档案扫描复印管理制度

PAGE档案扫描复印管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案扫描与复印工作，确保档案信息的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案扫描与复印工作中的操作与管理。（三）基本原则1.合法性原则：档案扫描与复印工作必须符合国家法律法规及行业标准的要求，确保档案信息的合法使用与存储。2.准确性原则：扫描与复印的档案内容应准确无误，忠实于原始档案，不得擅自篡改或遗漏。3.保密性原则：严格遵守档案保密规定，对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案信息进行严格保密，防止信息泄露。4.高效性原则：在确保档案质量的前提下，优化工作流程，提高扫描与复印工作效率，满足公司业务对档案利用的需求。二、档案扫描管理（一）扫描人员职责1.扫描人员应经过专业培训，熟悉档案扫描设备的操作方法，具备一定的档案管理知识和保密意识。2.负责按照规定的扫描要求和标准，对各类档案进行准确、完整的扫描工作。3.在扫描过程中，要注意保护档案原件，避免造成损坏或丢失。如发现档案原件有破损、褪色等情况，应及时报告档案管理部门。4.对扫描后的电子档案进行初步整理，确保图像清晰、完整，符合存储和利用要求。（二）扫描范围1.各类纸质文件档案，包括但不限于合同协议、规章制度、会议纪要、人事档案、财务报表等。2.重要的图表、图纸、照片等非纸质档案，根据实际需要进行扫描。（三）扫描要求1.扫描分辨率：一般文件扫描分辨率不低于200dpi，对于文字较小、字迹模糊或需要长期保存的重要文件，扫描分辨率应提高至300dpi及以上。2.图像格式：扫描后的电子档案应保存为常见的图像格式，如PDF、TIFF等，以确保图像的通用性和可读性。3.色彩模式：对于黑白文件，采用黑白二值模式扫描；对于彩色文件，根据实际情况选择合适的色彩模式进行扫描，确保图像色彩真实、清晰。4.图像命名：扫描后的电子档案图像命名应遵循统一规范，一般采用档案编号、文件题名、日期等信息组合命名，以便于识别和查找。例如：[档案编号][文件题名][日期].[图像格式]。（四）扫描流程1.档案整理档案管理人员根据档案利用需求，确定需要扫描的档案清单，并对档案进行分类整理。检查档案原件的完整性，如有缺页、破损等情况，应进行记录并及时修复或补充。2.扫描准备扫描人员根据档案数量和扫描要求，合理安排扫描设备和工作场地，确保扫描工作的顺利进行。对扫描设备进行检查和调试，确保设备运行正常，扫描参数设置正确。3.扫描操作扫描人员按照档案整理顺序，逐页将档案放置在扫描设备上进行扫描，确保图像清晰、完整，无漏扫、重扫现象。在扫描过程中，要注意保持档案的平整，避免出现褶皱、阴影等影响图像质量的问题。4.图像检查扫描完成后，扫描人员对扫描生成的电子档案图像进行初步检查，查看图像是否清晰、完整，有无黑边、白边、模糊不清等情况。对不符合要求的图像，及时进行重新扫描或调整处理，确保图像质量符合标准。5.数据存储经检查合格的电子档案图像，按照规定的存储路径和命名规则进行存储。存储介质应定期进行备份，以防止数据丢失。建立电子档案索引目录，记录档案的编号、题名、日期、存储位置等信息，方便档案的查询和利用。三、档案复印管理（一）复印人员职责1.复印人员应熟悉复印机的操作方法，掌握复印技巧，确保复印质量。2.负责按照审批后的复印申请，准确、快速地完成档案复印工作。3.在复印过程中，要注意节约纸张，合理调整复印比例和份数，避免浪费。4.对复印后的档案进行整理和装订，确保复印件整齐、美观。（二）复印范围1.经公司领导或相关部门批准，确需复印的各类档案文件。2.用于公司内部日常办公、业务办理、资料存档等用途的档案复印件。（三）复印要求1.复印质量：复印件应清晰、完整，文字和图像无模糊、重影、缺页等现象。2.纸张规格：根据档案原件的大小和实际需要，选择合适的纸张规格进行复印，一般采用A4或A3纸。3.装订要求：对于多页的复印件，应进行整齐装订，确保页面顺序正确，装订牢固。（四）复印流程1.申请审批各部门或员工因工作需要复印档案时，应填写《档案复印申请表》，注明复印档案的名称、编号、份数、用途等信息，并提交部门负责人审批。涉及公司机密、重要文件的复印申请，需经公司分管领导或保密部门批准后方可进行。2.复印操作复印人员接到审批通过的《档案复印申请表》后，按照申请表上的要求，在复印机上进行复印操作。在复印过程中，要注意观察复印效果，及时调整复印参数，确保复印质量符合要求。3.整理装订将复印好的档案进行整理，去除多余的空白页，按照页码顺序排列整齐。对于需要装订的复印件，使用订书机或装订机进行装订，确保装订牢固、整齐美观。4.登记发放复印人员对复印后的档案进行登记，记录复印日期、档案名称、编号、份数、申请人等信息。将装订好的复印件发放给申请人，并要求申请人在《档案复印登记表》上签字确认。四、档案安全与保密管理（一）安全管理1.档案扫描与复印工作应在专门的场所进行，场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.扫描设备和复印设备应定期进行维护和保养，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案信息丢失或损坏。3.电子档案存储介质应妥善保管，定期进行检查和备份，防止数据丢失或损坏。存储介质的使用和更换应严格按照操作规程进行，避免因操作不当造成数据丢失。4.档案扫描与复印工作结束后，扫描人员和复印人员应及时清理工作现场，关闭设备电源，将档案原件和复印件妥善存放，防止丢失或混淆。（二）保密管理1.严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案信息进行严格保密。未经公司授权，任何人不得擅自将档案信息泄露给外部人员。2.扫描人员和复印人员在工作过程中，应避免无关人员接触档案信息。如因工作需要，必须有其他人员在场时，应确保其具备相应的保密意识和保密措施。3.对扫描设备和复印设备的操作权限进行严格管理，设置专门的操作人员账号和密码，并定期更换密码。操作人员应妥善保管自己的账号和密码，不得转借他人使用。4.电子档案应设置相应的访问权限，根据档案的密级和使用范围，对不同人员授予不同的访问权限。严禁未经授权的人员访问电子档案信息。5.对于涉及保密档案的扫描与复印工作，应在专门的保密场所进行，并采取必要的保密措施，如对设备进行加密处理、对工作过程进行监控等。五、档案利用与归还管理（一）利用管理1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅扫描或复印的档案时，应按照公司档案借阅制度的规定办理相关手续。2.档案管理人员应根据档案利用需求，及时提供准确、完整的电子档案或复印件，并做好利用登记工作。3.在档案利用过程中，利用人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如需对档案进行摘录、引用等操作，应经档案管理部门同意，并注明出处。（二）归还管理1.档案利用完毕后，利用人员应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，确保档案的完整性和准确性。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，利用人员应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。3.对于借阅的档案原件，档案管理部门应在规定的借阅期限内及时收回，并做好归还登记工作。六、监督与检查（一）监督机制1.公司档案管理部门负责对档案扫描与复印工作进行日常监督检查，确保各项工作符合本制度的要求。2.定期对档案扫描与复印工作的质量、安全与保密情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.扫描与复印工作流程的执行情况，包括档案整理、扫描操作、图像检查、数据存储、复印申请审批、复印操作、整理装订、登记发放等环节。2.档案扫描与复印的质量，如扫描分辨率、图像清晰度、复印质量等是否符合要求。3.档案安全与保密措施的落实情况，包括场所安全、设备维护、信息保密等方面。4.档案利用与归还管理情况，如利用登记、归还检查等工作是否规范。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，档案管理部门应及时责令改正，并视情节轻重