档案公司管理制度范本

PAGE档案公司管理制度范本一、总则（一）目的本管理制度旨在规范档案公司的各项管理活动，确保公司运营的规范化、科学化、高效化，保障档案的安全、完整与有效利用，维护公司及客户的合法权益，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作项目团队以及与公司有业务往来的相关方。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及档案管理相关行业标准，确保公司各项活动合法合规。2.真实性原则：档案的形成、收集、整理、保管和利用应真实反映业务活动的实际情况。3.完整性原则：全面、系统地收集和保存各类档案，保证档案的齐全与完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密及个人隐私的档案信息予以严格保密。5.高效利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责分工（一）公司管理层1.负责制定公司档案管理战略和方针政策，为档案管理工作提供必要的资源支持。2.监督档案管理工作的执行情况，对重大档案管理事项进行决策。（二）档案管理部门1.制定并完善公司档案管理制度和操作流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。4.定期对档案进行安全检查和维护，确保档案的实体安全和信息安全。5.组织开展档案鉴定、销毁等工作，确保档案的时效性和准确性。6.负责对员工进行档案管理知识培训，提高员工的档案意识和业务水平。（三）各部门1.负责本部门业务档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的真实、完整。2.按照公司档案管理规定，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并配合档案管理部门做好档案的整理、编目等工作。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，正确使用档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。（四）项目团队1.在项目实施过程中，负责项目文件的收集、整理和归档工作，确保项目档案的质量。2.按照项目合同要求和公司档案管理规定，及时向档案管理部门移交项目档案，并配合做好项目档案的验收工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类业务活动中形成的文件、合同、协议、报表、信函、会议记录、工作计划、总结等纸质和电子文件材料。2.项目立项、审批、实施、验收等过程中产生的各类文件资料。3.公司内部规章制度、人事档案、财务档案、设备档案、资质证书等档案材料。4.与客户往来的文件、函件、合同、服务记录等档案资料。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和项目团队应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.对于纸质文件，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保文件的可读性和可追溯性。4.收集的档案资料应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，并按照一定顺序排列。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，一般可分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、设备档案等类别。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于档案管理系统的录入和检索。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和利用档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。备份存储方式可采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并异地存放。3.对于重要的档案资料，可采用数字化存储方式，建立档案数据库，实现档案的快速检索和利用。（三）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案在保管期限内得到妥善保存。3.定期对档案进行鉴定，对于已超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房。2.档案管理人员应定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.加强对档案信息安全的保护，采取加密、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.制定档案应急预案，应对火灾、水灾、盗窃等突发事件，确保在紧急情况下能够迅速有效地保护档案安全。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.客户因履行合同或其他业务需要查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅、借阅档案。4.其他经公司批准的单位或个人查阅、借阅档案。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、目的、期限等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人对申请表进行审核，签署意见后报档案管理部门审批。档案管理部门根据档案的密级、保管期限等情况进行审批，对于涉及重要档案或敏感信息的查阅、借阅申请，需报公司管理层审批。3.查阅、借阅：经审批同意后，利用者凭有效证件到档案管理部门查阅、借阅档案。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅、借阅登记工作，记录利用者姓名、单位、查阅日期、档案名称、归还日期等信息。4.归还：利用者应在规定期限内归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密及个人隐私的档案，未经授权不得查阅、借阅和公开。2.档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案，不得在档案上圈划、批注、污损。3.需要复印、拍照档案的，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作，确保档案信息的安全。4.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，不得转借他人。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法1.依据国家有关规定和公司档案管理制度，对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的价值。2.参考档案的利用情况，对于长期未被利用且无保存价值痕迹的档案，可重点考虑销毁。3.征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果符合公司业务实际和发展需要。（三）销毁程序1.鉴定工作小组提出档案销毁清单，明确档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单报公司管理层审批，经批准后实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由监销人员签字确认。5.销毁后的档案清单应妥善保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、分类编目、权限管理、检索查询、统计分析、备份恢复等功能，满足公司档案管理的实际需求。3.确保档案信息化管理系统的安全性和稳定性，采取数据加密、访问控制、防火墙等措施，防止系统遭受攻击和数据泄露。（二）数据录入1.按照档案整理要求，将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.对于电子档案，应直接导入档案信息化管理系统，并进行必要的格式转换和元数据标注。3.在数据录入过程中，应进行严格的质量审核，确保录入数据与原始档案一致。（三）检索利用1.利用档案信息化管理系统的检索功能，实现对档案的快速查找和定位。检索方式应包括按档案编号、题名、日期、关键词等多种方式。2.为员工提供便捷的档案在线查阅和借阅服务，员工可通过公司内部网络登录档案信息化管理系统，按照规定权限查阅、下载和打印档案。3.建立档案利用统计分析功能，对档案的查阅、借阅情况进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（四）系统维护1.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。2.做好系统数据备份工作，备份数据应异地存放，并定期进行检查和恢复测试，确保数据的安全性和可恢复性。一3.加强对系统用户的管理，设置不同的用户权限，防止未经授权的人员访问系统和篡改数据。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门和项目团队的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等环节的执行情况。2.公司管理层不定期对档案管理工作进行抽查，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门和项目团队的档案管理工作进行量化考核。考核指标包括档案管理工作的规范性、档案资料的完整性、档案利用的效率等方面。2.考核评价结