档案局政府采购制度

PAGE档案局政府采购制度一、总则（一）目的为了规范档案局政府采购行为，加强政府采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合档案局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购活动应具有较高的透明度，公开采购信息、采购程序、采购结果等，确保社会公众的知情权和监督权。2.公平竞争原则：通过公平竞争机制，为供应商提供平等的参与机会，促进充分竞争，以获得最佳采购效益。3.公正原则：在政府采购活动中，严格按照法律法规和相关标准进行操作，确保采购过程和结果的公正性。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据档案局工作需要和事业发展规划，结合上一年度政府采购执行情况，科学合理地编制本部门年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、采购金额等详细内容，并按照财政部门要求的格式和时间报送。3.采购预算应充分考虑项目的必要性、可行性和经济性，避免盲目采购和重复采购。（二）预算执行1.政府采购预算一经批复，必须严格执行。各部门不得擅自调整或变更采购项目、采购金额等预算内容。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序报经财政部门批准后，方可调整。3.采购部门应按照预算安排组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保预算资金的合理使用。（三）预算监督1.财务部门应加强对政府采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审核和分析。2.审计部门应依法对政府采购预算执行情况进行审计监督，确保采购资金的合规使用。3.在采购过程中，如发现预算执行存在问题，应及时查明原因，采取有效措施进行纠正，并追究相关责任人的责任。三、采购组织与实施（一）采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目，通过公开招标方式，邀请不特定的供应商参加投标，以实现充分竞争。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要提出政府采购申请，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并经部门负责人签字确认后报采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购项目的必要性、合规性和预算安排情况。对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证，并报档案局领导审批。3.采购文件编制：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。4.发布采购信息：按照规定通过政府采购信息发布媒体发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购内容、采购预算、供应商资格条件、报名时间、开标时间等。5.供应商报名与资格审查：供应商按照采购信息要求进行报名，提交相关证明材料。采购部门对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。6.采购评审：组织评审委员会对符合资格条件的供应商进行评审。评审委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。7.采购结果公示：采购结果确定后，在规定媒体上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。公示内容包括采购项目名称、采购方式、中标候选人或成交供应商名称、中标金额或成交金额等。8.签订采购合同：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，并严格按照合同约定履行各自的义务。9.采购验收：采购项目完成后，采购部门组织相关部门和人员对采购货物、工程和服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同要求。验收合格后，出具验收报告。（三）采购组织与分工1.采购部门：负责政府采购工作的组织实施，包括采购申请受理、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审组织、采购合同签订等工作。2.财务部门：负责政府采购预算管理、资金支付审核、财务核算等工作，确保采购资金的安全和合理使用。3.使用部门：负责提出政府采购申请，参与采购项目的技术需求论证、验收等工作，配合采购部门完成采购任务。4.监督部门：负责对政府采购活动进行监督检查，受理投诉举报，确保采购活动依法依规进行。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标通知书发出之日起[X]个工作日内签订。合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同内容符合采购文件要求和法律法规规定。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，应及时报档案局备案，并按照合同约定履行各自的义务。（二）合同履行1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等履行交货或提供服务的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时履行合同。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，并及时报档案局备案。3.采购部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。财务部门应严格审核付款申请，确保资金支付的合规性。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购货物、工程和服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。整改或重新提供后，应再次进行验收，直至验收合格为止。（四）合同档案管理1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应包括采购合同、采购文件、投标文件、谈判响应文件、询价报价文件、验收报告、付款凭证等资料。2.合同档案应按照档案管理规定进行保管，确保档案资料的完整性和安全性。档案保管期限应按照法律法规和档案局有关规定执行。3.在合同档案保管期限内，如需要查阅、借阅合同档案，应按照规定的程序办理审批手续，并做好登记记录。查阅、借阅人员不得擅自涂改、损毁、丢失合同档案资料。五、采购监督与管理（一）内部监督1.档案局应建立健全政府采购内部监督机制，加强对政府采购活动的全过程监督。监督部门应对采购申请、采购审批、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审、采购合同签订、采购验收、采购资金支付等环节进行监督检查，确保采购活动依法依规进行。2.采购部门应定期向档案局领导汇报政府采购工作进展情况，接受领导的监督和指导。同时，应加强内部管理，建立健全采购工作流程和内部控制制度，防范采购风险。3.财务部门应加强对政府采购资金的管理和监督，严格审核采购资金支付申请，确保资金支付的合规性。同时，应定期对政府采购资金使用情况进行审计，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受财政部门的监督检查。财政部门依法对档案局政府采购活动进行监督检查，包括采购预算执行情况、采购方式执行情况、采购程序合规性、采购合同签订与履行情况等。档案局应积极配合财政部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.接受审计部门的审计监督。审计部门依法对档案局政府采购活动进行审计，包括采购资金使用情况、采购项目效益情况、采购内部控制制度执行情况等。档案局应积极配合审计部门的审计工作，按照要求提供审计所需资料和信息。3.接受社会公众的监督。档案局应通过政府采购信息发布媒体等渠道，及时公开政府采购信息，接受社会公众的监督和质疑。对于社会公众提出的质疑和投诉，应按照规定的程序进行处理和答复。（三）投诉处理1.供应商对政府采购活动有质疑的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向档案局提出质疑。质疑书应包括质疑事项、事实依据、法律依据、质疑请求等内容，并由供应商法定代表人签字或盖章。2.采购部门收到供应商质疑后，应在七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。质疑答复应包括质疑事项的调查情况、事实依据、法律依据、处理结果等内容。3.供应商对质疑答复不满意或者档案局未在规定