局机关档案管理制度

PAGE局机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强局机关档案管理，有效地保护和利用档案，提高工作效率和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于局机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：局机关档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则：档案应如实反映机关各项工作活动，保证档案内容真实可靠。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全局档案的集中管理工作。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责对局机关各部门形成的各种门类和载体的档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。3.指导和监督所属单位的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。5.保守档案机密，维护档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各种文件、规定、办法、计划、总结、报告等。3.本局召开的各类会议的文件、记录、纪要等。4.本局开展各项业务活动形成的文件、报表、合同、协议等。5.本局干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。6.本局的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.本局的基建档案，包括工程规划、设计、施工、验收等方面的文件。8.本局的设备档案，包括设备购置、安装、调试、维修等方面的文件。9.本局获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。10.其他具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对重要的文件和资料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.人事档案：按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，建立个人档案。3.财务档案：按照会计档案管理的有关规定进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.基建档案：按照工程项目进行分类整理，建立项目档案。5.设备档案：按照设备型号进行分类整理，建立设备档案。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整齐有序。（二）保管要求1.对不同门类和载体的档案应分别存放，便于管理和查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.对电子档案应进行备份，并定期进行维护和更新，确保数据的安全和完整。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对已到保管期限且失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.销毁档案时，应填写档案销毁清册，经局领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。五、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本局档案，须经本局相关领导批准。3.司法机关因办案需要查阅本局档案，须按照有关法律程序办理。（二）利用方式1.查阅档案：利用者可直接到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅档案：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。3.档案复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明用途。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅的档案名称及数量等。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理的有关规定。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，确保图像清晰、完整。3.对数字化档案进行分类、著录，建立电子档案数据库。（三）信息化系统管理1.建立档案信息化管理系统，实现档案的在线检索、借阅、利用等功能。2.加强对信息化系统的安全