物业工程部档案管理制度

PAGE物业工程部档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业工程部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在工程管理、维护、服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业工程部所有与工程建设、维修、保养、设备管理等相关的档案管理工作。（三）档案定义物业工程部档案是指在物业工程建设、运行、维护过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：物业工程部档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映工程实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）工程部经理职责1.全面负责物业工程部档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导和检查。3.审核重要档案的保管期限、密级等，确保档案管理符合规定要求。4.协调解决档案管理工作中的重大问题，为档案管理工作提供必要的资源支持。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等具体工作。2.按照档案分类标准对档案进行分类整理，编制档案目录和索引，方便查找和利用。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，做好登记和记录，防止档案丢失和泄密。5.负责档案管理信息化建设，利用计算机等技术手段对档案进行管理和维护，提高档案管理效率。（三）工程技术人员职责1.在工程建设、维修、保养等工作中，及时将形成的各类文件材料收集齐全，整理规范后移交档案管理人员。2.对本岗位形成的档案资料的真实性、准确性负责，配合档案管理人员做好档案管理工作。3.根据工作需要，按照规定程序查阅和利用档案，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。三、档案的分类与编号（一）分类物业工程部档案分为以下几类：1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证施工图审查意见等。2.工程合同文件：工程建设合同、设备采购合同、维修保养合同、工程监理合同等。3.工程设计文件：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。4.工程施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、工程进度报表等。5.工程竣工文件：竣工验收报告、竣工图、工程决算书等。6.设备档案：设备采购合同及技术协议、设备安装调试记录、设备运行维护手册、设备维修保养记录、设备故障处理记录等。7.安全管理文件：安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理记录等。8.其他文件：与物业工程相关的会议纪要、工作联系函、通知、报告等。（二）编号档案编号采用分类编号法，具体编号规则如下：1.一级类目用大写字母表示，如“G”表示工程前期文件，“H”表示工程合同文件，“S”表示工程设计文件，“C”表示工程施工文件，“J”表示工程竣工文件，“E”表示设备档案，“A”表示安全管理文件，“O”表示其他文件。2.二级类目用两位数字表示，如“G01”表示项目立项批复，“H01”表示工程建设合同，“S01”表示初步设计文件等。3.三级类目用三位数字表示，如“G01001”表示具体的项目立项批复文件编号，“H01001”表示某一工程建设合同编号等。4.编号应按照档案形成的时间顺序依次编排，确保编号的唯一性和系统性。四、档案的收集与整理（一）收集1.档案管理人员应定期向各部门和岗位人员收集档案资料，明确收集范围、时间要求和质量标准。2.工程技术人员在工作过程中应及时将形成的文件材料进行整理，按照档案管理要求分类存放，并在规定时间内移交档案管理人员。3.对于外来文件，如政府部门的批复、通知等，由相关部门负责签收后及时移交档案管理人员。（二）整理1.档案管理人员收到档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。4.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案的归档与保管（一）归档1.整理好的档案资料应及时归档，按照档案编号顺序排列上架存放。2.归档时应编制档案移交清单，双方签字确认。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行存储，并建立电子档案目录，与纸质档案对应。（二）保管1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查盘点，每年至少一次，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。4.对破损、变质的档案应及时进行修复和处理，确保档案的安全和完整。5.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出库房或转借他人。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本部门人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经物业工程部经理批准后，方可借阅。2.借阅档案时，档案管理人员应与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。七、档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及物业工程机密的档案进行严格管理。2.未经批准，任何人不得擅自将档案内容泄露给无关人员。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员注意保密，不得在公共场所谈论档案内容。4.对档案的密级进行严格划分，根据不同密级采取相应的保密措施。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如防火设备、防盗设备等。2.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。4.制定档案安全应急预案，一旦发生安全事故，应及时采取措施进行处理，最大限度地减少损失。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由工程部经理、档案管理人员和相关工程技术人员组成，负责档案鉴定工作。3.鉴定小组根据档案的内容、价值、历史意义等因素，对档案进行综合评估，确定保管期限。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案鉴定小组提