税务所档案管理制度

PAGE税务所档案管理制度一、总则（一）目的为了加强税务所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在税收征管工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》以及相关税收法律法规，结合本税务所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本税务所全体工作人员在税收征管、行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）档案管理原则1.统一领导、分级管理原则税务所所长对档案管理工作全面负责，各部门负责人负责本部门档案的收集、整理和初步审核，档案管理人员具体负责档案的集中管理和日常维护。2.完整准确原则确保档案内容真实、完整，准确反映税务所各项工作的历史全貌，避免遗漏重要信息。3.安全保密原则采取必要的安全防护措施，保障档案的安全，防止档案信息泄露，严格遵守保密规定。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便税务所工作人员及相关部门查阅和利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以税务所所长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本税务所档案管理工作规划和规章制度。2.对档案管理工作进行统筹协调和指导，研究解决档案管理工作中的重大问题。3.监督检查档案管理工作的执行情况，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理台账，及时记录档案的收进、移出、查阅、借阅等情况。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并采取措施处理。4.按照规定的程序和要求，为税务所工作人员及相关部门提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.负责档案信息化建设，将档案信息录入档案管理系统，实现档案的数字化管理和远程查询。6.参与档案的鉴定和销毁工作，对已到保管期限、失去保存价值的档案提出鉴定意见，按照规定程序进行销毁。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.税收征管类档案包括税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理、税务稽查等工作中形成的各类文件、报表、记录、文书等。2.行政管理类档案涵盖税务所内部行政管理工作中的文件、通知、报告、会议记录、人事档案、财务档案等。3.其他类档案如上级机关下发的与本税务所工作相关的文件、资料，本税务所开展的各类专项工作形成的档案，以及对外签订的合同、协议等。（二）收集要求及时间1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.税务所工作人员在办理完毕各项业务后，应及时将相关文件材料移交本部门的档案收集责任人。3.对于具有时效性的档案材料，如纳税申报资料、税款征收报表等，应在规定的时间内收集归档；对于其他档案材料，原则上应在次年上半年完成收集归档工作。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。3.每份档案应编制页号，页号编写位置在有文字正面的右上角、背面的左上角。4.对档案进行编目，编制卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目；同时编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、件数、页数、备注等项目。5.档案应使用统一规格的档案盒进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。四、档案的分类与编号（一）分类1.税收征管类档案可细分为税务登记档案、纳税申报档案、税款征收档案、发票管理档案、税务稽查档案等二级类目。2.行政管理类档案分为综合管理档案、人事档案、财务档案、后勤管理档案等二级类目。3.其他类档案根据实际情况进行具体分类，如专项工作档案、合同协议档案等。（二）编号1.档案编号采用“全宗号年度保管期限类别案卷号”的结构。2.全宗号：暂定为[具体全宗号]。3.年度：采用公元纪年，如“20XX”。4.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。5.类别：按照上述分类确定的类别代码表示。6.案卷号：每个类别下的案卷依次编号，从“1”开始。例如：一份2020年形成的永久保管的税收征管类税务登记档案，其编号为：[全宗号]2020永久SZ001。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于电子档案，应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。备份存储地点应与档案库房分开，以防意外损坏。（三）保管期限1.永久保管凡是反映本税务所主要职能活动和基本历史面貌的，对税务工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。如税务所的重要政策文件、重大税务案件卷宗、长期的财务报表等。2.长期保管对本税务所一般工作活动、在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为15年以上。如年度纳税申报汇总资料、一般性税务检查记录等。3.短期保管对本税务所短期工作活动、在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。如临时性税务专项工作的相关文件等。（四）档案清查与盘点1.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，核对档案的编号、目录与实际档案是否一致，检查档案是否有损坏、丢失等情况。3.清查盘点结束后，应编制档案清查报告，对清查中发现的问题及时进行处理，并将清查结果上报档案管理领导小组。六、档案的利用（一）查阅规定1.本税务所工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理查阅手续。2.档案管理人员应根据申请表提供的查阅内容，在档案库房内为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称及卷号等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。4.如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复印，复印件应与原件核对无误后加盖档案管理专用章。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅本税务所档案的，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经本税务所档案管理领导小组组长批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，详细记录借阅单位名称、借阅人姓名、借阅时间、借阅档案名称及卷号、归还时间等信息。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理人员说明并办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，确保档案的安全和保密。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。（三）利用效果跟踪1.档案管理人员应定期对档案的利用情况进行跟踪，了解查阅和借阅档案的人员对档案的使用效果，收集反馈意见。2.根据利用效果反馈，对档案管理工作进行评估和改进，不断优化档案管理流程，提高档案服务质量，更好地满足税务所工作人员及相关部门对档案利用的需求。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员以及相关业务部门的负责人组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.对保管期限已满的档案，鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行全面评估。2.对于仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.失去保存价值的档案主要包括：已过保管期限且无利用价值的一般性文件、资料；重复的文件、资料；内容已被新的文件替代且无参考意义的数据报表等。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单，清单应包括档案名称、卷号、年度、保管期限等详细信息。2.将销毁清单报档案管理领导小组审批，经批准后，由档案管理人员会同相关部门指定专人负责销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁档案清单、监销人员等信息。4.销毁记录应与销毁清单一同归档保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的税务所档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为税务所各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）档案数字化1.制定档案数字化工作计划，按照档案整理的分类和编号顺序，对纸质档案进行数字化扫描。2.扫描分辨率应不低于[具体分辨率]，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换和质量检查，保证图像质量符合要求。3.对数字化档案进行命名和存储管理，命名规则应与纸质档案的编号一致，存储路径应便于查找和管理。同时，建立数字化档案与纸质档案的对应关系，实现两者的关联检索。（三）信息化系统功能1.档案录入功能能够准确录入档案的基本信息，包括编号、题名、年度、保管期限、责任者、日期等，同时支持批量录入和导入功能。2.检索功能提供多种检索方式，如按关键词检索、按编号检索、按年度检索、按保管期限检索等，能够快速准确地定位到所需档案信息。3.借阅管理功能实现对档案借阅的在线申请、审批、登记和跟踪管理，记录借阅人员信息、借阅时间、归还时间等，方便档案管理人员及时掌握档案借阅情况。4.统计分析功能能够对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理，不同人员具有不同的操作权限，确保档案信息的安全。同时，对系统进行定期备份，防止数据丢失。（四）数据维护与更新1.档案管理人员应定期对档案信息