合同协议档案管理制度

PAGE合同协议档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同协议档案的管理，确保合同协议档案的完整、准确、系统和安全，提高合同协议档案的利用效率，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同协议档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司合同协议档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则根据合同协议的性质、类别、期限等因素进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则采取有效措施确保合同协议档案的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失。4.高效利用原则充分发挥合同协议档案的作用，为公司的决策、经营、管理等提供有力支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同协议档案管理制度，并组织实施。2.负责合同协议档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.定期对合同协议档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.负责对合同协议档案管理工作进行监督、检查和指导，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。5.负责向公司领导和相关部门提供合同协议档案的查阅、借阅服务，并做好记录。（二）合同协议承办部门职责1.负责本部门合同协议的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同协议文本及相关资料提交给档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同协议档案的整理、归档等工作，确保提交的档案资料完整、准确。3.按照档案管理部门的要求，及时办理合同协议档案的查阅、借阅手续，并在规定期限内归还。4.负责对本部门合同协议档案的保管和安全保密工作，防止档案信息泄露、损毁和丢失。（三）其他部门职责1.在工作中涉及合同协议档案的，应积极配合档案管理部门做好相关工作。2.对本部门使用的合同协议档案负有保管和安全保密责任，不得擅自销毁、涂改、转让合同协议档案。三、合同协议档案的收集与整理（一）收集范围1.公司签订的各类合同协议文本及相关附件，包括合同协议的初稿、修改稿、正式文本、补充协议等。2.合同协议签订过程中形成的请示、批复、会议纪要、往来信函、谈判记录等文件资料。3.合同协议履行过程中产生的变更记录、结算凭证、验收报告、违约处理记录等资料。4.与合同协议相关的其他文件资料，如公证文书、鉴定报告、担保文件等。（二）收集要求1.合同协议承办部门应在合同协议签订或履行完毕后[X]个工作日内，将合同协议文本及相关资料提交给档案管理部门。2.提交的合同协议文本及相关资料应齐全、完整、清晰，如有缺页、破损等情况，应及时进行补充或修复。3.合同协议文本及相关资料应按照规定的格式和要求进行整理，确保内容准确、规范。（三）整理方法1.分类根据合同协议的性质、类别、期限等因素，将合同协议档案分为[具体类别1]、[具体类别2]、[具体类别3]等类别。2.编号对每一份合同协议档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号格式为：[年份][流水号]，如2023001。3.编目编制合同协议档案目录，目录应包括合同协议编号、名称、签订日期、履行期限、承办部门、保管期限等内容。目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。4.装订将合同协议文本及相关资料按照编号顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。四、合同协议档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照整理方法对收集到的合同协议档案进行整理、编目，经审核无误后及时归档。2.归档的合同协议档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、名称、保管期限等信息。3.档案管理部门应建立合同协议档案台账，详细记录档案的编号、名称、归档日期、保管期限等信息，便于查询和管理。（二）保管期限合同协议档案的保管期限根据其重要程度、性质、期限等因素确定，具体分为[短期保管期限]、[中期保管期限]、[长期保管期限]。保管期限自合同协议签订之日起计算。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的合同协议，如金额较小的买卖合同、租赁合同等。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要性一般的合同协议，如金额较大的买卖合同、服务合同等。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于重要的合同协议，如涉及公司重大资产、权益的合同协议，以及对公司具有长期影响的合同协议等。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保合同协议档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理部门应定期对合同协议档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、合同协议档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅合同协议档案的，应填写《合同协议档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对《合同协议档案查阅申请表》进行审核后，安排专人负责查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照合同协议档案内容。3.查阅人员应在规定的查阅期限内归还档案，如需延长查阅期限，应重新办理申请手续。4.查阅合同协议档案时，应保持档案的整洁、完整，不得在档案上涂改、标记、污损。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅合同协议档案的，应填写《合同协议档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对《合同协议档案借阅申请表》进行审核后，办理借阅手续，并向借阅人员发放《合同协议档案借阅登记薄》。借阅人员应在借阅登记薄上签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的合同协议档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。如需复印合同协议档案内容，应经档案管理部门同意，并在复印件上注明用途。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延长借阅期限，应重新办理申请手续。逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。（三）查阅、借阅记录档案管理部门应建立合同协议档案查阅、借阅记录台账，详细记录查阅、借阅人员姓名、部门、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、归还时间等信息，以备查询和统计。六、合同协议档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应加强对合同协议档案的保密管理，制定保密制度，明确保密责任，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自向无关人员透露合同协议档案内容。对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的合同协议档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.查阅、借阅合同协议档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案信息用于非工作目的，不得泄露给无关人员。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对合同协议档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防盗设备、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案库房的安全。2.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时处理。对存在安全隐患的档案库房，应及时采取措施进行整改。3.档案管理部门应制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。如发生档案安全事故，应及时报告公司领导，并采取有效措施进行处理，最大限度地减少损失。七、合同协议档案的销毁（一）销毁条件合同协议档案保管期满，且确无保存价值的，经档案管理部门审核，报公司领导批准后，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应编制《合同协议档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、名称、保管期限、销毁原因等信息。2.《合同协议档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公