涉密成果档案管理制度

PAGE涉密成果档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司涉密成果档案的管理，确保涉密成果档案的安全与完整，防止涉密信息的泄露，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及涉密成果档案的产生、收集、整理、存储、保管、查阅、使用、销毁等全过程管理。（三）定义1.涉密成果档案：指公司在科研、生产、经营等活动中形成的，涉及国家秘密、商业秘密或其他敏感信息，对公司具有重要价值的各类文件、资料、数据、图表、报告等。2.密级划分：根据涉密成果档案的重要性和敏感性，将其划分为绝密级、机密级和秘密级。绝密级为最重要的涉密档案，泄露会使公司遭受极其严重的损害；机密级为重要的涉密档案，泄露会使公司遭受严重的损害；秘密级为一般的涉密档案，泄露会使公司遭受一定的损害。（四）管理原则1.严格保密原则：对涉密成果档案采取严格的保密措施，确保其不被泄露。2.全程管控原则：对涉密成果档案的全过程进行管控，防止出现管理漏洞。3.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，依法依规管理涉密成果档案。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善涉密成果档案管理制度，并组织实施。2.负责涉密成果档案的收集、整理、存储、保管工作，确保档案的安全与完整。3.负责对涉密成果档案的查阅、使用进行审核和登记，确保档案的合理使用。4.负责对涉密成果档案到期后的销毁工作进行监督和管理。（二）产生部门1.负责本部门涉密成果档案的形成、积累和整理工作，并及时移交档案管理部门。2.负责对本部门人员进行保密教育和培训，提高员工的保密意识。3.负责对本部门涉密成果档案的使用情况进行监督和管理，确保档案的安全。（三）保密管理部门1.负责制定和完善公司保密制度，并监督执行。2.负责对公司涉密人员进行资格审查和保密教育，发放保密证件。3.负责对公司涉密场所、设备等进行保密检查和监督，确保保密措施的落实。4.负责对公司发生的泄密事件进行调查和处理。（四）其他部门1.在各自职责范围内配合档案管理部门做好涉密成果档案的管理工作。2.对涉及本部门的涉密成果档案，应严格按照规定进行使用和保管。三、档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门在开展科研、生产、经营等活动过程中，应及时形成各类文件、资料、数据等，确保其真实、准确、完整。2.形成的涉密成果档案应按照密级划分标准进行标识，明确标注密级、保密期限等信息。（二）收集范围1.科研项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果报告等。2.生产工艺文件、产品设计图纸、技术参数、质量检验报告等。3.经营活动中的合同、协议、客户信息、市场调研报告等。4.其他涉及公司秘密的文件、资料、数据等。（三）收集流程1.各部门应指定专人负责本部门涉密成果档案的收集工作，定期将收集到的档案整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门在接收涉密成果档案时，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。四、档案的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的涉密成果档案进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。2.按照档案的形成时间、来源、内容等进行排序，便于查找和管理。3.对档案中的文件、资料、数据等进行编号，建立档案目录，注明档案的名称、编号、密级、保管期限等信息。（二）分类方法1.按项目分类：将涉密成果档案按照科研项目、生产项目、经营项目等进行分类。2.按密级分类：将涉密成果档案按照绝密级、机密级、秘密级进行分类。3.按保管期限分类：将涉密成果档案按照短期、中期、长期进行分类，短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.涉密成果档案应存储在专门的涉密档案室或存储设备中，确保存储环境安全可靠。2.涉密档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能，安装监控设备和门禁系统，确保档案室的安全。3.存储设备应采用加密存储技术，对存储的涉密成果档案进行加密处理，防止数据泄露。（二）保管要求1.档案管理部门应指定专人负责涉密成果档案的保管工作，并定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。2.对涉密成果档案的存储位置、保管情况等进行详细记录，建立档案保管台账。3.对超过保管期限的涉密成果档案，应按照规定进行鉴定和销毁处理。六、档案的查阅与使用（一）查阅权限1.查阅绝密级涉密成果档案，须经公司主管领导批准，并由档案管理部门指定专人陪同查阅。2.查阅机密级涉密成果档案，须经部门负责人批准，并在档案管理部门进行登记后查阅。3.查阅秘密级涉密成果档案，须经本部门授权人员批准，并在档案管理部门进行登记后查阅。（二）使用规定1.查阅人员应严格遵守保密制度，不得擅自复制、摘抄、拍照、传播涉密成果档案内容。2.如需复制涉密成果档案，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记和编号，注明复制用途和期限。3.使用涉密成果档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）审批流程1.查阅人员填写《涉密成果档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、密级、查阅用途、查阅期限等信息。2.按照查阅权限，将申请表提交相应的审批人进行审批。3.审批通过后，查阅人员持申请表到档案管理部门查阅档案。七、档案的传递与交换（一）传递要求1.涉密成果档案的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。2.传递涉密成果档案时，应填写《涉密成果档案传递登记表》，注明档案的名称、密级、传递时间、传递方式、接收人等信息。3.传递过程中，应采取必要的保密措施，确保档案的安全。（二）交换规定1.与外部单位交换涉密成果档案时，须经公司主管领导批准，并签订保密协议。2.交换的涉密成果档案应进行加密处理，并在规定的时间内收回。3.对交换过程中涉及的涉密信息，应严格保密，不得泄露给无关人员。八、档案的销毁（一）销毁范围1.超过保管期限且已无保存价值的涉密成果档案。2.因工作失误或其他原因形成的重复、错误的涉密成果档案。3.经鉴定不再具有保密价值的涉密成果档案。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对涉密成果档案进行清理，提出销毁意见，填写《涉密成果档案销毁申请表》。2.申请表经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁涉密成果档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。4.销毁完成后，监销人员应在《涉密成果档案销毁登记表》上签字确认。九、监督与检查（一）内部监督1.公司保密管理部门定期对涉密成果档案的管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门应定期对本部门的管理工作进行自查，不断完善管理措施。（二）外部审计1.接受国家相关部门或审计机构对公司涉密成果档案管理情况的审计和检查。2.根据审计和检查意见，及时进行整改，确保公司涉密成果档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。十、责任追究（一）违规处理1.对违反本制度规定，擅自泄露、篡改、丢失涉密成果档案的人员，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.对因工作失误导致涉密成果档案管理出现问题的人员，应责令其采取措施进行整改，并视情节给予相应的处罚。（二）法律责任1.对违反国家法律法规，造成公司涉密成果档案泄露