煤气档案管理制度

PAGE煤气档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司煤气档案管理，确保煤气相关信息的完整性、准确性和安全性，便于生产运营、维护检修、安全管理等工作的有效开展，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及煤气生产、储存、输送、使用等环节的部门和岗位，包括但不限于煤气生产车间、储存设施管理部门、输送管网维护单位、使用煤气的各生产工序等。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容应如实反映煤气系统的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖煤气系统从规划建设到运行管理全过程的各类文件资料，保证档案的全面性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录、文字描述等符合规范要求。4.安全性原则：采取有效措施确保煤气档案的存储、保管安全，防止信息泄露、损坏或丢失。5.及时性原则：各类档案应及时形成、整理和归档，保证档案的时效性。二、档案分类与编号（一）分类1.规划建设类煤气项目可行性研究报告、环境影响评价报告、安全评价报告等前期文件。项目设计图纸，包括工艺流程图、管道布置图、设备安装图等。项目建设过程中的施工记录、变更文件、竣工验收资料等。2.设备设施类煤气生产设备、储存设备、输送设备等的产品说明书、操作手册、维护手册。设备台账，记录设备名称、型号、规格、购置时间、运行状况等信息。设备检修记录、维护保养记录、故障处理记录等。储存设施的相关资料，如储罐检测报告、安全附件校验记录等。3.运行管理类煤气生产操作规程、安全规程、应急预案等。运行记录，包括煤气产量、质量、压力、温度、流量等参数的日常记录。调度指令、运行报表、交接班记录等。安全检查记录、隐患排查治理记录、事故报告及处理资料。4.人员管理类涉及煤气作业人员的资质证书、培训记录、考核档案。人员岗位变动记录、考勤记录等与煤气工作相关的人事资料。5.技术资料类煤气相关的技术研究报告、技术改进方案、新技术应用资料。水质分析报告、气体检测报告、仪表校准记录等技术检测资料。（二）编号1.采用分类编号法，每类档案给予一个固定的编号范围。例如：规划建设类：GH001GH999设备设施类：SB1001SB9999运行管理类：YX20001YX99999人员管理类：RY300001RY999999技术资料类：JS4000001JS99999992.每份档案在其所属类别编号后，再按顺序依次编号，如GH001001表示规划建设类的第一份档案。三、档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门和岗位在开展与煤气相关工作过程中，应及时、准确地记录各类信息，形成原始档案资料。记录应清晰、完整，采用统一的格式和规范用语。2.涉及煤气系统的各类文件、报告、记录等应使用钢笔、中性笔或打印等方式填写，确保字迹清晰、内容完整，不得随意涂改。如需修改，应采用规范的修改方式，并注明修改日期和修改人。3.电子文档应采用通用格式存储，确保数据的可读性和可转移性。电子文档应定期备份，防止数据丢失。（二）收集职责1.部门负责人：负责组织本部门档案资料的收集工作，确保各类档案资料及时、完整地提交。2.档案管理人员：定期对各部门提交的档案资料进行检查和督促，对不符合要求的档案资料及时反馈并要求整改。3.相关岗位人员：按照规定及时将各自工作中产生的档案资料提交给本部门负责人或指定的收集人员。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案资料，应在工作完成后的[X]个工作日内提交至本部门负责人。2.涉及煤气系统重大事件（如事故处理、设备大修、技术改造等）的档案资料，应在事件结束后的[X]个工作日内完成收集整理并提交。四、档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员收到各部门提交的档案资料后，应及时进行整理。按照档案分类标准，对各类档案进行分类、排序、编目。2.对每份档案进行核对，确保档案内容完整、准确，签字盖章等手续齐全。对不符合要求的档案，应及时与相关部门或人员沟通，补充完善相关信息。3.去除档案资料中的金属物（如订书钉、回形针等），对纸张较大的文件进行折叠，使其规格统一。（二）归档流程1.档案管理人员按照档案分类编号规则，为每份整理好的档案编制唯一的编号，并填写档案目录。档案目录应包括档案编号（类别编号+顺序编号）、档案名称、日期、来源、保管期限等信息。2.将档案资料装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）面上标注档案编号、档案名称、类别等信息。3.将档案盒（袋）按照类别顺序存放在档案柜中，建立档案存放索引，便于查找和管理。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。2.对重要的纸质档案应进行备份，备份方式可采用复印件、缩微胶片等形式。备份档案应与原件分开存放，确保档案的安全性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置、借阅情况等信息。（三）保管期限1.长期档案：涉及煤气系统规划建设、重大设备设施资料、重要技术资料等，保管期限为[X]年。2.中期档案：一般设备设施资料、运行管理记录等，保管期限为[X]年。3.短期档案：人员管理类中的一般性资料、临时性文件等，保管期限为[X]年。（四）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或追查处理。3.清查结束后，应形成档案清查报告，对清查情况进行总结分析，并提出改进措施和建议。六、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅煤气档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.部门负责人及以上人员可直接批准借阅档案；普通员工借阅档案需经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准。3.涉及公司机密的煤气档案，如安全评价报告、重大事故处理资料等，借阅审批权限应提高一级，即部门负责人及以上人员借阅需经公司分管领导批准。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案和机密档案的借阅期限应根据实际工作需要确定，但最长不得超过[X]个工作日。（三）借阅登记1.档案管理人员在办理档案借阅手续时，应详细记录借阅人的姓名、部门、借阅档案名称及编号、借阅时间、预计归还时间等信息，并由借阅人签字确认。2.借阅登记记录应妥善保存，以便随时查阅借阅情况。（四）档案利用1.借阅人应按照规定的用途使用档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准。2.档案利用过程中，如发现档案存在问题或疑问，应及时与档案管理人员沟通，不得自行处理。3.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续，并在借阅登记记录上注明归还时间。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、安全秘密等的煤气档案，应严格保密。档案管理人员和借阅人应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。3.在档案整理、归档、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。如对机密档案进行单独存放、加密存储电子档案等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度和应急预案。档案管理人员应熟悉安全操作规程，掌握消防器材的使用方法。2.定期对档案库房的设施设备进行检查和维护，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施设备正常运行。3.如发生档案安全事故（如火灾、水灾、失窃等），应立即启动应急预案，采取有效措施进行抢救，并及时向上级报告。同时，应保护好现场，配合相关部门进行调查处理。八、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已失去保存价值的，可进行销毁。2.因公司机构调整、业务变更等原因，导致某些档案不再需要保存的，可进行销毁。3.档案在保管过程中出现损坏、霉变等情况，无法修复且已无利用价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对拟销毁的档案进行清理和鉴定，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等