档案文员分岗制度落实

PAGE档案文员分岗制度落实一、总则（一）目的为了加强公司档案管理工作，提高档案管理的规范化、专业化水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本档案文员分岗制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体档案文员。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。公司档案工作实行统一领导，由综合管理部负责统筹协调，各部门档案文员负责本部门档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整准确、系统安全原则。档案的形成、积累、整理和归档应遵循其形成规律，保持文件之间的有机联系，确保档案的完整、准确、系统，并采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则。档案管理应便于公司内部各部门及相关人员对档案的查阅和使用，提高工作效率。二、档案文员岗位职责（一）档案管理主管岗位职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、工作流程和标准规范，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，制定档案工作计划和目标，确保档案管理工作与公司整体发展相适应。3.指导、监督和检查各部门档案文员的工作，定期对档案管理工作进行考核和评估，提出改进意见和建议。4.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，确保档案的安全和完整。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理系统的应用和升级，提高档案管理的信息化水平。6.参与公司重大活动、重要项目和关键业务的档案管理工作，提供档案支持和服务。7.负责与外部档案管理机构、上级主管部门及其他相关单位的沟通协调，及时了解和掌握档案管理的政策法规和行业动态。8.组织档案业务培训和学习交流活动，提高档案文员的业务素质和工作能力。（二）文书档案文员岗位职责1.负责收集、整理公司各部门形成的各类文书档案，包括文件、报告、通知、会议纪要、合同协议等。2.对收集到的文书档案进行分类、编号、装订，确保档案的整齐规范。3.按照档案整理的要求，编制文书档案的目录和索引，方便查询和利用。4.负责文书档案的日常保管工作，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等安全措施，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全完整。5.根据公司内部各部门及相关人员的需求，提供文书档案的查阅和借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.协助档案管理主管开展文书档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或无保存价值的档案进行清理和销毁。7.参与公司文书档案管理系统的建设和维护，及时录入和更新档案信息，确保档案数据的准确性和完整性。8.完成领导交办的其他与文书档案管理相关的工作任务。（三）人事档案文员岗位职责1.负责公司员工人事档案的收集、整理、归档和保管工作，确保人事档案的真实、完整和规范。2.按照人事档案管理的要求，对员工的个人信息、履历、学历学位、工作经历、培训记录、考核评价、奖惩情况等资料进行分类整理和编号登记。3.建立员工人事档案电子信息库，及时录入和更新员工人事档案信息，实现人事档案的信息化管理。4.严格执行人事档案查阅、借阅制度，做好查阅、借阅登记和审批手续，确保人事档案的安全保密。5.协助人力资源部门做好员工档案的动态管理，及时更新员工档案信息，如员工岗位变动、薪资调整、职称晋升等情况。6.负责整理和保管员工的劳动合同、社会保险资料、人事任免文件等相关人事资料，确保资料的齐全和有序。7.参与公司人事档案的定期盘点工作，对发现的问题及时进行整改和处理。8.完成领导交办的其他与人事档案管理相关的工作任务。（四）财务档案文员岗位职责1.负责收集、整理公司财务部门形成的各类财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。2.按照财务档案管理的规定，对财务档案进行分类、编号、装订，确保档案的规范整齐。3.编制财务档案的目录和索引，建立财务档案电子信息库，实现财务档案的信息化管理。4.负责财务档案的日常保管工作，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，定期对档案进行检查和清点，确保财务档案的安全完整。5.根据公司内部各部门及相关人员的需求，提供财务档案的查阅和借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.协助财务部门做好财务档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或无保存价值的财务档案进行清理和销毁。7.参与公司财务档案管理系统的建设和维护，及时录入和更新财务档案信息，确保财务档案数据的准确性和完整性。8.完成领导交办的其他与财务档案管理相关的工作任务。（五）业务档案文员岗位职责1.负责收集、整理公司业务部门在业务活动中形成的各类业务档案，如项目文件、合同档案、业务报表、客户资料等。2.根据业务档案的特点和管理要求，制定业务档案分类方案，对业务档案进行科学分类和编号。3.对业务档案进行整理、装订和编目，确保业务档案的整齐规范和便于查询利用。4.负责业务档案的日常保管工作，建立业务档案保管台账，定期对业务档案进行盘点和清查，确保业务档案的安全完整。5.为公司业务部门及相关人员提供业务档案的查阅和借阅服务，做好登记和跟踪管理，确保业务档案的合理使用。6.协助业务部门做好业务档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或无保存价值的业务档案进行清理和销毁。7.参与公司业务档案管理系统的建设和维护，及时录入和更新业务档案信息，提高业务档案管理的信息化水平。8.完成领导交办的其他与业务档案管理相关的工作任务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案：公司各部门在日常工作中形成的各类文件、报告、通知、会议纪要、合同协议、工作计划、工作总结等。2.人事档案：员工的个人基本信息、履历、学历学位证书、工作经历证明、培训记录、考核评价结果、奖惩情况等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务申报资料、财务审批文件等。4.业务档案：项目文件、合同档案、业务报表、客户资料、市场调研报告、招投标文件等。5.其他档案：公司在行政管理、企业文化建设、对外宣传等方面形成的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门档案文员应及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件和资料，应实行双套制保存，即同时保存纸质档案和电子档案，并确保两者内容一致。3.档案收集过程中，应注意对档案资料的真实性、完整性和准确性进行审核把关，剔除重复、无效或不符合要求的文件。4.对收集到的档案资料，应按照规定的分类标准进行初步分类，便于后续整理工作。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.按照档案的类别和保管期限进行分类整理，确保档案分类清晰、层次分明。3.采用统一的整理方法和标准，保证档案整理的规范性和一致性。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。先将文件按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行排列编号。2.人事档案：按照员工类别（如正式员工、试用期员工、离职员工等）进行分类，再按员工个人信息、履历、学历学位、工作经历、培训记录、考核评价、奖惩情况等顺序进行排列整理，并建立员工人事档案目录。3.财务档案：按照会计年度类别（如凭证、账簿、报表等）的分类方法进行整理。会计凭证应按月装订成册，账簿应按年度整理归档，报表应按年度和类别进行分类保存。4.业务档案：根据业务类型和项目特点，制定相应的分类方案进行整理。一般可按照项目名称阶段文件类别进行排列编号，确保业务档案的系统性和完整性。四、档案保管（一）保管场所1.根据档案的性质和数量，设立专门的档案库房，确保档案库房具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，以保障档案的安全。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照档案类别和保管期限进行分类排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。备份数据应异地存放，以确保数据的安全性。3.对于重要的档案资料，可采用数字化存储方式进行保存，同时保留纸质档案作为备份，以便在需要时进行查阅和核对。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限根据文件的重要程度、历史价值和现实利用需求等因素确定。2.人事档案应长期保存，直至员工离职后按照规定的期限进行保管。3.财务档案的保管期限按照国家有关财务法规和会计制度的规定执行，一般为永久保存或若干年。4.业务档案的保管期限根据业务项目的性质和特点确定，一般应保存至业务项目结束后若干年，以满足业务查询、审计、纠纷处理等需要。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，确保档案的实际数量与保管账目一致，档案的存放位置准确无误。2.清查盘点工作应每年至少进行一次，由档案管理主管负责组织实施，档案文员具体参与。清查结果应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改和处理。3.在档案清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级领导报告。五、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.坚持方便利用、服务公司的原则，为公司内部各部门及相关人员提供及时、准确、有效的档案信息服务。3.在档案利用过程中，应注意保护档案的安全和保密，防止档案信息的泄露。（二）利用方式1.查阅：公司内部各部门及相关人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理主管审批后借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。档案管理部门应对借阅档案进行跟踪管理，确保档案按时归还。3.复制：对于需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经审批后由档案管理部门安排专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期和用途。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用日期、利用部门、利用人、利用内容、利用方式等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便日后查阅和统计分析。通过对档案利用情况的分析，可以了解公司各部门对档案的需求情况，为档案管理工作的改进提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的保管期限、现实利用价值和历史价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组由档案管理主管担任组长，各部门档案文员及相关业务人员为成员。鉴定工作小组负责对公司各类档案进行定期鉴定。2.鉴定工作小组应定期召开会议，对需要鉴定的档案进行逐份审查和讨论，形成鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价