北京市社区档案制度

PAGE北京市社区档案制度一、总则（一）目的为加强北京市社区档案管理，确保社区档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区建设、管理和服务中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京市行政区域内的所有社区居委会及相关社区组织。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则社区档案工作在街道办事处的统一领导下，由社区居委会负责具体实施，并接受区档案局的监督、指导。2.集中统一管理原则社区档案应实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。3.真实性、准确性、完整性原则社区档案应如实反映社区各项工作的真实情况，保证档案内容准确无误，全面涵盖社区工作的各个方面。4.便于利用原则社区档案管理应充分考虑档案利用的需求，优化档案整理和保管方式，提高档案利用效率，为社区居民和相关工作提供便捷服务。二、档案管理机构及人员职责（一）管理机构各社区应设立档案工作领导小组，由社区居委会主任担任组长，成员包括社区居委会成员、社区工作人员等。档案工作领导小组负责统筹协调社区档案管理工作，制定档案工作计划，解决档案管理工作中的重大问题。（二）人员职责1.社区居委会主任作为档案管理工作的第一责任人，负责全面领导社区档案管理工作，确保档案管理工作的各项要求得到落实。2.档案管理人员负责社区档案的收集、整理、保管、利用等具体工作，严格按照档案管理规定进行操作，保证档案质量。3.社区工作人员在各自的工作范围内，负责及时将工作中形成的文件材料收集齐全，移交档案管理人员，并协助档案管理人员做好档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括社区党组织建设、党员管理、思想政治工作、精神文明建设等方面形成的文件材料。2.社区建设类涵盖社区规划、基础设施建设（如道路、绿化、公共设施等）、环境卫生、环境保护、社区服务设施建设等相关文件。3.社区自治类涉及居民会议记录、居民代表会议记录、社区协商议事记录、居民公约、居民自治章程、社区选举材料等。4.社区治安类包含社区安全保卫工作制度、治安巡逻记录、矛盾纠纷调解记录、重点人员管理档案等。5.社区卫生类有社区卫生服务工作计划、医疗保健记录、健康教育资料、卫生防疫档案等。6.社区文化类包括社区文化活动计划、活动记录、文化设施建设与管理资料、社区文艺团队活动档案等。7.社区劳动保障类涉及就业失业登记、社会保险办理、劳动争议调解、退休人员管理等方面的文件材料。8.社区民政类如低保申请与审批材料、特困人员供养档案、优抚对象管理档案、残疾人服务档案、婚姻登记档案等。9.其他类社区在开展各项工作过程中形成的其他具有保存价值的文件材料，如各类合同协议、财务收支凭证、统计报表等。（二）收集要求1.社区工作人员应在工作结束后及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行整理，定期移交档案管理人员。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”管理，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。电子文件应按照国家有关电子档案管理的规定进行整理和存储。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。对于破损或褪色的文件，应及时进行修复或复制。（三）整理方法1.分类按照档案收集范围，将社区档案分为党群工作、社区建设、社区自治、社区治安、社区卫生、社区文化、社区劳动保障、社区民政等类别，并根据实际情况进一步细分二级类目。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应简洁明了，便于识别和管理。编号可采用数字编码方式，如“1党群工作类”、“2社区建设类”等。3.装订对于纸质文件，应去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存，便于查阅。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写档案编号、类别、年度、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所社区应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、除湿机、空调、灭火器、防虫药品等，确保档案安全保管。（三）档案上架按照档案类别和编号顺序，将档案盒上架存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案在档案架上的具体位置。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案数量、保管状况、利用情况等。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。（五）档案鉴定与销毁1.鉴定根据国家有关档案保管期限的规定，结合社区档案的实际情况，定期对档案进行鉴定。鉴定工作应由档案工作领导小组组织，档案管理人员和相关业务人员参加。鉴定结果应形成鉴定报告，注明档案的保管期限调整意见。2.销毁对已到保管期限且确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经社区居委会主任批准后，由两名以上工作人员在指定地点监销，并在销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应严格遵守国家法律法规，不得损害国家利益、集体利益和个人合法权益。2.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.社区居民社区居民可查阅与其自身利益相关的档案，如婚姻登记档案、低保档案、优抚档案等。查阅时，应填写查阅申请表，经社区居委会批准后，由档案管理人员提供查阅服务。2.社区工作人员社区工作人员因工作需要可查阅相关档案，查阅时应办理借阅手续，在规定时间内归还档案。3.其他单位或个人其他单位或个人因工作需要查阅社区档案的，应持单位介绍信或有效证件，经社区居委会批准后，按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅利用者可在档案库房内查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。2.借阅对于确需借出档案的，应严格办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅者应对档案的安全和保密负责，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。3.出具证明根据利用者的需求，档案管理人员可依据档案内容出具相关证明材料。证明材料应加盖社区居委会公章，并注明出处和日期。六、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现社区档案的信息化管理，提高档案管理效率和利用水平，为社区工作提供更加便捷的信息服务。（二）信息化管理系统建立社区档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等功能的自动化管理。信息化管理系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全保密等功能，确保档案信息的安全可靠。（三）电子档案管理1.电子文件的收集与整理社区工作人员在工作过程中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集和整理，确保电子文件的格式规范、内容完整。电子文件应与纸质文件同步归档，实行“双套制”管理。2.电子档案的存储电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。存储设备应具备防磁、防潮、防火、防盗等功能，确保电子档案的安全保存。3.电子档案的检索与利用利用信息化管理系统，实现电子档案的快速检索和利用。用户可通过输入关键词、档案编号等方式进行检索，获取所需的电子档案信息。电子档案的利用应遵循与纸质档案相同的利用原则和规定。七、监督与检查（一）监督检查主体区档案局负责对北京市社区档案管理工作进行监督检查，街道办事处负责对本辖区内社区档案管理工作进行日常监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案管理机构和人员职责的落实情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。4.档案信息化建设情况。5.档案安全保密措施的落实情况。（三）检查方式1.定期检查区档案局和街道办事处定期对社区档案管理工作进行检查，每年至少进行一次全面检查。检查时，应填写检查记录，对发现的问题提出整改意见。2.不定期抽查区档案局和街道办事处可根据工作需要，不定期对社区档