支部档案归类管理制度

PAGE支部档案归类管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织支部档案的规范化管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各支部形成的各类档案的归类管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：支部档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容特点等进行科学分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善支部档案归类管理制度，并组织实施。2.对各支部档案的收集、整理、分类、归档、保管等工作进行指导和监督。3.负责档案的数字化建设，提高档案管理的信息化水平。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。（二）支部书记职责1.负责本支部档案工作的领导和组织协调，将档案工作纳入支部工作计划。2.督促本支部成员及时将应归档的文件材料移交档案管理部门。3.对本支部档案的整理、保管等情况进行检查和指导。（三）档案形成人员职责1.负责将本人在工作中形成的文件材料及时整理、归档，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，规范文件材料的格式和内容。3.配合档案管理部门做好档案的整理、分类、装订等工作。三、档案分类标准（一）党群工作类1.党组织建设：包括支部设置、换届选举、党员名册、党组织关系介绍信存根等文件材料。2.党员教育管理：党员培训计划、党员学习资料、党员考核记录、党员奖惩材料等。3.思想政治工作：思想政治教育活动方案、总结，职工思想动态分析等。4.纪检监察工作：党风廉政建设文件、违纪案件查处材料等。5.工会工作：工会组织建设、工会活动记录、职工权益维护材料等。6.共青团工作：团组织建设、团员名册、团活动记录等。（二）行政管理类1.会议文件：支部委员会会议记录、支部党员大会会议记录、会议纪要、决议等。2.工作计划与总结：年度工作计划、季度工作计划、工作总结、专项工作总结等。3.规章制度：支部工作制度、学习制度、考勤制度、财务制度等。4.人事管理：人员招聘、录用、调动、晋升、考核、奖惩等文件材料。5.行政管理事务：办公用品采购、固定资产管理、车辆管理、安全保卫等文件材料。（三）业务工作类1.项目资料：项目立项文件、项目实施方案、项目进度报告、项目验收报告等。2.业务合同：与业务相关的合同、协议、意向书等。3.技术文件：技术标准、操作规程、技术图纸、技术报告等。4.业务统计报表：业务数据统计报表、分析报告等。（四）其他类1.荣誉证书：支部及成员获得的各类荣誉证书、奖牌等。2.重要活动资料：支部组织的重大活动的照片、视频、文字资料等。3.其他需归档的文件材料：不属于以上分类的其他重要文件材料。四、档案收集与整理（一）收集范围各支部在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、视频等。（二）收集要求1.各支部应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案管理的要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案装订、编目的要求。（四）整理方法1.分类：按照档案分类标准对收集的文件材料进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.装订：对纸质文件材料进行装订，去除金属物，保持文件的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。五、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，归档时间不得超过文件形成后的次年上半年。2.归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对归档的档案进行审核，不符合要求的应退回重新整理。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对本公司/组织工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案：应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。3.照片、视频档案：应进行分类整理，存储在安全的介质上，并注明相关信息。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、保管状况及利用情况等。3.对清查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围本公司/组织内部人员因工作需要可查阅相关档案。（二）查阅程序1.查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据审核情况，确定是否提供查阅，并安排查阅地点和查阅时间。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（三）借阅范围因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准。（四）借阅程序1.借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、内容、时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据审核情况，确定是否提供借阅，并办理借阅手续。4.借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司/组织机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.查阅、借阅机密档案时，应严格履行审批手续，查阅人不得擅自扩大查阅范围。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等。2.档案管理人员应定期检查档案库房的安全状况，发现问题及时处理。3.对电子档案应采取安全防护措施，防止数据丢失、损坏和泄露。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，并与公司/组织内部的办公系统等进行对接。2.对档案进行数字化处理，实现档案的在线查阅、借阅等功能。3.加强档案信息化安全管理，确保档案数据的安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.组织开展档案数字化工作，对纸质档案进行扫描、录入等处理。