档案管理制度辽宁

PAGE档案管理制度辽宁辽宁[公司/组织名称]档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司/组织管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于辽宁[公司/组织名称]各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则。档案内容必须真实可靠，如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。3.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。4.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责公司/组织档案的集中统一管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计等工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案的查阅利用。3.严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.积极开展档案的开发利用工作，为公司/组织的各项工作提供服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案类：包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划、总结等。2.人事档案类：员工的个人基本信息、招聘、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关材料。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案类：根据公司/组织的业务类型进行分类，如销售合同、采购合同、项目文档、技术资料等。5.其他档案类：包括声像档案、实物档案等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。编号方法如下：1.一级编号：按照档案分类设置，如A代表行政档案、B代表人事档案、C代表财务档案、D代表业务档案、E代表其他档案。2.二级编号：根据一级编号下的具体类别进行细分编号，如A1代表公司设立文件、A2代表公司章程等。3.三级编号：按照档案形成时间或顺序进行编号，如A1001、A1002等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整。2.档案形成部门应在文件办理完毕后，按照档案管理要求，及时将文件整理归档，并移交档案管理部门。3.对于重要的会议、活动等形成的档案，档案管理部门应提前介入，进行现场收集和指导。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录，建立档案检索工具。3.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、美观。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的完整性。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.档案整理完毕后，应及时归档到相应的档案柜或档案库房。2.归档时应按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.档案管理人员应在档案目录上注明档案的归档日期、存放位置等信息。（二）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准。3.对重要档案应实行备份保管，备份档案应存放在不同的地点。4.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅人应经公司/组织主管领导批准，并严格遵守保密规定。3.外部单位查阅档案，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记档案管理人员应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。（三）档案利用1.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。3.档案管理人员应积极为查阅人提供服务，协助查阅人查找所需档案。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。（二）档案销毁1.对已过保管期限、确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织主管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁前应进行登记，记录档案的名称、数量、销毁时间等信息。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。4.档案销毁过程中应有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字。八、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，并向上级报告。（二）档案移交1.公司/组织因机构调整、分立、合并等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移交时，应编制档