档案员分类管理制度

PAGE档案员分类管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案员分类管理工作，提高档案管理的效率和质量，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体档案员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.分类管理原则：根据档案的来源、内容、形式等特征进行分类，便于管理和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案员分类及职责（一）档案管理员1.职责负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。按照档案分类标准，对档案进行科学分类，编制档案目录和索引。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅制度。协助有关部门做好档案的鉴定、销毁工作。参与公司档案信息化建设，录入档案信息，建立电子档案数据库。2.任职要求具有档案管理相关专业大专及以上学历。熟悉档案管理业务流程，掌握档案分类、编目、整理等技能。具有较强的责任心和保密意识。熟练使用办公软件和档案管理软件。（二）电子档案管理员1.职责负责公司电子档案的收集、整理、存储和备份工作。制定电子档案管理制度和流程，确保电子档案的规范管理。对电子档案进行分类、编号、著录，建立电子档案目录数据库。维护电子档案管理系统，保障系统的正常运行，及时处理系统故障。负责电子档案的安全保密工作，采取加密、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露。定期对电子档案进行检查、清理，确保电子档案的完整性和可用性。配合档案管理员做好电子档案与纸质档案的关联和互查工作。2.任职要求具有计算机相关专业大专及以上学历。熟悉电子档案管理系统和数据库操作，掌握电子文件格式转换、存储等技术。具备较强的网络安全意识和数据备份恢复能力。了解档案管理基础知识，能够与档案管理员协同工作。（三）特殊档案管理员（如人事档案、财务档案等）1.职责负责人事、财务档案等特殊档案的专项管理工作。根据人事、财务等部门的业务特点和档案管理要求，制定相应的档案管理细则。严格按照国家有关法律法规和公司规定，对特殊档案进行收集、整理、归档和保管。做好特殊档案的查阅、借阅登记和审批工作，确保档案使用的合规性。定期对特殊档案进行盘点和清查，及时发现和解决问题。参与特殊档案的鉴定和销毁工作，提出专业意见。2.任职要求具有相关专业知识背景，如人力资源管理、财务管理等。熟悉人事、财务档案管理的法律法规和政策要求。具备较强的责任心和保密意识，能够严格遵守档案管理规定。三、档案分类标准（一）文书档案1.上级文件：包括党和国家各级领导机关颁发的文件。2.公司文件：公司制发的各类文件，如决定、通知、报告、请示等。3.会议文件：公司各类会议形成的文件、纪要等。4.部门文件：各部门自行产生的文件。5.其他文件：不属于以上分类的其他文书文件。（二）科技档案1.项目档案：公司承担的各类科研、工程项目形成的档案，包括项目立项、可行性研究、设计、施工、验收等各个阶段的文件资料。2.设备档案：公司购置的各类设备的档案，包括设备说明书、合格证、安装调试记录、维修保养记录等。3.科研档案：公司开展的科研活动形成的档案，如科研报告、论文、实验数据等。（三）财务档案1.会计凭证：公司财务部门编制的记账凭证、原始凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等各类会计账簿。3.财务报表：月度、季度、年度财务报表及相关分析报告。4.财务审计档案：公司内部审计和外部审计形成的档案。（四）人事档案1.员工基本信息档案：员工入职登记表、身份证复印件、学历证书、学位证书等。2.员工培训档案：员工参加各类培训的记录、证书等。3.员工考核档案：员工年度考核、绩效考核等相关资料。4.员工奖惩档案：员工获得的奖励和处罚记录。5.员工工资档案：员工工资发放记录、工资调整文件等。（五）业务档案1.市场营销档案：市场调研资料,客户信息,销售合同,营销活动策划及执行记录等。2.生产管理档案：生产计划,生产报表,质量检验报告,设备运行记录等。3.物资采购档案：采购合同,供应商资料,物资验收记录等。4.行政管理档案：办公用品采购记录,车辆使用记录,办公区域维修记录等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集范围应涵盖本部门工作活动中形成的各类文件、资料、图表等。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的与工作相关的档案材料移交归档。（二）整理方法1.档案管理员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。5.对于电子档案，应按照电子档案管理要求进行命名、分类和存储。五、档案归档与保管（一）归档程序1.档案整理完毕后由档案管理员填写档案归档登记表。2.将档案移交至档案库房，按照分类顺序上架存放。3.在档案管理系统中录入档案信息，建立电子档案索引。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司重要的规章制度、年度财务报告、重大合同等。3.长期保管的档案期限为10年至50年，如一般的业务合同、项目中期文件等。4.短期保管的档案期限为1年至10年，如一般性的文件、报表等。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司实际情况执行。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对于电子档案，应定期进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理员。3.档案管理员根据审批意见，提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅档案应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印，应经档案管理员同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因特殊原因需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。3.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。5.归还档案时,档案管理员应认真检查档案的完整性和准确性，如有问题及时处理。（三）特殊档案查阅与借阅1.人事档案的查阅和借阅应严格按照人事档案管理规定执行，仅限相关部门和人员因工作需要查阅。2.财务档案的查阅和借阅应经财务部门负责人批准，查阅人员应遵守财务保密制度。3.涉及公司机密的档案查阅和借阅，应经公司分管领导批准，并严格控制知悉范围。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员等。2.鉴定小组根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行逐卷鉴定。3.对于已到保管期限且确无保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁程序1.档案销毁意见经公司分管领导批准后实施。2.档案管理员填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员在销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等功能。2.系统应具备数据安全防护机制，防止数据丢失、泄露和被篡改。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（二）数据录入1.档案管理员应及时将档案信息录入档案信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.录入的数据应包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等关键信息。3.对于电子档案，应按照系统要求进行格式转换和元数据著录，实现电子档案的规范化管理。（三）信息利用1.公司内部人员可通过档案信息化管理系统查询和利用档案信息，提高档案利用效率。2.系统应提供灵活的检索功能，支持按档案编号、题名、日期、关键词等多种方式进行检索。3.鼓励档案管理人员利用系统开展档案统计分析工作，为公司决策提供数据支持。九、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.档案管理部门应建立自查制度，定期对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。3.对于监督检查中发现的问题，应下达整改