代账许可档案管理制度

PAGE代账许可档案管理制度一、总则（一）目的为加强代理记账许可档案管理，规范代理记账机构许可申请、审批及后续监管等档案资料的收集、整理、归档、保管和利用，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，依据《代理记账管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司代理记账许可档案的管理工作，包括申请设立代理记账机构时提交的各类申请材料、审批过程中形成的文件、后续监督检查记录等相关档案资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则代理记账许可档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映代理记账许可相关业务的实际情况，数据准确、手续完备。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。4.方便利用原则档案管理应便于查询、调阅和使用，提高工作效率，满足公司内部管理及外部监管的需要。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善代理记账许可档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理代理记账许可档案，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.对档案管理工作进行监督、检查和指导，及时发现和解决档案管理中存在的问题。（二）业务部门职责1.在业务办理过程中，负责及时形成和收集与代理记账许可相关的文件材料，并按照档案管理要求进行初步整理，确保材料的真实、完整、有效。2.配合档案管理部门做好档案的交接、归档等工作，提供必要的协助和支持。3.在档案利用过程中，按照规定办理借阅、查阅手续，及时归还档案，并对档案的使用情况负责。（三）审批部门职责1.负责对代理记账许可申请进行审批，并形成相应的审批文件。2.将审批过程中产生的文件材料及时移交档案管理部门归档。3.在档案管理部门需要查阅审批档案时，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.设立代理记账机构申请材料包括申请书、营业执照副本、从业人员身份证明、会计从业资格证书，主管代理记账业务的负责人具备会计师以上专业技术职务资格的证明材料、办公地址及办公用房产权或者使用权证明、代理记账业务规范和财务会计管理制度、工商行政管理部门核准机构名称的有关材料等。2.审批过程文件包括受理通知书、审批意见书、准予许可决定书、不予许可决定书等。3.年度备案材料代理记账机构年度备案表、专职从业人员变动情况等。4.监督检查记录包括日常检查记录、专项检查记录、整改报告等。5.其他相关材料如与代理记账许可相关的会议纪要、文件、函件等。（二）收集要求1.业务部门应在业务办理完毕后及时将相关材料收集齐全，确保材料的完整性和准确性。2.收集的材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间顺序、内容性质等进行分类。可分为设立申请类、审批类（含年度备案类）、监督检查类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，设立申请类档案编号为SL[年份][序号]，审批类档案编号为SP[年份][序号]等。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索和查阅档案。四、档案的归档（一）归档时间1.设立代理记账机构申请材料在申请事项办结后[X]个工作日内归档。2.审批过程文件在审批结束后[X]个工作日内归档。3.年度备案材料在年度备案工作完成后[X]个工作日内归档。4.监督检查记录在检查工作结束后[X]个工作日内归档。（二）归档流程1.业务部门将整理好的档案材料移交档案管理部门。2.档案管理部门按照分类编号要求对档案进行再次核对、整理，确保档案的准确性和规范性。3.将档案材料装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）上标明档案编号、题名、日期等信息。4.按照档案存放顺序将档案上架存放，并在档案管理系统中录入档案信息，建立电子档案目录。五、档案的保管（一）保管期限1.设立代理记账机构申请材料、审批文件等永久保管。2.年度备案材料保管期限为[X]年。3.监督检查记录保管期限为[X]年。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、变质等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级报告。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅代理记账许可档案。2.外部监管部门依法查阅代理记账许可档案。3.其他经公司批准的查阅利用情况。（二）利用手续1.内部查阅公司内部各部门查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。2.外部查阅外部监管部门查阅档案，需出具正式的查阅函，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案管理部门应审核查阅函的真实性和合法性，经公司领导批准后，按照规定提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。（三）利用限制1.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、损坏等。2.未经公司批准，不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案内容。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围和利用方式。七、档案的销毁（一）销毁条件档案保管期限届满，且确无继续保存价值的，可以按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上档案清单。2.公司组织相关部门对销毁申请进行审核，审核通过后报公司领导批准。3.档案管理部门按照批准的销毁清单进行销毁操作。销毁档