道馆档案管理制度汇编

PAGE道馆档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强本道馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本道馆各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：道馆档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映道馆的各项工作活动，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，负责道馆档案的日常管理工作。（二）职责1.档案收集：负责收集、整理、归档道馆各部门及员工形成的各类档案。2.档案整理：按照分类标准对档案进行整理、编目、装订等工作。3.档案保管：妥善保管档案，确保档案的安全和完整，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.档案利用：为道馆各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记工作。5.档案统计：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期向上级汇报。6.档案鉴定与销毁：按照规定对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织销毁。三、档案分类与编号（一）分类1.行政管理类：包括道馆的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.教学培训类：教学大纲、教案、学员档案、培训记录等。3.师资管理类：教师档案、教学资质证明、教学评估等。4.财务类：财务报表、账目、合同等。5.宣传推广类：宣传资料、活动策划、媒体报道等。6.会员管理类：会员档案、会员活动记录、会费管理等。7.设施设备类：道馆设施设备清单、维护记录、采购合同等。8.其他类：不属于以上分类的其他档案。（二）编号1.采用年度流水号进行编号，如“2023001”表示2023年的第1份档案。2.不同类别档案在编号前加上类别代码，如“XZ2023001”表示行政管理类2023年的第1份档案。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交档案管理部门。2.档案形成部门在工作结束后，应在规定时间内将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理好，移交档案管理部门。3.对于重要的会议、活动等形成的档案，档案管理部门应提前介入，进行现场收集和指导。（二）整理1.档案管理部门收到档案后，按照分类标准进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。3.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保持档案的原貌。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，建立备份机制，防止数据丢失。4.对重要档案应进行加密存储，确保数据安全。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。六、档案利用（一）查阅1.道馆内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、档案名称和编号等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.道馆外部单位因工作需要借阅档案，应提前向道馆提出书面申请，说明借阅目的、档案名称和编号等信息，并加盖单位公章。2.申请经道馆负责人批准后，档案管理部门与借阅单位签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅单位应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案。归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，确保档案完整无损。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的形成时间、内容性质、重要程度等因素，对档案进行综合评估，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核、道馆负责人批准后，进行销毁。2.销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经批准后组织实施。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁申请表》上签字确认。5.对涉及重要事项或机密信息的档案，销毁前应进行特殊处理，确保信息安全。八、档案信息化管理（一）信息化建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定等功能，提高档案管理工作效率。3.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应及时将纸质档案数字化，录入档案管理信息系统。2.对电子档案应定期进行备份，确保数据安全。3.及时更新档案管理信息系统中的数据，保证档案信息的准确性和完整性。九、档案保密管理（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案保密责任和保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。（二）保密措施1.对涉及机密的档案，应单独存放，设置专门的保密标识。2.查阅、借阅机密档案时，应严格履行审批手续，限制知悉范围。3.在档案整理、保管、利