信贷档案管理考核制度

PAGE信贷档案管理考核制度一、总则（一）目的为加强公司信贷档案管理，规范信贷业务操作流程，有效防范信贷风险，确保信贷档案的完整性、准确性和安全性，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及信贷业务的部门及相关工作人员，包括信贷业务部门、风险管理部门、档案管理部门等。（三）考核原则1.合规性原则：严格遵循国家法律法规、金融监管要求以及公司内部规章制度，确保信贷档案管理合法合规。2.真实性原则：信贷档案应如实反映信贷业务的全过程，保证档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集、整理与信贷业务相关的各类文件资料，确保档案资料无遗漏。4.及时性原则：按照规定的时间节点完成信贷档案的整理、归档和移交工作，保证档案资料的时效性。5.保密性原则：妥善保管信贷档案，严格限制查阅范围，确保客户信息和公司商业机密安全。二、信贷档案管理职责分工（一）信贷业务部门1.负责信贷业务的调查、评估、审批等工作，并按照档案管理要求及时收集、整理信贷业务过程中形成的各类文件资料。2.对收集的信贷档案资料进行初步审核，确保资料的真实性、完整性和准确性，并按照规定的格式和顺序进行整理。3.在信贷业务发生后[X]个工作日内，将整理好的信贷档案资料移交至档案管理部门。（二）风险管理部门1.参与信贷业务的风险评估和审查工作，对信贷档案中涉及风险评估和防范的内容进行审核。2.定期对信贷档案进行风险排查，分析潜在风险因素，并提出风险管理建议。（三）档案管理部门1.负责接收信贷业务部门移交的信贷档案资料，对档案进行统一编号、分类、装订和存储。2.建立健全信贷档案管理制度，制定档案查阅、借阅、归还等流程，确保档案的安全保管和规范使用。3.定期对信贷档案进行检查和盘点，确保档案资料的完整性和安全性。4.根据公司内部管理需要和外部监管要求，及时提供信贷档案的查阅和复制服务。三、信贷档案的分类与内容（一）客户基本资料档案1.借款人及保证人的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明、公司章程等主体资格证明文件。2.借款人及保证人的近三年财务报表、审计报告、资产负债表、利润表、现金流量表等财务资料。3.借款人及保证人的信用评级报告、信用记录查询报告等信用状况证明文件。4.借款人及保证人的法定代表人、股东、高管人员的个人信用报告、身份证明、学历证明、工作经历等个人资料。（二）信贷业务申请与审批档案1.信贷业务申请书、借款合同、担保合同、抵押合同、质押合同等信贷业务合同文件。2.信贷业务审批表、审批意见、风险评估报告、尽职调查报告等审批过程文件。3.信贷业务相关的会议纪要、决议文件等决策记录。（三）信贷业务发放与支付档案1.借款借据、放款凭证、资金支付凭证等放款及支付记录文件。2.受托支付协议、支付对象清单、支付申请书等受托支付相关文件。（四）信贷业务贷后管理档案1.贷后检查报告、定期跟踪监测报告、风险预警报告等贷后管理报告文件。2.借款人及保证人的财务状况、经营情况、重大事项变动等信息的更新资料。3.贷款催收记录、逾期贷款处理方案、诉讼文件等不良贷款管理文件。（五）其他档案1.与信贷业务相关的保险合同、公证文件、评估报告、鉴定意见等第三方出具的文件资料。2.信贷业务档案管理过程中形成的各类登记表、清单、索引等辅助文件。四、信贷档案的整理与归档（一）整理要求1.信贷档案资料应按照分类标准进行分类，同一类别的资料应集中存放。2.每份档案资料应清晰、完整，如有破损、褪色等情况，应进行修补或复制。3.档案资料应使用A4纸张打印或复印，对于小于A4纸张的资料，应粘贴在A4纸张上，并注明原件出处。4.档案资料应按照规定的格式和顺序进行编号、编目，确保档案资料的系统性和可查性。（二）归档流程1.信贷业务部门在完成信贷业务后，应及时对收集的档案资料进行整理，并填写《信贷档案移交清单》，注明档案资料的名称、数量、日期等信息。2.信贷业务部门将整理好的信贷档案资料及《信贷档案移交清单》一并移交至档案管理部门。3.档案管理部门对接收的信贷档案资料进行核对，如发现资料不完整或不符合要求，应及时通知信贷业务部门补充或更正。4.档案管理部门对核对无误的信贷档案资料进行编号、分类、装订，并按照档案存储要求进行存放。5.档案管理部门在完成信贷档案归档后，应将《信贷档案移交清单》存档，并建立信贷档案管理台账，记录档案的名称、编号、存放位置、移交时间等信息。五、信贷档案的保管与存储（一）保管期限1.信贷档案的保管期限应根据国家法律法规、金融监管要求以及公司内部规定执行。一般情况下，短期信贷档案保管期限为[X]年，中长期信贷档案保管期限为[X]年。2.对于涉及重大信贷业务、不良贷款、法律纠纷等特殊情况的信贷档案，应适当延长保管期限，直至相关事项处理完毕。（二）存储方式1.信贷档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应按照档案管理要求进行装订、分类、存放，并建立档案库房管理制度，确保档案的安全保管。2.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，存储介质应定期进行备份，以防止数据丢失。电子档案应建立索引目录，便于查询和使用。3.档案管理部门应建立档案存储环境监测制度，定期对档案库房的温度、湿度、防火、防潮、防虫等情况进行检查和维护，确保档案存储环境符合要求。六、信贷档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅信贷档案应遵循“谁经办、谁查阅”的原则，经所在部门负责人批准后，方可查阅相关档案资料。2.涉及信贷业务审批、风险管理、审计监督等工作需要查阅信贷档案的，应经相关部门负责人批准，并按照规定的查阅范围进行查阅。3.公司外部人员查阅信贷档案应严格按照法律法规和监管要求执行，一般情况下不得查阅。确需查阅的，应经公司高级管理层批准，并办理相关查阅手续。（二）查阅流程1.查阅人应填写《信贷档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因、查阅范围等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据《信贷档案查阅申请表》，对查阅人进行身份核实，并按照规定的查阅范围提供档案资料。3.查阅人应在档案管理部门指定的场所查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出查阅场所。查阅过程中应保持档案资料的整洁、完好，不得在档案资料上涂改、标记、污损。4.查阅人查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《信贷档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅信贷档案应经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应经档案管理部门负责人批准。3.借阅人应妥善保管借阅的信贷档案资料，不得转借他人或用于其他非规定用途。借阅期间如发现档案资料丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。（四）借阅流程1.借阅人应填写《信贷档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据《信贷档案借阅申请表》，对借阅人进行身份核实，并按照规定的借阅期限提供档案资料。3.借阅人应在档案管理部门指定的场所借阅档案资料，不得擅自将档案资料带出借阅场所。借阅过程中应保持档案资料的整洁、完好，不得在档案资料上涂改、标记、污损。4.借阅人借阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《信贷档案借阅登记表》上签字确认。档案管理部门应对归还的档案资料进行检查，如发现档案资料丢失、损坏等情况，应及时追究借阅人的责任。七、信贷档案管理考核内容与标准（一）档案完整性考核1.考核内容：检查信贷档案是否包含客户基本资料、信贷业务申请与审批、发放与支付、贷后管理等各个环节的相关文件资料，是否存在资料缺失的情况。2.考核标准：信贷档案资料完整率应达到[X]%以上，每发现一处资料缺失扣[X]分。（二）档案准确性考核1.考核内容：核对信贷档案中各项信息的准确性，包括客户基本信息、财务数据、信贷业务合同条款、审批意见等，是否存在信息错误或不一致的情况。2.考核标准：信贷档案信息准确率应达到[X]%以上，每发现一处信息错误或不一致扣[X]分。（三）档案规范性考核1.考核内容：检查信贷档案的整理、编号、编目、装订等是否符合规定的格式和要求，档案资料的字迹是否清晰、页面是否整洁、签字盖章是否齐全等。2.考核标准：信贷档案规范性达标率应达到[X]%以上，每发现一处不符合规范的情况扣[X]分。（四）档案及时性考核1.考核内容：审查信贷业务部门是否按照规定的时间节点将信贷档案资料移交至档案管理部门，档案管理部门是否及时完成档案的整理、归档和存储工作。2.考核标准：信贷档案及时移交率和及时归档率应达到[X]%以上，每出现一次逾期移交或归档情况扣[X]分。（五）档案安全性考核1.考核内容：检查档案库房的安全管理措施是否到位，包括防火、防潮、防虫、防盗等设施是否齐全有效，档案资料的存储是否安全可靠，是否存在档案丢失、损坏等情况。2.考核标准：档案安全事故发生率为零，每发生一次档案安全事故扣[X]分，并追究相关责任人的责任。（六）档案查阅与借阅管理考核1.考核内容：检查档案查阅与借阅的审批流程是否规范，查阅与借阅记录是否完整，档案资料是否按时归还，是否存在违规查阅或借阅的情况。2.考核标准：档案查阅与借阅审批合规率应达到[X]%以上，查阅与借阅记录完整率应达到[X]%以上，档案资料按时归还率应达到[X]%以上，每发现一次违规查阅或借阅情况扣[X]分。八、考核方式与频率（一）考核方式1.定期检查：档案管理部门定期对信贷档案进行检查，按照考核内容与标准进行评分，并填写《信贷档案管理考核检查表》。2.不定期抽查：风险管理部门、审计部门等不定期对信贷档案进行抽查，发现问题及时反馈给档案管理部门和相关责任部门。3.专项检查：针对信贷业务中的重大风险事件、法律纠纷等情况，开展专项信贷档案检查，确保档案资料的完整性和准确性。（二）考核频率1.月度检查：档案管理部门每月对信贷档案进行一次全面检查，并形成检查报告。2.季度抽查：风险管理部门、审计部门等每季度对信贷档案进行一次抽查，抽查比例不低于[X]%。3.年度考核：每年末对信贷档案管理工作进行全面考核，根据全年的考核结果进行综合评价。九、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.将信贷档案管理考核结果与相关部门及工作人员的绩效奖金挂钩，根据考核得分确定绩效奖金系数。2.考核得分在[X]分以上的，绩效奖金系数为[X]；考核得分在[X][X]分之间的，绩效奖金系数为[X]；考核得分在[X]分以下的，绩效奖金系数为[X]。（二）评先评优参考1.在公司内部评先评优活动中，将信贷档案管理考核结果作为重要参考依据。对于信贷档案管理工作表现优秀的部门和个