学生纸质档案管理制度表

PAGE学生纸质档案管理制度表一、总则（一）目的为加强学生纸质档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学生管理、教育教学、就业指导等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生的纸质档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的学习、生活、奖惩等实际情况。2.完整性原则：全面收集学生各方面的相关材料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护学生档案信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循规范的流程和标准，保证档案质量。二、档案内容与分类（一）招生录取材料1.招生报名表2.体检表3.录取通知书4.高考成绩证明等相关录取资料（二）学籍材料1.学籍登记表2.学年鉴定表3.成绩表4.学籍异动材料（转学、休学、复学、退学等申请及审批文件）（三）党团组织材料1.入党（团）申请书2.入党（团）志愿书3.思想汇报4.转正申请书5.党（团）组织关系介绍信及回执等（四）奖惩材料1.各类奖学金、助学金申请及审批材料2.校级及以上表彰奖励证书复印件3.违纪处分决定及相关材料（五）社会实践与实习材料1.社会实践报告2.实习鉴定表3.实习单位反馈意见等（六）毕业材料1.毕业生登记表2.学位申请表3.毕业生就业推荐表4.就业协议书5.毕业证书、学位证书复印件等三、档案建立与收集（一）新生档案建立1.招生部门在录取新生后，负责整理并向学生管理部门移交新生的招生录取材料。2.学生管理部门按照班级顺序，为每位新生建立纸质档案，并分配档案编号。3.在新生入学时，组织学生填写学籍登记表等相关学籍材料，并及时收集归档。（二）在校期间档案材料收集1.各教学单位负责组织教师及时填写学生的成绩表，并在每学期末将成绩报送至学生管理部门。2.党团组织定期收集学生的党团组织材料，并移交至学生管理部门归档。3.学生参加各类竞赛、活动获得的表彰奖励，相关部门应及时将证书复印件交至学生管理部门。4.学生受到违纪处分，相关部门应在处分决定下达后，将处分材料送交学生管理部门归档。5.学生完成社会实践与实习后，应及时提交社会实践报告和实习鉴定表等材料，由所在学院审核后交至学生管理部门。（三）毕业生档案材料收集1.在毕业生毕业前，各学院组织毕业生填写毕业生登记表，并对填写情况进行审核。2.毕业生就业指导部门负责收集毕业生就业推荐表、就业协议书等材料，并移交至学生管理部门。3.教务处负责提供毕业生的成绩表、学位申请表等材料。4.学生管理部门对毕业生的各类档案材料进行全面整理、核对，确保档案内容完整、准确。四、档案整理与装订（一）整理要求1.按照档案分类顺序，对各类材料进行排序，确保材料排列有序。2.去除材料中的金属物，如订书钉、回形针等。3.对破损、褪色的材料进行修复或复制。（二）装订方法1.采用左侧三孔一线装订法，确保装订牢固，不掉页。2.装订线应整齐、美观，不得压住重要文字。3.在每类材料首页右上角空白处加盖档案分类章，并注明材料份数。五、档案保管（一）保管部门学生纸质档案由学校学生管理部门统一保管。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案架应排列整齐，便于查找和存放档案。（三）档案清查1.每年定期对档案进行清查，核对档案数量、内容是否完整，发现问题及时处理。2.清查结果应形成书面报告，存档备查并向上级主管部门汇报。（四）档案移交1.学生毕业离校后，其档案应按照就业去向及时移交。2.就业单位有档案接收权的，将档案移交至就业单位；就业单位无档案接收权的，将档案移交至学生生源地档案管理部门。3.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本校教师因教学、管理等工作需要查阅学生档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，方可查阅。2.外单位因工作需要查阅学生档案的，须持单位介绍信，经学校学生管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。3.学生本人原则上不得查阅本人档案，但因特殊情况确需查阅的，需经学生管理部门负责人批准，并在指定地点查阅。（二）查阅要求1.查阅档案时，查阅人员应严格遵守保密制度，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。2.查阅完毕后，应及时将档案归还，不得在档案上涂改、圈划、批注等。（三）借阅权限1.本校教师因特殊原因需要借阅学生档案的，需填写借阅申请表，经所在部门负责人和学生管理部门负责人审批后，方可借阅。2.外单位借阅学生档案的，须持单位正式函件，说明借阅理由和期限，经学校主管领导批准，并办理借阅登记手续后，方可借阅。（四）借阅要求1.借阅期限一般不超过两周，如需延期，须办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出学校或更改档案内容。3.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，学生管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员责任。七、档案转递（一）转递流程1.学生毕业时，学生管理部门根据就业情况确定档案转递去向，并开具档案转递通知单。2.将档案材料按照档案转递通知单的要求进行整理、密封，并在封口处加盖骑缝章。3.通过机要交通、专人送取或邮政特快专递等方式将档案转递至接收单位。（二）转递要求1.档案转递必须严格按照规定的程序和方式进行，确保档案安全、及时送达。2.转递档案时，应详细填写档案转递清单，一式两份，一份随档案转递，一份留存备查。3.接收单位收到档案后，应在档案转递清单上签字盖章，并及时将回执寄回学校学生管理部门。八、档案信息化管理（一）建立电子档案1.对学生纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的准确性和完整性。（二）信息化管理系统1.建立学生档案信息化管理系统，实现档案的录入、查询、统计、分析等功能。2.授权相关人员使用信息化管理系统，严格控制用户权限，确保档案信息安全。（三）数据备份1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.制定数据恢复计划，确保在数据出现问题时能够及时恢复。九、档案安全与保密（一）安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全设施，如监控设备、门禁系统等。2.严格执行档案出入库登记制度，对档案的进出情况进行详细记录。3.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。（二）保密措施1.对档案管理人员进行保密教育，签订保密责任书，明确保密责任。2.严格限制档案查阅和借阅范围，对涉及个人隐私和敏感信息的档案进行重点保护。3.严禁在非保密场所谈论档案内容，不得在互联网等公共网络上传输档案信息。十、责任追究（一）违规行为界定1.违反档案管理规定，擅自涂改、伪造、销毁档案材料的。2.因保管不善，导致档案丢失、损坏的。3.未经批准，擅自查阅、借阅、转递档案的。4.泄露档案信息，造成不良后果的。（二）责任追究方式