交通执法档案管理制度

PAGE交通执法档案管理制度一、总则（一）目的为加强交通执法档案管理，规范交通执法档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保交通执法档案的完整、准确、系统和安全，提高交通执法工作的规范化、科学化水平，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内交通执法部门在执法活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则交通执法档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则档案内容必须真实反映交通执法活动的全过程，确保档案的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则按照交通执法档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密，严格遵守档案查阅、借阅的保密规定。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善交通执法档案管理制度，并组织实施。指导、监督交通执法部门的档案收集、整理、归档等工作。集中保管交通执法档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。负责档案的查阅、借阅、统计等日常管理工作。定期对档案进行鉴定、销毁等处置工作。2.交通执法部门职责明确本部门档案管理责任人，负责本部门执法档案的收集、整理、初步审核等工作，并及时移交档案管理部门。按照档案管理要求，规范执法文书的制作和使用，确保档案材料的质量。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等相关工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围交通执法档案收集范围包括但不限于以下内容：1.执法检查记录：如现场检查笔录、巡查记录等。2.行政处罚决定书及相关材料：包括立案审批表、调查取证材料、处罚告知书、处罚决定书、送达回执等。3.行政强制措施决定书及相关材料：如查封、扣押决定书及清单、解除查封、扣押决定书等。4.行政许可申请材料及审批文件：包括申请书、受理通知书、审查意见、许可证件等。5.听证材料：听证申请书、听证通知书、听证笔录、听证报告等。6.行政复议、行政诉讼相关材料：复议申请书、答辩状、判决书等。7.其他与交通执法活动有关的文件、资料、照片、音像等。（二）收集要求1.交通执法人员在执法活动结束后，应及时将形成的档案材料收集齐全，确保材料完整、真实。2.档案材料应使用钢笔、中性笔等书写工具，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和完整性。（三）整理方法1.分类按照交通执法行为的类别，将档案分为行政处罚、行政许可、行政强制、行政复议、行政诉讼等类别。2.组卷同一执法行为形成的档案材料，按照文件形成的先后顺序排列，组成一卷或多卷。卷内材料应按照以下顺序排列：卷内目录、文件材料、备考表。3.编目卷内目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目，序号应按照文件排列顺序编写。备考表应填写卷内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并由立卷人、检查人签名。4.装订卷内材料应采用左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。三、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、年度、保管期限等进行排列上架，便于查找和利用。同时，应建立纸质档案索引，方便快速检索。分类排列：按照行政处罚、行政许可、行政强制等类别依次排列。年度排列：在每个类别下，按照档案形成的年度顺序排列。保管期限排列：根据档案保管期限的不同，将长期、短期档案分别排列。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储和检索，实现电子档案的信息化管理。分类存储：按照与纸质档案相同的分类方式，将电子档案存储在相应的文件夹中。命名规则：电子档案的文件名应按照“执法行为类别年度案件编号文件题名”的格式命名，确保文件名的唯一性和规范性。备份管理：定期对电子档案进行备份，备份周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度备份一次。备份存储设备应存放在安全可靠的地方，并做好标识和记录。（三）保管期限交通执法档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案涉及重大交通违法案件，对社会有重大影响的行政处罚决定书及相关材料。行政复议决定改变原具体行政行为的案件档案。行政诉讼终审判决的案件档案。其他具有重要保存价值的档案。2.长期保管的档案一般行政处罚案件档案，保管期限为[X]年。行政许可、行政强制等执法行为的档案，保管期限为[X]年。涉及一般交通违法案件的行政复议、行政诉讼案件档案，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案简易程序行政处罚案件档案，保管期限为[X]年。其他临时性交通执法活动形成的档案，保管期限为[X]年。（四）档案的定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。1.检查周期纸质档案每年至少检查一次。电子档案每季度至少检查一次。2.检查内容纸质档案：检查档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，卷内文件材料是否齐全、完整，装订是否牢固，索引是否准确等。电子档案：检查存储设备是否正常运行，数据是否完整、准确，备份是否及时、有效，电子档案管理系统是否正常使用等。3.检查记录每次检查应做好记录，记录内容包括检查时间、检查人员、检查情况、处理措施等。检查记录应妥善保存，以备查阅。四、档案的利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅交通执法档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。2.因工作需要查阅涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，应经公司/组织主管领导批准，并严格遵守保密规定。3.外单位查阅交通执法档案，应持单位介绍信，经本公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅规定1.本公司/组织内部人员借阅交通执法档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。3.外单位借阅交通执法档案，除按照上述规定办理审批手续外，还应签订《档案借阅保密协议》，明确双方的权利和义务，确保档案的安全和保密。（三）复制与摘录1.本公司/组织内部人员因工作需要复制交通执法档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门指定专人负责复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。2.摘录交通执法档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行。摘录内容应准确、完整，不得断章取义。摘录完成后，应由档案管理人员核对无误，并签字确认。3.外单位复制或摘录交通执法档案，除按照上述规定办理审批手续外，还应按照规定支付复制或摘录费用。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、交通执法部门业务骨干等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照以下标准进行鉴定：1.已过保管期限，且在今后工作中无查考利用价值的档案，可予以销毁。2.虽未过保管期限，但因保管不善等原因导致档案失去保存价值的，可予以销毁。3.涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，应按照相关规定进行妥善处理，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，并填写《档案销毁鉴定表》。2.将《档案销毁鉴定表》报公司/组织主管领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责