基础档案资料档案制度

PAGE基础档案资料档案制度一、总则（一）目的为加强公司基础档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在基础档案资料管理方面的活动。（三）定义1.基础档案资料：指公司在日常运营过程中形成的各类具有保存价值的文件、资料、记录等，包括但不限于合同协议、财务报表、人事档案、业务文件、技术资料等。2.档案管理：对基础档案资料进行收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等一系列活动的总称。（四）基本原则1.集中统一管理原则：公司基础档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项活动的实际情况，确保其真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理公司各类基础档案资料，保证档案资料的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案资料进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案资料的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，负责基础档案资料的管理工作。档案管理部门可根据实际情况配备档案管理人员若干名。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订基础档案资料档案制度，确保制度的科学性、合理性和有效性。2.档案资料的收集与整理：负责组织各部门收集、整理本部门形成的基础档案资料，并按照档案管理要求进行分类、编号、编目等整理工作。3.档案资料的归档与保管：对整理好的档案资料进行归档，妥善保管在符合安全要求的档案库房中，确保档案资料的安全和完整。4.档案资料的查阅与利用：建立档案查阅利用制度，为公司内部各部门及员工提供档案查阅服务，并对查阅利用情况进行登记和统计。5.档案资料的鉴定与销毁：定期对档案资料进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁处理。6.档案信息化管理：推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索和利用。7.培训与指导：对公司各部门档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理工作水平。8.监督与检查：定期对公司各部门档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改，确保档案管理工作规范有序。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、资质证书、荣誉证书等。2.财务类：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、资金往来记录等。3.人事类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利资料等。4.业务类：合同协议、订单、销售记录、采购文件、项目文档、客户资料等。5.技术类：技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、质量检验报告等。6.其他类：公司对外宣传资料、广告策划方案、市场调研报告等与公司运营相关的各类资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案资料的性质、内容和用途，将其分为不同的类别，如行政管理类、财务类、人事类等。2.编号：为每一类档案资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：对每一份档案资料进行编目，包括档案资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，形成档案目录。4.装订：对于纸质档案资料，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门档案管理人员将整理好的档案资料定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行核对、验收，确认无误后进行归档。3.在归档过程中，档案管理人员应将档案资料按照编号顺序放入相应的档案柜或档案盒中，并在档案目录中注明存放位置。（二）保管期限根据档案资料的重要性和保存价值，确定不同档案资料的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管：涉及公司核心机密、重大历史事件、重要权益等具有长期保存价值的档案资料。2.长期保管：保存期限在10年以上（含10年）的档案资料，如重要合同协议、财务报表等。3.短期保管：保存期限在10年以下的档案资料，如一般性的行政文件、业务文件等。（三）保管要求1.档案库房：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，保持适宜的温度和湿度。2.档案装具：使用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放档案资料，确保档案资料的安全和完整。3.档案标识：在档案柜、档案盒等装具上标明档案资料的类别、编号、保管期限等信息，便于查找和管理。4.定期检查：档案管理人员应定期对档案资料进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。5.电子档案保管：对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保电子档案的完整性和可用性。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案资料，查阅申请人应填写《机密档案查阅申请表》，经公司保密管理部门负责人批准后，方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案资料时，应提前向公司提出书面申请，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并严格按照规定进行登记和管理。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》或《机密档案查阅申请表》，注明查阅档案资料的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经相关部门负责人或公司主管领导批准后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找相应的档案资料，并按照规定的查阅范围和方式提供给查阅申请人。4.查阅申请人应在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房或转借他人。5.查阅过程中，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后，查阅申请人应及时归还档案资料，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案资料的利用方式主要包括查阅、借阅、复印、摘录等。2.借阅档案资料时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.复印、摘录档案资料时，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记和收费。复印、摘录的档案资料应与原件一致，不得擅自更改内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案资料进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案资料的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，综合判断档案资料是否仍具有保存价值。2.对于已过保管期限且确无保存价值的档案资料，可考虑进行销毁处理。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案资料进行清查，确定需要鉴定的档案资料清单。2.档案管理人员对需要鉴定的档案资料进行初步审核，提出鉴定意见。3.档案鉴定工作小组召开鉴定会议，对档案管理人员提出的鉴定意见进行讨论和审议，形成最终的鉴定结论。4.对于确定需要销毁的档案资料，编制《档案销毁清单》，经公司主管领导批准后，按照规定程序进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门安排专人负责档案销毁工作，销毁过程应在档案管理部门指定的地点进行。2.销毁档案资料时，应采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并确保销毁过程的安全和环保。3.销毁完毕后，销毁责任人应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）电子档案收集与整理1.各部门在业务活动中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集，并及时移交至档案管理部门。2.档案管理部门对收集的电子文件进行整理，包括分类、编号、编目等工作，确保电子文件的规范性和系统性。（三）电子档案存储与管理1.采用安全可靠的存储设备对电子档案进行备份存储，存储设备应定期进行维护和更新，确保电子档案的完整性和可用性。2.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、检索查询、权限管理等操作，实现电子档案的信息化管理。3.对电子档案的元数据进行管理，确保元数据的准确性和完整性，为电子档案的长期保存和利用提供支持。（四）电子档案安全管理1.加强电子档案的安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，防止电子档案数据被非法获取、篡改或丢失。2.制定电子档案安全管理制度，明确电子档案管理人员的安全职责，规范