文件编号及档案管理制度

PAGE文件编号及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件编号及档案管理，确保文件和档案的完整性、准确性、系统性，便于文件的查阅、使用和档案的保存、利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件及档案管理。（三）基本原则1.统一管理原则：公司文件编号及档案管理工作由行政部门统一负责，确保管理的规范性和一致性。2.分类分级原则：根据文件和档案的来源、内容、性质等进行分类分级管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，确保文件和档案的安全与保密。二、文件编号管理（一）编号规则1.文件编号由类别代码、年份代码、流水号组成。2.类别代码：根据文件的类别进行编制，如行政类（XZ）、财务类（CW）、业务类（YW）等。3.年份代码：采用公元纪年，取年份的后两位数字，如2023年表示为“23”。4.流水号：按照文件形成的先后顺序依次编排，从001开始。（二）编号示例如行政部门2023年第5份文件，编号为：XZ23005。（三）编号管理要求1.文件起草部门负责本部门文件的编号申请，填写《文件编号申请表》，注明文件类别、年份、标题、内容摘要等信息，提交行政部门审核。2.行政部门对编号申请进行审核，确保编号符合规则，审核通过后进行编号登记，并将编号反馈给文件起草部门。3.文件起草部门在文件首页右上角标注文件编号。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告等。3.业务档案：根据公司业务类型，分为市场营销档案、项目管理档案、客户档案等。4.人事档案：包含员工个人资料、劳动合同、培训记录、绩效考核等。（二）档案收集1.各部门负责收集本部门在工作中形成的各类文件和资料，按照档案分类要求进行整理，定期移交行政部门。2.行政部门指定专人负责档案收集工作，对移交的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。（三）档案整理1.行政部门档案管理人员对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作。2.档案应按照类别和时间顺序排列，编制档案目录，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.对于电子档案，应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查找和利用。（四）档案保管1.公司设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。3.根据档案的重要性和保管期限，对档案进行分类存放，便于管理和查找。（五）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、年度财务报告等重要文件。3.长期保管的档案：一般为10年以上，如项目合同、重要业务文件等。4.短期保管的档案：一般为110年，如一般性文件、日常工作记录等。（六）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交行政部门审批。2.行政部门档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，借阅人应在规定时间内归还档案。3.借阅档案时，档案管理人员应严格登记借阅时间、借阅人姓名、部门等信息，并要求借阅人妥善保管档案，不得转借、涂改、复印或泄露档案内容。4.如需复印档案，应经行政部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行复印。（七）档案利用1.行政部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.各部门在利用档案时，应遵守公司档案管理制度，不得擅自扩大利用范围或泄露档案机密。（八）档案鉴定与销毁1.行政部门定期对档案进行鉴定，根据档案保管期限和实际利用价值，提出档案存毁意见。2.档案鉴定工作由行政部门负责人组织，相关部门人员参加，对拟销毁的档案进行逐一审核。3.经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。创建电子档案管理子系统（一）系统功能1.档案录入：支持多种格式文件上传，自动识别文件类型和关键信息，生成电子索引。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按编号、关键词、时间范围等快速定位档案。3.权限管理：根据用户角色设置不同访问权限，确保档案信息安全。4.版本控制：记录档案版本变更历史，方便追溯和对比。5.备份恢复：定期自动备份档案数据，保障数据安全，可随时进行数据恢复操作。（二）系统操作流程1.用户登录：员工通过公司内部网络访问电子档案管理系统，输入用户名和密码登录。2.档案上传：各部门档案管理人员按照系统提示，将整理好的电子档案上传至相应文件夹。3.索引编制：系统自动提取档案关键信息，生成索引目录，方便用户检索。4.检索查询：用户根据实际需求，在系统中输入检索条件，获取所需档案。5.权限申请：如需访问受限档案，用户提交权限申请，经审批后获得相应权限。6.版本管理：档案发生变更时，管理人员上传新版本，系统记录版本信息。7.数据备份：系统按照设定时间自动备份档案数据至指定存储设备。（三）系统维护与安全保障1.定期检查系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止网络攻击和数据泄露。3.对系统用户进行安全培训，提高安全意识，规范操作行为。4.制定数据恢复计划，定期进行数据备份演练，确保在数据丢失时能够快速恢复。四、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对各部门文件编号及档案管理工作进行监督检查，确保制度执行到位。2.监督检查内容包括文件编号的准确性、档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性等。（二）考核评价1.将文件编号及档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员进行考核评价。2.考核指标包括文件编号错误率、档案按时移交率、档案利用满意度等。3.根据考核结果，对表现优秀的