小学档案资料室管理制度

PAGE小学档案资料室管理制度一、总则（一）目的小学档案资料室管理制度旨在加强学校档案资料的科学管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，为学校各项工作提供有力的支持和保障，促进学校教育教学及管理工作的规范化、科学化和现代化。（二）适用范围本制度适用于本校全体教职员工以及与学校档案资料管理相关的各类活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则：档案资料应如实反映学校各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及学校机密和敏感信息的档案资料进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案资料的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案资料管理职责（一）档案资料室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案资料管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管学校各类档案资料，确保档案资料的齐全、完整、准确和安全。3.对档案资料进行分类、编目、上架，建立档案检索系统，方便档案资料的查询和利用。4.定期对档案资料进行鉴定、统计和销毁，做好档案资料的安全保护工作。5.开展档案资料的开发利用工作，为学校教育教学、管理决策等提供信息服务。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定定期向档案资料室移交。2.协助档案资料室做好档案资料的收集、整理、鉴定、统计等工作，提供有关档案资料的线索和信息。3.严格遵守档案资料管理制度，正确使用和保管本部门的档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借他人。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案资料的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、上架、保管、查询、借阅等。3.严格遵守档案资料管理制度，确保档案资料的安全和保密。对违反规定的行为及时制止，并向上级报告。4.定期对档案资料进行检查、核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案资料及时进行修复和复制。5.积极开展档案资料的开发利用工作，为学校各项工作提供优质服务。6.参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本校有关的文件、指示、规定、通知等。2.本校党、政、工、团等组织形成的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.本校教学、科研、管理等工作中形成的数据、图表、教案、课件、论文、著作等。4.本校师生员工的人事档案、学籍档案、荣誉证书、奖惩记录等。5.本校基本建设、设备购置、物资管理等方面形成的文件、合同、协议、图纸等。6.本校举办的各类活动形成的文件、照片、录像、纪念品等。7.本校与社会各界交流合作形成的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。4.收集的文件材料应按照规定的时间和要求及时移交档案资料室。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案资料的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、教学工作类、学生工作类、科研工作类、基本建设类、设备管理类、财务管理类、后勤管理类等。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案资料目录，包括档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和利用。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保档案资料的整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案资料上架存放，按照编号顺序排列，便于保管和查阅。四、档案资料的保管（一）保管期限档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案资料，应永久保管。2.长期保管：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案资料，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案资料，保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案资料室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案资料的安全。2.档案资料室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案资料应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）保管措施1.建立档案资料保管账目，对档案资料的收进、移出、保管情况进行详细记录。2.定期对档案资料进行清查核对，确保档案资料的数量、质量和保管情况准确无误。3.对破损、褪色、变质的档案资料及时进行修复和复制，确保档案资料的完整性。4.严格遵守档案资料的借阅制度，对借出的档案资料进行登记，按时收回，防止丢失或损坏。5.对档案资料的电子版本应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。五、档案资料的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案资料的利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案资料管理制度。2.服务学校原则：档案资料的利用应围绕学校教育教学、管理决策等工作需要，为学校各项工作提供优质服务。3.确保安全原则：在档案资料利用过程中，应确保档案资料的安全和保密，防止档案资料的泄露和损坏。（二）利用方式1.查阅：本校教职员工因工作需要可查阅档案资料，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经档案管理人员同意后，在档案资料室内查阅。2.借阅：本校教职员工因工作需要可借阅档案资料，借阅时应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，报档案资料室审批。档案管理人员应根据审批意见办理借阅手续，并将档案资料交借阅人当面点清。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：本校教职员工因工作需要可复制档案资料，复制时应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容等信息，经档案管理人员同意后，按照规定的程序进行复制。复制的档案资料应加盖档案资料室印章，并注明出处。（三）利用登记档案管理人员应对档案资料的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息，以便统计和查询。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和学校档案资料管理制度为依据，对档案资料的价值进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判断档案资料的保存价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织学校成立档案资料鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案资料的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案资料逐件、逐页进行审查，分析其内容和形式，判断其保存价值。2.综合分析法：综合考虑档案资料的来源、时间、内容、形式等因素，对档案资料的保存价值进行全面评估。（四）销毁程序1.档案资料鉴定小组对拟销毁的档案资料进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案资料销毁审批表》。2.《档案资料销毁审批表》经学校分管领导审批同意后，方可进行销毁。3.档案管理人员按照审批意见，对拟销毁的档案资料进行登记造册，注明档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.档案资料的