创城档案管理制度

PAGE创城档案管理制度一、总则（一）目的为加强创城档案管理，确保创城工作中各类文件、资料的完整性、准确性和规范性，为创城工作提供可靠的信息支持和历史依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在参与创城工作过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于工作计划、活动记录、会议纪要、检查报告、整改措施、宣传资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：创城档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映创城工作的实际情况，数据准确、文字规范。3.分类科学原则：按照创城工作的不同类别和阶段，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善创城档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理创城档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.建立档案检索系统，为档案的查询和利用提供便利。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。6.对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门在创城工作中形成的各类文件、资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、编目等工作，提供必要的信息和资料。3.按照规定查阅、借阅档案，并严格遵守档案管理制度。4.加强对本部门人员的档案管理意识教育，确保档案工作的顺利开展。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。3.对档案的收集、整理、保管等情况进行记录，及时发现和解决问题。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.创城工作领导小组及各专项工作小组形成的文件、通知、会议纪要等。2.创城工作计划、实施方案、工作汇报等。3.创城活动记录，包括活动方案、活动照片、视频、总结等。4.创城工作检查记录、整改通知、整改报告等。5.创城宣传资料，如宣传海报、宣传手册、新闻报道等。6.创城工作中涉及的各类数据统计报表、调查问卷等。7.其他与创城工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，去除无关的内容，确保资料的规范性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照创城工作的内容和阶段，将档案分为综合类、宣传类、活动类、检查类、整改类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.排列：按照档案的形成时间或重要程度进行排列，确保档案的有序存放。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。四、档案的分类与编号（一）分类1.综合类：包括创城工作领导小组的文件、通知、会议纪要；创城工作的总体计划、总结、汇报等。2.宣传类：包括创城宣传海报、宣传手册、新闻报道、公益广告等。3.活动类：包括创城各类主题活动的方案、组织实施记录、活动照片、视频、总结等。4.检查类：包括创城工作检查计划、检查记录、问题清单等。5.整改类：包括针对检查中发现问题的整改通知、整改措施、整改报告等。6.其他类：不属于以上分类的其他与创城工作相关的档案资料。（二）编号1.档案编号采用“年度+类别+顺序号”的形式。2.“年度”用四位数字表示，如“2023”。3.“类别”用大写字母表示，如“Z”表示综合类，“X”表示宣传类，“H”表示活动类，“J”表示检查类，“Z”表示整改类，“Q”表示其他类。4.“顺序号”用三位数字表示，从“001”开始依次编号。5.例如，2023年综合类的第一份档案编号为“2023Z001”。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：反映创城工作重大历史事件、重要决策、重要成果等具有长远利用价值的档案。2.长期保管：在较长时间内对创城工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。3.短期保管：在较短时间内对创城工作有参考价值的档案，保管期限一般为1年至10年。（二）保管方式1.纸质档案：采用档案盒或档案柜进行保管，档案盒应标明档案类别、编号、年度等信息。2.电子档案：存储在专门的数据存储设备上，并进行备份。电子档案应按照纸质档案的分类和编号进行命名和存储，同时建立电子档案目录。3.声像档案：如照片、视频等，应进行整理和编目，存储在专门的存储介质上，并注明拍摄时间、地点、内容等信息。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅创城档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后安排专人负责查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。4.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏档案内容。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅创城档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.档案管理部门对借阅申请进行严格审核，经批准后方可借阅。3.借阅人员应出具有效证件，并签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理制度，按时归还档案。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自复制、传播档案内容，不得将档案用于与借阅目的无关的其他用途。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。（二）销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报经公司/组织领导批准后进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁时，应