法院档案工作制度落实

PAGE法院档案工作制度落实一、总则（一）目的为加强法院档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在法院审判、执行及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，包括但不限于诉讼档案、文书档案、人事档案、财务档案、基建档案等。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则法院档案工作实行统一领导，由本院档案管理部门集中管理全院档案，并对各部门档案工作进行监督指导。各部门负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，接受档案管理部门的业务指导。2.完整准确、系统安全原则确保档案的内容完整、准确反映法院工作的真实情况，保持档案之间的有机联系，实现档案的系统化管理。同时，采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用、服务审判原则以服务审判工作为出发点，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为法院各项工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理部门职责（一）综合管理职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案工作规章制度，并组织实施。2.负责全院档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，定期对档案工作进行总结评估，提出改进措施和建议。3.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。（二）档案收集与整理职责1.制定档案收集范围和归档要求，指导各部门做好档案的收集工作，确保应归档的文件材料齐全完整。2.负责接收各部门移交的档案，对接收的档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案检索体系，方便档案的查找和利用。（三）档案保管与保护职责1.按照档案保管要求，设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查、清点，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，对电子档案进行备份和维护，防止档案信息丢失。3.做好档案库房的环境卫生管理，保持库房整洁、通风良好，为档案保管创造良好的环境条件。（四）档案利用与服务职责1.建立健全档案利用制度，规范档案查阅、借阅、复制等利用手续，为本院工作人员和其他相关单位、个人提供档案利用服务。2.根据工作需要，积极开发档案信息资源，编写档案参考资料，为法院审判、执行及各项工作提供决策依据和参考。3.开展档案宣传工作，提高全院工作人员的档案意识，促进档案工作的有效开展。三、档案形成部门职责（一）立卷归档职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和立卷归档工作，确保档案材料的及时形成和完整收集。2.按照档案管理部门规定的归档范围和要求，对本部门在工作中形成的各种文件材料进行分类整理，组成保管单位，并编制卷内目录。3.在每年规定的时间内，将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。（二）档案整理质量要求1.归档的文件材料应齐全完整，字迹清楚，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料书写。2.整理档案应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号，页号编写位置正面在右上角，背面在左上角。（三）档案日常管理职责1.各部门应妥善保管本部门暂存的档案，防止档案丢失、损坏或泄密。2.对本部门档案的利用情况进行登记，及时掌握档案的去向和使用情况。3.配合档案管理部门做好档案的清查、统计等工作，如实提供相关信息。四、档案收集与归档（一）收集范围1.诉讼档案包括各类案件的立案、审判、执行等各个环节形成的文件材料，如起诉书、答辩状、庭审笔录、判决书、裁定书、调解书、执行文书等。2.文书档案本院制发的各类文件、请示、报告、通知、会议纪要、工作计划、总结等；上级机关下发的与本院工作相关的文件、指示、批复等；本院与外单位往来的函件、合同、协议等。3.人事档案本院工作人员的履历表、任免文件、考核材料、工资福利材料、奖惩材料、培训材料、党团组织关系材料等。4.财务档案本院财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、审计报告等。5.基建档案本院基本建设项目从项目规划、设计、施工到竣工验收等全过程形成的文件材料，如项目立项批复、设计图纸、施工记录、工程变更通知、竣工验收报告等。6.其他档案本院在信息化建设、司法技术鉴定、调研宣传等工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）归档要求1.各部门应在文件材料形成后及时进行收集整理，确保归档文件材料的真实性、完整性和准确性。2.归档的文件材料应按照规定的分类方案进行分类，同一事由的文件应集中排列在一起。3.归档文件应编制页码，采用A4纸型，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。4.归档文件应填写卷内目录，卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，字迹应清晰工整。5.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，并向档案管理部门移交。移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。五、档案整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.诉讼档案按照案件性质分为刑事、民事、行政诉讼档案；按照审判程序分为一审、二审、再审档案；按照案件类别进一步细分，如刑事案件分为公诉案件、自诉案件等，民事案件分为合同纠纷、侵权纠纷等。2.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类。年度按照文件形成的自然年度划分；保管期限分为永久、长期（[具体年限]年）、短期（[具体年限]年）；机构（问题）按照本院内部机构设置或业务职能进行分类，如办公室、审判庭、执行局等。3.人事档案按照干部人事档案管理规定，分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料。4.财务档案按照会计档案管理办法，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。5.基建档案按照工程项目建设阶段分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别。（三）编号与编目1.档案编号为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用数字编码方式。例如，诉讼档案编号格式为：“年份+案件类别代码+审判程序代码+案件顺序号”；文书档案编号格式为：“年份+保管期限代码+机构（问题）代码+顺序号”等。2.编目档案整理完成后，应编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便档案的检索和利用。六、档案保管与保护（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放地。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备，如消防器材、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、窗帘、吸尘器等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，各区域应布局合理，并设置明显的标识。4.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的地点，并定期进行数据校验和维护，确保数据的完整性和可用性。3.特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应按照相关规定进行整理和保管，采取相应的保护措施，防止影像资料的褪色、变形、损坏等。（三）档案定期检查与维护1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。一般每年进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如档案有破损、褪色等情况，应及时进行修复和复制；对电子档案出现的数据丢失、损坏等问题，应及时进行恢复和修复。3.做好档案检查记录，记录检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等，并存档备查。七、档案利用与服务（一）利用制度1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅本院档案的，应持单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经本院分管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅重要档案的，还应经本院主要领导批准。3.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案材料的，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.档案查阅、借阅期限一般不得超过[具体天数]天，如需延期的，应办理续借手续。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（二）利用服务方式1.档案管理部门应设立专门的档案查阅室，为利用者提供良好的查阅环境。查阅室内应配备必要的桌椅、照明设备、电脑等设施，方便利用者查阅档案。2.档案管理人员应热情接待利用者，积极提供档案查阅、借阅服务，并按照利用者的需求，迅速准确地查找和提供档案。3.对于利用频率较高的档案，档案管理部门可根据实际情况，编制档案汇编、专题资料等，为利用者提供便捷的服务。（三）档案统计与分析1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级档案管理部门和本院领导报送档案统计报表。2.档案统计数据应真实、准确、完整，统计报表应及时、规范。档案管理部门应根据档案统计数据，进行分析研究，总结档案工作经验教训，发现存在的问题，提出改进措施和建议，为档案工作决策提供依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以法律和政策为依据、保持全宗内档案的完整性和系统性等原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门负责人组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。2.档案鉴定工作一般每[具体年限]年进行一次。鉴定时，鉴定工作小组应逐卷逐件地对档案进行审查，根据档案的保存价值和保管期限，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、责任者、日期、保管期限等内容。档案销毁清册应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份报本院分管领导审批。（三）销毁审批与实施1.经本院分管领导批准后，档案管理部门