政府档案文书管理制度

PAGE政府档案文书管理制度一、总则（一）目的为加强政府档案文书管理，确保档案文书的完整、准确、系统和安全，便于档案文书的查阅、利用和保管，充分发挥档案文书在政府工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各直属机构以及所属事业单位的档案文书管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府档案文书管理工作实行集中统一领导，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案文书管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案文书应如实反映政府各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理政府工作中形成的各类档案文书，保证档案文书的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案文书，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则档案文书管理应便于查阅、检索和利用，提高档案文书的使用效率，为政府决策、工作参考和社会服务提供有力支持。二、档案文书管理机构及职责（一）档案管理部门政府设立专门的档案管理部门，负责统筹协调和指导政府各部门的档案文书管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定政府档案文书管理的规章制度和业务规范。2.对政府各部门的档案文书管理工作进行监督、检查和指导，定期组织档案工作培训和考核。3.负责接收、整理、保管政府机关形成的各类档案文书，建立健全档案检索体系，提高档案信息化管理水平。4.组织开展档案编研工作，开发利用档案信息资源，为政府工作提供决策依据和历史参考。5.参与政府重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整收集和妥善保管。（二）部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门的档案文书管理工作，其职责如下：1.负责本部门档案文书的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案，并办理交接手续。3.负责本部门档案的日常保管和维护，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极配合档案管理部门开展档案利用工作，为查阅档案的人员提供必要的服务和帮助。5.协助档案管理部门开展档案信息化建设，录入和更新本部门的档案信息。三、档案文书的收集与整理（一）收集范围政府各部门应收集在履行职能过程中形成的具有保存价值的各种载体的档案文书，包括但不限于以下几类：1.上级机关下发的文件、指示、通知等。2.本部门形成的工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表、合同协议、人事档案等。3.下级机关上报的请示、报告、统计数据等。4.与其他单位签订的合作协议、往来信函等。5.反映政府工作重大活动、重要事件的照片、录像、录音等声像资料。6.电子文件、电子邮件等数字化档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门工作中产生的各类档案文书，确保档案资料的齐全完整。2.对收集到的数据、文件、资料等，应进行认真核对，确保内容真实、准确，签字盖章等手续完备。3.对于重要会议、重大活动形成的档案资料，应在活动结束后及时收集整理，确保档案资料的时效性。4.电子文件的收集应遵循相关电子文件管理规定，确保电子文件的格式规范、元数据完整，并与纸质文件内容保持一致。（三）整理原则档案文书整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理原则如下：1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等因素进行分类整理，使档案具有系统性和逻辑性。2.保持文件之间的有机联系将同一问题、同一事件、同一项目等相关的文件组合在一起，便于查找和利用。3.区分不同价值根据档案的重要程度、保存期限等因素，对档案进行分类、分级管理，确保重要档案得到妥善保管。4.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、检索和查阅，提高档案管理工作的效率和质量。（四）整理方法档案文书整理一般采用年度机构保管期限分类法，具体步骤如下：1.年度分类将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。2.机构分类在每个年度内，按政府部门的内设机构或职能分工进行分类，同一机构形成的档案集中在一起。3.保管期限分类根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期和短期三种保管期限。永久保管的档案主要是反映政府重大决策、重要历史事件等具有长远利用价值的档案；长期保管的档案一般是在较长时间内仍有查考利用价值的档案；短期保管的档案是在较短时间内需要查考利用的档案。4.立卷归档将每份文件材料按照一定的顺序进行排列，组成案卷，并填写卷内目录、备考表等，装订成册。四、档案文书的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度适宜，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫药品、温湿度调节设备等，以满足档案保管的需要。定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案上架档案整理完毕后，应及时上架存放。上架时应按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、案卷号等信息，方便快速定位档案。（四）档案保管期限根据国家有关规定和档案的实际价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管的档案本机关制定的法规政策性文件材料。本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。本机关机构演变、人事任免等文件材料。本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2.长期保管的档案本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。本机关一般性事务管理文件材料。本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。3.短期保管的档案本机关职能活动中形成的短期临时性文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的短期临时性文件材料。本机关人事管理工作形成的短期临时性文件材料。本机关一般性事务管理工作形成的短期临时性文件材料。本机关关于短期临时性问题的请示与上级机关的批复、批示，短期临时性的报告、总结、综合统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的短期临时性文件材料。同级机关、下级机关关于短期临时性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。（五）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。清查内容包括档案的数量核对、案卷质量检查、保管状况检查等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如补充缺失文件、修复损坏档案、调整存放位置等。同时，应做好清查记录，建立档案清查台账。五、档案文书的利用（一）利用原则档案文书利用应遵循合法、合理、安全的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为政府工作和社会公众提供服务。（二）利用范围1.政府各部门因工作需要查阅本部门及相关部门档案的。2.司法机关、纪检监察机关等依法查阅政府档案的。3.社会组织、公民因特殊需要查阅政府公开档案的。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、复印、摘抄等利用情况进行详细记录。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、查阅档案名称及卷号、利用方式（查阅、复印、摘抄等）、利用结果等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案文书的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案文书鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果准确可靠，维护档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门代表组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合考虑档案的内容、来源、形式等方面，对档案进行鉴定。具体鉴定标准如下：1.保管期限已满且无继续保存价值的档案此类档案经鉴定后可予以销毁。2.保管期限未满但已失去利用价值的档案对于一些时效性较强、已过有效期限且不再具有查考利用价值的档案，经鉴定后可提前销毁。3.重要档案对于涉及政府重大决策、重要历史事件、核心业务等具有重要保存价值的档案，应延长保管期限，确保档案的安全保管。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案提交给档案鉴定工作小组，鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.对鉴定工作小组提出的存毁意见进行审核，审核通过后形成档案鉴定报告。4.根据档案鉴定报告，对拟销毁的档案进行登记造册，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、卷号、保管期限、销毁原因等信息。（五）销毁审批档案销毁前，应报经政府主管领导审批。审批通过后，方可进行档案销毁工作。（六）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，确保档案信息彻底销毁。一般采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作符合规定要求。销毁完毕后，在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。同时，应将档案销毁情况进行记录，形成档案销毁记录台账。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为政府工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工对纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，将其转化为电子文件，建立电子档案数据库。数字化加工应确保电子文件的图像清晰、内容完整、格式规范，并做好元数据采集和著录工作。2.档案信息化管理系统建设开发或选用适合政府档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。系统应具备档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析、权限控制等功能，方便档案管理人员操作和使用。3.档案信息安全保障建立健全档案信息安全管理制度，采取防火墙、加密技术、数据备份等安全措施，确保档案信息在传输、存储和使用过程中的安全。加强对档案信息化管理系统的安全维护和管理，定期进行安全检查和漏洞修复，防止档案信息泄露、篡改和丢失。（三）信息化管理要求1.数据录入与维护档案管理人员应及时将档案信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。同时，定期对档案信息进行更新和维护，保证系统数据与实际档