校验编码档案管理制度

PAGE校验编码档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司校验编码档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及校验编码档案的部门和人员。（三）定义1.校验编码档案：指在公司业务活动中形成的，具有保存价值的，经过校验编码处理的各类文件、资料、记录等。2.编码规则：为确保档案的唯一性和系统性，对档案进行分类、编号所遵循的规则。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司校验编码档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司业务活动的实际情况。3.完整性原则：保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责校验编码档案的日常管理工作。（二）主要职责1.制定和完善校验编码档案管理制度，并组织实施。2.负责校验编码档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限对档案进行鉴定和销毁。6.负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记工作。7.对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门在业务活动中形成的各类文件、报告、合同、协议、报表等。2.公司对外交往中收到的与公司业务相关的文件、函件等。3.公司员工个人提交的与工作相关的总结、计划、调研材料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保数据的完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。例如，可以分为行政管理类、业务管理类、技术研发类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，编号应简洁明了，便于记忆和查询。编号规则应在制度中明确规定。3.装订：对零散的文件进行装订，确保文件的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于快速查找档案。四、档案校验与编码（一）校验流程1.档案管理人员收到待校验的档案后，应首先检查档案的完整性和准确性。2.对档案内容进行详细审查，核对文件中的数据、信息是否准确无误。3.检查档案的格式是否符合规定要求，签字、盖章等手续是否齐全。4.对于发现的问题，及时与相关部门或人员沟通，要求进行修改和补充。（二）编码规则制定1.编码应具有唯一性，避免重复和混淆。2.编码应便于记忆和识别，同时要考虑到未来的扩展性。3.编码规则应涵盖档案的分类、年度、顺序号等要素。例如，可以采用“分类代码+年度+流水号”的形式进行编码。（三）编码实施1.按照制定的编码规则，对整理好的档案进行逐一编码。2.在档案的封面、目录等位置标注编码，确保编码清晰可见。3.建立编码与档案内容的对应关系，以便通过编码快速查找档案。五、档案存储与保管（一）存储方式1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放，按照分类顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（二）保管期限确定1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司的重要规章制度、年度财务报表、重大合同协议等。3.长期保管的档案一般为10年以上，包括公司的一般性业务文件、技术资料等。4.短期保管的档案为10年以下，如临时性的通知、报表等。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应控制在适宜的范围内。2.定期对档案进行盘点，检查档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。3.严禁在档案库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆等危险物品。六、档案利用与借阅（一）利用方式1.公司内部各部门因工作需要，可以查阅档案管理部门保存的校验编码档案。2.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。3.查阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。（二）借阅流程1.借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人签字批准后，提交给档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续，将档案借给借阅人。4.借阅人应按时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失。2.借阅的档案只能用于申请用途，不得用于其他无关目的。3.档案归还时，档案管理人员应检查档案的完整性和准确性，如有问题及时向借阅人提出。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，判断档案是否仍需保存。2.对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁流程1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单。2.销毁清单经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称和数量等，并由监销人员签字确认。八、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的档案，档案管理人员应严格保密，不得向无关人员泄露。2.档案查阅和借阅应严格按照规定的程序进行，限制知悉范围。3.在档案管理工作中，应采取加密存储、访问控制等技术手段，保障档案信息的安全。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案管理系统和存储设备进行维护和检查，防止病毒感