物业档案室管理制度上墙

PAGE物业档案室管理制度上墙一、总则（一）目的为加强物业档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本物业公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：物业档案室对公司各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善档案管理工作细则。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和准确性。6.积极开展档案信息开发利用工作，为公司的决策、管理和服务提供档案信息支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求，定期将本部门的档案移交档案室。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理和监督，确保档案的及时收集、整理和归档。3.配合档案室做好档案资料的查询、借阅等工作，提供必要的协助和支持。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案，确保档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，严格按照档案管理制度进行操作。3.做好档案库房的日常管理工作，保持库房整洁、通风良好，确保档案的安全存放。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业管理活动中形成的各类文件、合同、协议、记录、报表等资料。2.公司内部的规章制度、工作计划、总结、会议纪要等文件。3.物业项目的规划设计、施工图纸、验收报告等资料。4.业主档案，包括业主基本信息、房屋资料台账、维修记录、缴费记录等。5.其他与物业管理相关的有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改档案内容。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，剔除无关的资料，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、物业档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸张较小、较薄或零散的文件进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，满足档案保管的环境要求。3.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区工具区等，保持库房的整洁和有序。（二）档案上架与排列1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐有序，便于查找和管理。2.同一类档案应按照时间顺序或重要程度依次排列，确保档案的系统性和连贯性。（三）档案保管期限1.根据档案的重要性和利用价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司章程、重要合同协议、财务审计报告等；长期保管的档案一般为10年以上，如物业项目的规划设计资料、重要维修记录等；短期保管的档案为10年以下，如一般性的文件、报表等。（四）档案定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，确保档案的保管状况良好。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等，发现问题及时采取措施解决。3.对检查情况应做好记录，并存档备查。五、档案的利用（一）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位人员因特殊原因需要借阅档案，须经公司领导批准，并由档案室人员陪同查阅，不得将档案带出档案室。3.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等，如有违反，应承担相应的责任。（二）查阅规定1.查阅档案应在档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经公司领导批准，并由档案室人员在场监督。3.查阅人员应遵守查阅纪律，保持安静，不得在档案室吸烟、喧哗等。（三）复制规定1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理复制手续。2.档案室应按照规定的程序和要求进行复制，确保复制件与原件一致。3.复制档案应收取一定的费用，费用标准按照公司有关规定执行。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的时效性和准确性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查。2.对已到保管期限的档案，应重点审查其是否仍有保存价值，如无保存价值，应提出销毁意见。3.对涉及公司机密、重要业务等档案，应严格审查其保管期限和销毁条件，确保档案的安全。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司领导批准后，由档案室组织实施销毁工作。3.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。4.销毁工作应指定专人负责，并在销毁现场进行监督，确保销毁工作的安全、彻底。5.销毁完毕后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立物业档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司的决策、管理和服务提供更加便捷、高效的支持。（二）档案数字化1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化处理，扫描成电子文件，存储在档案信息化管理系统中。2.数字化档案应保证图像清晰、完整，与原件一致，并按照档案管理要求进行分类、编号、编目等处理。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。2.系统应具有权限管理功能，不同人员根据其职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息。3.系统应具备数据备份和恢复功能，确保档案数据的安全和完整。（四）数据安全与保密1.加强档案信息化管理系统的数据安全保护，采取防火墙、加密技术、访