市级机关档案管理制度

PAGE市级机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强市级机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合市级机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市级机关各部门及其所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关档案由专门的档案管理机构或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映机关各项工作活动，保证档案内容的真实性和完整性。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置市级机关应设立专门的档案管理机构，如档案科（室），配备相应的档案管理人员。档案管理机构应相对独立，便于集中管理档案。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本机关形成的各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、数字化等管理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限的档案。5.开展档案信息开发利用工作，为机关各项工作提供档案资料支持。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍素质。7.监督指导所属单位的档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围市级机关应收集反映本机关职能活动、业务工作、重大事件、历史沿革等方面的各种载体的档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。具体收集范围如下：1.上级机关颁发的与本机关工作有关的文件、指示、规定等。2.本机关形成的各类公文、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。3.本机关召开的重要会议的文件、记录、纪要等。4.本机关开展的重大活动、专项工作的文件、资料、照片、录像等。5.本机关的机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件。6.本机关的财务预算、决算、审计报告等文件。7.本机关的基本建设项目、科研项目的文件、资料等。8.本机关与其他单位签订的合同、协议等文件。9.本机关工作人员在工作中形成的具有保存价值的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门形成的档案移交档案管理机构。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案的真实性和原始性。3.对重要档案和紧急档案应优先收集，并采取特殊措施确保其安全。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、基本建设类、科研项目类等。2.组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。卷内文件应按照一定的顺序排列，如批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。3.编目：对案卷进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等。卷内文件目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装订：对破损的文件材料应进行修补，对纸张规格不一致的文件应进行折叠，然后按照一定的方法进行装订，确保案卷整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理机构应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具档案应使用符合标准的档案柜、档案架等装具进行存放。档案装具应排列整齐，便于查找和搬运。（三）档案保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.对电子档案应采取备份存储等措施，防止数据丢失。电子档案的存储介质应定期进行检查和更新。4.对声像档案应采取防潮、防火、防虫等措施，确保其质量和安全。声像档案应进行分类整理，建立相应的目录和索引。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点和辩证的分析方法，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织市级机关应成立档案鉴定工作领导小组，由机关分管领导担任组长，档案管理机构负责人及相关部门人员为成员。鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、时间等方面的异同，判断其价值。3.效益评估法：从档案对机关工作的利用效益等方面进行评估，判断其价值。（四）鉴定标准1.重要的方针政策、法律法规、指令性文件等，应永久保存。2.反映本机关主要职能活动、重大事件、历史沿革等方面的文件，应长期保存。3.一般性的文件、资料等，可定期保存。4.已过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。（五）销毁程序1.档案管理机构根据鉴定结果，编制档案销毁清册，列出拟销毁档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清册经档案鉴定工作领导小组审核后，报机关分管领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案保管账目上注明销毁日期和方式等信息。六、档案的查阅与利用（一）查阅原则档案查阅应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的安全和保密。查阅档案应严格履行审批手续，不得擅自扩大查阅范围。（二）查阅范围本机关工作人员因工作需要，可查阅本机关保管的档案。外单位查阅本机关档案，应持单位介绍信，经机关分管领导批准后进行。涉及国家机密和重要敏感信息的档案，查阅应按照国家有关保密规定执行。（三）查阅程序1.查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.档案查阅申请表经所在部门负责人审核后，报档案管理机构负责人审批。3.档案管理机构根据审批结果，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、查阅期限等信息。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印、摘抄档案，应经档案管理机构负责人批准。5.查阅人员查阅档案后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（四）利用方式档案管理机构应积极开展档案信息开发利用工作，为机关各项工作提供档案资料支持。利用方式主要包括：1.提供档案原件查阅。2.编制档案资料汇编、参考资料等。3.开展档案专题研究，为机关决策提供参考依据。4.利用档案信息资源，为社会公众提供服务。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理机构应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计报表应定期报送机关分管领导和上