未建立人事制度档案

PAGE未建立人事制度档案总则1.目的本规定旨在规范公司人事制度档案的管理，确保人事信息的完整性、准确性和安全性，为公司的人力资源管理提供有力支持，保障公司和员工的合法权益，促进公司的健康稳定发展。2.适用范围本规定适用于公司全体员工以及与公司人事管理相关的各类事务。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保人事制度档案管理工作合法合规。真实准确原则：人事档案信息应真实反映员工的实际情况，确保数据的准确性和可靠性。保密安全原则：对人事档案信息严格保密，防止信息泄露，同时确保档案的安全存储和保管。便捷高效原则：在保证档案管理质量的前提下，优化管理流程，提高工作效率，为公司人力资源决策提供及时有效的支持。人事制度档案的内容与分类1.员工基本信息档案个人资料：包括员工姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。教育背景：记录员工从小学到最高学历的就读学校、专业、入学时间、毕业时间等信息。工作经历：详细记载员工以往的工作单位、职位、入职时间、离职时间以及工作职责等。2.劳动合同档案劳动合同文本：包含公司与员工签订的劳动合同原件，明确双方的权利义务、工作内容、工作地点、劳动报酬、福利待遇、劳动条件、职业危害防护等条款。劳动合同续签、变更、解除等相关记录：记录劳动合同续签的时间、变更的内容以及解除劳动合同的原因、时间等信息。3.薪酬福利档案工资明细：每月记录员工的工资构成，包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴、补贴等各项收入的具体金额。福利待遇记录：如社保、公积金缴纳情况，以及公司提供的其他福利，如带薪年假、病假、节日福利、培训机会等相关信息。4.考勤档案出勤记录：通过打卡、签到等方式记录员工的日常出勤情况，包括迟到、早退、旷工等信息。请假记录：详细记录员工的请假类型（病假、事假、年假、婚假、产假等）、请假时间、审批情况等。5.培训档案培训记录：员工参加公司内部培训、外部培训的课程名称、培训时间、培训地点、培训讲师等信息。培训考核成绩：记录员工在培训后的考核成绩，评估培训效果。培训证书：保存员工获得的各类培训证书原件或复印件。6.绩效考核档案考核指标：明确各岗位的绩效考核指标体系，包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面的具体指标。考核结果：定期记录员工的绩效考核得分及评价等级，如优秀、良好、合格、不合格等。绩效反馈与改进记录：保存针对绩效考核结果与员工进行沟通反馈以及制定改进计划的相关记录。7.奖惩档案奖励记录：记录员工获得的公司内部奖励，如优秀员工、创新奖、团队贡献奖等，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。惩罚记录：对员工违反公司规章制度的行为进行记录，包括惩罚类型（警告、罚款、降职、辞退等）、惩罚时间、惩罚原因等。人事制度档案的建立与收集1.入职时档案建立新员工入职时，人力资源部门应向其发放《人事档案资料登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历等内容，并提供相关证明材料，如身份证、学历证书、学位证书、离职证明等。人力资源部门负责对员工提交的资料进行审核，确保信息真实准确。审核通过后，将相关资料原件及复印件整理归档，建立员工基本信息档案。2.劳动合同签订与档案归档在员工入职一个月内，公司应与员工签订劳动合同。人力资源部门负责保管劳动合同文本，并在合同签订、续签、变更、解除等环节及时更新档案记录。对于劳动合同的重要条款变更或解除合同的情况，应要求双方签字确认，并将相关文件作为劳动合同档案的重要组成部分进行归档。3.薪酬福利信息收集与整理财务部门每月按时向人力资源部门提供员工工资明细及福利待遇相关数据，人力资源部门负责将这些信息整理归档，形成薪酬福利档案。对于社保、公积金缴纳情况的变更，人力资源部门应及时与相关部门沟通协调，确保档案信息的准确性和及时性。4.考勤信息记录与档案维护各部门应指定专人负责员工考勤记录，每日按时准确记录员工的出勤、请假等情况，并于每月底将考勤数据汇总报送人力资源部门。人力资源部门对考勤数据进行审核后，将其整理归档，形成考勤档案。对于考勤异常情况，应及时与相关员工核实原因，并记录在案。5.培训信息收集与归档培训部门负责组织员工培训，并在培训结束后及时向人力资源部门提供培训记录、考核成绩及培训证书等相关资料。人力资源部门对培训资料进行审核整理后，归档至员工培训档案，以便跟踪员工的培训发展情况。6.绩效考核信息收集与管理各部门按照公司制定的绩效考核制度，定期对员工进行绩效考核，并将考核结果报送人力资源部门。人力资源部门负责汇总各部门的绩效考核结果，进行统一分析和管理，将绩效考核档案作为员工晋升、调薪、奖励等决策的重要依据。7.奖惩信息记录与档案更新各部门在日常工作中发现员工有奖惩情况时，应及时填写《奖惩申请表》，详细说明奖惩原因及情况，并报上级领导审批。审批通过后，人力资源部门将奖惩信息记录在员工奖惩档案中，并及时更新员工人事档案的相关内容。人事制度档案的保管与存储1.保管责任公司设立专门的人事档案保管岗位，由专人负责档案的保管工作。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规定。保管人员负责对人事制度档案进行分类整理、编号登记，并确保档案的安全存放。定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。2.存储方式人事制度档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和员工姓名顺序排列，便于查找和管理。电子档案应存储在公司内部的服务器或专用存储设备上，设置严格的访问权限，确保数据安全。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.档案保密严格限制人事档案的查阅权限，未经授权，任何人不得擅自查阅、复印、传播人事档案信息。查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经相关领导审批后方可查阅。查阅过程中，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或泄露档案内容。保管人员应对档案管理过程中的各个环节严格保密，防止档案信息泄露给无关人员。对于违反档案保密规定的行为，应依法依规追究责任。人事制度档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅人事制度档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。人力资源部门根据申请内容进行审核，对于符合查阅条件的，指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅档案时，只能查阅与工作相关的部分内容，不得擅自摘抄、复制档案信息。如需摘抄或复制，应另行申请并经批准后方可进行。2.借阅规定因特殊情况需要借阅人事制度档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等内容，经所在部门负责人、人力资源部门负责人及公司分管领导签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损或抽取文件。借阅期满后，借阅人应及时归还档案。保管人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。人事制度档案的更新与维护1.定期更新人力资源部门应定期对人事制度档案进行更新，确保档案信息的时效性和准确性。一般情况下，每年对员工基本信息、劳动合同、薪酬福利等档案进行一次全面梳理和更新。对于员工的工作经历变动、学历提升、奖惩情况等信息，应及时在档案中进行更新记录，确保档案与员工实际情况保持一致。2.动态维护在日常工作中，如发现人事档案信息存在错误或遗漏，应及时进行核实和更正。对于员工提出的档案信息变更申请，应按照规定程序进行审核和办理。随着公司业务发展和人事管理政策的调整，及时对人事制度档案的内容和管理流程进行优化和完善，确保档案管理工作适应公司发展的需要。人事制度档案的销毁1.销毁条件人事制度档案在保存一定期限后，对于已失去保存价值的档案，经公司相关部门审核批准后，可以进行销毁。档案销毁的期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般情况下，员工离职后[X]年，其人事档案可考虑销毁。2.销毁程序由人力资源部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的清单，包括档案类别、员工姓名、档案编号等信息。申请经所在部门负责人、人力资源部门负责人及公司分管领导签字批准后，指定专人负责档案销毁工作。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。销毁记录应保存[X]年以上，