传单页、视频等）、活动场地布置方案、活动物资采购清单及发票等。3.活动现场照片、视频、音频等记录资料。4.活动总结报告，包括活动效果评估、经验教训总结等。（三）学生权益维护类1.学生意见反馈渠道记录，如意见箱、电子邮箱、电话等收到的学生意见及处理情况。2.学生权益问题处理记录，包括问题描述、处理过程、处理结果等。3.与学校相关部门沟通协调学生权益问题的文件、会议记录等。（四）志愿服务类1.志愿服务活动策划书及相关方案。2.志愿者招募、培训、管理资料，如志愿者名单、培训记录、服务时长统计等。3.志愿服务活动开展过程中的照片、视频、新闻报道等资料。4.志愿服务活动总结及表彰情况。（五）对外交流类1.与其他学校学生会、社团的交流合作资料，包括交流活动策划书、邀请函、活动记录、合作协议等。2.参加校外活动、比赛的相关资料，如活动通知、参赛作品、获奖证书等。3.接待来访单位或个人的相关资料，如接待方案、交流记录等。（六）财务管理类1.学生会经费预算、决算报告。2.经费收支明细账目，包括发票、报销凭证等。3.固定资产清单及管理记录。（七）其他类1.学生会获得的荣誉证书、奖杯、锦旗等实物资料的照片及相关说明。2.学生会成员获得的个人荣誉证书、奖项等资料。3.其他与学生会工作相关的重要资料。三、资料档案的收集职责（一）各部门职责1.学生会各部门负责本部门工作资料的收集、整理和初步审核，并按照规定的时间和要求将资料移交至学生会办公室。2.各部门应指定专人负责资料档案的管理工作，确保资料的及时收集和妥善保管。3.在开展各类活动过程中，各部门应安排专人负责活动资料的收集和整理，活动结束后及时将资料移交至学生会办公室。（二）学生会办公室职责1.学生会办公室负责统筹学生会资料档案的收集、整理、保管和利用工作。2.制定资料档案收集的具体流程和标准，指导各部门做好资料收集工作。3.对各部门移交的资料进行审核、分类、整理和归档，建立健全资料档案管理制度。4.负责资料档案的查阅、借阅和归还登记工作，确保资料档案的安全和有序使用。5.定期对资料档案进行清查和盘点，确保资料档案的完整性和准确性。四、资料档案的收集流程（一）资料形成与整理1.学生会各部门及成员在工作过程中应及时形成各类资料，并按照分类标准进行初步整理。2.资料应做到内容完整、字迹清晰、格式规范，确保资料的质量。（二）部门内部审核1.各部门指定的资料管理人员对本部门收集的资料进行审核，检查资料的真实性、准确性和完整性。2.对审核中发现的问题，及时与相关人员沟通核实，并进行修改和补充。（三）资料移交1.各部门在完成资料内部审核后，应按照规定的时间将资料移交至学生会办公室。2.资料移交时，应填写《学生会资料档案移交清单》，详细注明资料的名称、数量、形成时间、移交部门等信息，并由移交人和接收人签字确认。（四）办公室审核与归档1.学生会办公室收到各部门移交的资料后，对资料进行再次审核，确保资料符合要求。2.对审核通过的资料，按照分类标准进行分类整理，并归档保存。3.建立资料档案目录索引，便于查询和使用。五、资料档案的保管（一）保管方式1.学生会资料档案采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序进行排列，确保档案存放有序。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、整洁，避免档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。（三）保管期限1.学生会资料档案的保管期限根据资料的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为13年，中期档案保管期限为35年，长期档案保管期限为5年以上。3.具体保管期限如下：组织建设类：长期保管。活动策划与执行类：短期保管13年，重要活动资料中期保管35年。学生权益维护类：长期保管。志愿服务类：短期保管13年，重要志愿服务资料中期保管35年。对外交流类：短期保管13年，重要交流合作资料中期保管35年。财务管理类：长期保管。其他类：根据实际情况确定保管期限。（四）档案清查与盘点1.学生会办公室应定期对资料档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。3.对清查和盘点结果进行记录，并形成报告存档。六、资料档案的利用（一）查阅权限1.学生会成员因工作需要查阅资料档案的，应填写《学生会资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到学生会办公室查阅。2.涉及学生会机密的资料档案，未经学生会主席团批准，不得查阅。（二）查阅流程1.申请人将填写好的《学生会资料档案查阅申请表》提交至学生会办公室。2.学生会办公室工作人员对申请表进行审核，符合查阅条件的，为申请人提供相应的资料档案，并做好查阅登记工作。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅资料档案，不得擅自将资料带出查阅地点，不得在资料档案上涂改、标记、损坏。4.查阅结束后，查阅人员应及时将资料档案归还学生会办公室，并在查阅登记表上签字确认。（三）借阅权限1.学生会成员因特殊原因需要借阅资料档案的，应填写《学生会资料档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和学生会办公室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.申请人将填写好的《学生会资料档案借阅申请表》提交至学生会办公室。2.学生会办公室工作人员对申请表进行审核，符合借阅条件的，为申请人办理借阅手续，发放资料档案，并做好借阅登记工作。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘抄、传播资料内容。4.借阅人员应在规定的归还时间内将资料档案归还学生会办公室，并在借阅登记表上签字确认。如发现资料档案有损坏、丢失等情况，应及时报告学生会办公室，并承担相应的责任。七、资料档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及学生会机密的资料档案，应严格保密，限制知悉范围。2.接触机密资料档案的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在资料档案的收集、整理、保管和利用过程中，应采取必要的保密措施，如加密存储、专人保管、限制访问等。（二）安全管理1.加强对资料档案保管场所的安全管理，确保档案存放安全。2.建立健全资料档案安全