企业档案技术管理制度

PAGE企业档案技术管理制度一、总则（一）目的为加强企业档案技术管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在企业生产、经营、管理中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各部门及所属单位在档案技术管理方面的活动，包括档案的形成、收集、整理、保管、鉴定、利用、统计等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则企业档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案内容必须真实反映企业各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集企业在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及企业机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便利性原则档案管理应便于企业各部门及人员的查询和利用，提高工作效率。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门企业设立专门的档案管理部门，负责统筹管理企业档案技术工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本企业档案管理制度并组织实施。2.负责企业各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导、监督和检查企业各部门及所属单位的档案工作，对档案管理人员进行业务培训。4.参与企业重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的及时归档。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案整理分类，编制目录，定期移交档案管理部门。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的保管和利用工作，严格遵守档案管理制度。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求企业各部门及人员在各项活动中应及时、准确地形成各类档案资料。档案内容应字迹清晰、图表工整、签署完备，采用耐久性强的书写材料和载体。（二）收集范围1.行政管理档案包括企业设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，企业规章制度，工作计划、总结，人事档案，财务审计档案等。2.生产技术档案涵盖产品研发、生产工艺、设备维护、质量控制等方面的文件资料，如设计图纸、技术标准、操作规程、检验报告等。3.经营管理档案涉及市场营销、合同管理、物资采购、销售统计等内容的档案，如市场调研报告、销售合同、采购订单、客户信息等。4.基本建设档案包括企业新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。5.科研项目档案针对企业科研项目形成的立项申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定文件等。（三）收集程序1.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的档案进行收集整理，确保档案资料的齐全。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应在活动结束后及时收集，并进行初步整理。3.涉及多个部门的档案，由牵头部门负责组织相关部门共同收集，确保档案的完整性。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度分开，便于按时间顺序查找和管理档案。2.组织机构分类法按照企业内部的组织机构进行分类，明确各部门档案的归属。3.问题分类法根据档案内容所反映的问题进行分类，使档案更具系统性。（三）整理步骤1.装订对纸张破损、字迹模糊等不符合要求的文件进行修复或复制，然后按照一定顺序进行装订。2.编页号在每份文件的右上角或左上角编写页号，便于统计和查找。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.根据档案的类别和保管期限，合理划分库房区域，设置不同的档案架、柜，确保档案存放有序。（二）保管设备1.配备必要的保管设备，如温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，定期检查和维护设备，确保其正常运行。2.采用现代化的档案存储设备，如光盘、磁带等，对电子档案进行备份存储，保证档案数据的安全性。（三）档案保管期限根据国家有关规定和企业实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，核对档案数量、种类和保管状况，确保档案的完整和安全。2.每年对档案库房进行全面检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。六、档案的鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准依据国家有关规定和企业档案保管期限表，结合档案的现实利用价值，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，经企业主管领导批准后进行销毁。销毁时应指定专人监销，并在销毁清册上签字确认。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和企业档案管理制度，确保档案利用工作的合法性。2.服务企业原则以服务企业生产、经营、管理为宗旨，积极为企业各部门及人员提供档案信息服务。3.保密安全原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，同时保证档案的安全。（二）利用方式1.查阅企业内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.借阅确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、利用目的等，以便统计和查询。八、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计包括各类档案的总数、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计统计档案的查阅、借阅、复制次数，利用者分布情况等。3.档案保管状况统计对档案库房的温湿度、设备运行情况等进行统计。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件，实现档案统计数据的自动化处理，提高统计工作效率。（三）统计分析定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理决策提供依据。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的企业档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理流程1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，确保数字化档案与纸质档案内容一致。2.数据录入将档案的目录信息和全文信息录入档案信息化管理系统，建立数据库。3.系统维护定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。（三）信息安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对系统用户、数据访