移民局档案归档制度

PAGE移民局档案归档制度一、总则（一）目的为加强移民局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于移民局各部门在履行职责过程中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则移民局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则归档的档案应真实反映移民局各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得遗漏、篡改或伪造档案信息。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容特点和保管期限等因素，对档案进行科学分类，便于档案的整理、保管和查找利用。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密法律法规，防止档案信息的泄露。二、档案归档范围（一）行政管理类档案1.上级机关文件包括上级党委、政府、移民管理部门等下发的各类文件、指示、通知等。2.本局文件本局制发的各类公文，如决定、命令、通知、通报、报告、请示、批复等。3.会议文件本局召开的各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.人事档案本局工作人员的人事档案，包括个人履历、考核、任免、奖惩、工资、培训等方面的材料。5.财务档案本局的财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务文件材料。6.资产管理档案本局固定资产、流动资产等管理过程中形成的文件材料，如资产登记、清查、处置等相关资料。7.行政事务档案本局日常行政管理工作中形成的文件材料，如办公用品采购、车辆管理、接待安排等方面的记录。（二）业务管理类档案（以移民审批业务为例）1.移民申请材料申请人提交的各类移民申请表格、证明材料、身份证明等。2.审批流程文件移民审批过程中形成的各类审批表、审批意见、审核记录等。3.调查核实材料针对移民申请进行调查核实所形成的文件材料，如调查笔录、核实报告等。4.政策法规文件与移民业务相关的国家和地方政策法规文件，以及本局制定的业务操作规范等。5.统计报表移民业务相关的统计报表，如移民人数统计、审批进度统计等。（三）执法办案类档案1.案件受理材料案件受理登记表、举报材料、线索来源等。2.调查取证材料执法人员在案件调查过程中收集的各类证据材料，如询问笔录、现场勘查记录、物证照片等。3.案件处理决定对违法违规移民行为作出的处罚决定、处理意见等文件。4.听证材料涉及听证程序的案件，听证通知、听证笔录、听证报告等材料。5.复议和诉讼材料案件当事人申请复议或提起诉讼过程中形成的相关文件材料，如复议申请书、答辩状、判决书等。（四）信息化建设类档案1.系统建设文档移民局信息化系统建设过程中形成的需求分析报告、设计文档、测试报告等。2.数据备份与恢复记录系统数据备份的时间、方式、存储介质等记录，以及数据恢复演练的相关材料。3.网络安全管理文档网络安全策略制定、安全审计记录、网络攻击防范等方面的文件材料。三、档案归档要求（一）文件材料收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得随意涂改、剪裁或损坏。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其真实性和完整性。（二）文件材料整理要求1.遵循档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应单独装订或编目，确保其独立性和可识别性。3.对于文件材料中的附件，应与正文一并整理归档，并注明附件的名称和数量。4.电子文件应按照分类方案进行文件夹结构组织，并建立相应的索引目录，便于查找和利用。（三）文件材料编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目。2.档案编号应按照一定的规则进行编制，确保编号的唯一性和系统性。3.题名应准确反映文件材料的主要内容，简洁明了。4.日期应填写文件材料的形成日期或生效日期。5.保管期限应根据档案的重要程度和保存价值，按照国家有关规定确定。6.密级应根据文件材料的保密要求，按照国家保密规定标注。（四）档案装订要求1.纸质档案应采用线装或胶装等方式进行装订，确保装订牢固、整齐。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。四、档案归档流程（一）部门整理各部门在文件材料形成后，应及时进行分类整理，按照本制度的要求编制目录，并将整理好的文件材料移交至档案管理部门。（二）档案管理部门接收档案管理部门收到各部门移交的文件材料后，应进行认真核对，检查文件材料的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。（三）审核编目档案管理部门对接收的文件材料进行审核后，按照档案分类方案进行重新分类和编目，确保档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息准确无误。（四）装订归档审核编目后的文件材料按照装订要求进行装订，然后装入档案盒或档案柜，按照档案存放顺序进行排列上架，完成归档工作。五、档案保管期限（一）永久保管1.本局制定的具有长远保存价值的法规性文件。2.本局重要的年度统计报表。3.本局机构演变、人事任免等重要文件材料。4.涉及本局重大历史事件和重要业务活动的文件材料。5.本局与上级机关、其他部门签订的具有长期法律效力的合同、协议等文件。（二）定期保管1.30年保管期限（1）本局一般性的年度统计报表。（2）本局各部门在日常工作中形成的重要业务文件，如移民审批工作中的重要案例档案（具有一定代表性和参考价值）。（3）本局与其他单位签订有效期在3年以上的合同、协议等文件。2.10年保管期限（1）本局一般性的业务文件，如移民审批工作中的常规案例档案。（2）本局各部门在日常行政管理工作中形成的一般性文件材料，如办公用品采购记录、车辆维修记录等。（3）本局短期的财务报表、会计凭证等财务文件材料。（三）保管期限的调整档案的保管期限应根据实际情况进行定期评估和调整。如发现某些档案的保存价值发生变化，需要延长或缩短保管期限的，应按照规定的程序进行审批，并及时对档案目录和保管期限标注进行更新。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果准确反映档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁或继续保存的意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法将待鉴定档案与同类档案进行比较分析，参考已有的鉴定标准和经验，确定其保管期限和销毁与否。（四）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等详细信息。2.审批销毁清册报经移民局主管领导审批同意。3.销毁实施由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、操作人员等信息。4.监销销毁工作应在监销人员的监督下进行，监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅本局档案的，应持单位介绍信，经本局主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，还需经档案管理部门负责人同意，并在指定地点查阅。3.涉及国家安全、商业秘密等特殊情况的档案查阅，按照国家有关法律法规执行。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经批准后，档案管理部门根据查阅内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈档案管理部门应建立档案利用反馈机制，及时了解档案查阅利用情况，收集查阅人员的意见和建议，以便不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。八、档案统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，形成档案统