电子档案管理制度重要

PAGE电子档案管理制度重要一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的电子档案管理活动。（三）定义1.电子档案：指公司在各项工作中直接形成的具有保存价值的以数字形式存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同载体的历史记录。2.电子档案管理：对电子档案的收集、整理、归档、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程进行管理的活动。（四）管理原则1.真实性原则：确保电子档案内容真实反映公司各项工作实际情况，不得篡改、伪造电子档案信息。2.完整性原则：保证电子档案的内容、背景信息及元数据等完整无缺，以维护其原始性和准确性。3.安全性原则：采取有效措施，防止电子档案信息被泄露、篡改、丢失或损坏，确保电子档案信息安全。4.有效性原则：电子档案应便于检索、利用，能够满足公司各项工作对档案信息的需求。二、电子档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司电子档案管理制度，并组织实施和监督检查。2.指导各部门开展电子档案的收集、整理、归档等工作，对电子档案管理工作进行培训和业务指导。3.负责公司电子档案的集中存储和保管，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全存储和有效利用。4.定期对电子档案进行备份，防止电子档案数据丢失，并做好备份数据的存储和管理工作。5.负责电子档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已到保管期限或失去保存价值的电子档案进行鉴定和销毁处理。6.负责电子档案的检索、利用服务工作，根据公司各部门需求，及时提供电子档案信息查询服务。（二）各部门职责1.负责本部门电子档案的收集、整理和初步归档工作，确保电子档案的真实、完整，并按规定时间移交公司档案管理部门。2.明确本部门电子档案管理责任人，负责本部门电子档案管理工作的具体实施，配合档案管理部门做好电子档案管理相关工作。3.严格遵守公司电子档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失本部门电子档案，确保电子档案的安全和完整。4.根据工作需要，向档案管理部门提出电子档案利用申请，经批准后，在档案管理部门指定地点查阅、使用电子档案。（三）员工个人职责1.员工在工作过程中应及时将形成的电子文件整理归档，确保电子文件的准确性和完整性。2.严格遵守公司电子档案管理制度，不得私自复制、传播、泄露公司电子档案信息。3.在使用电子档案时，应爱护电子档案设备和存储介质，不得故意损坏或丢失。4.如发现电子档案存在问题或安全隐患，应及时向所在部门或档案管理部门报告。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在经营管理、生产活动、科研开发等各项工作中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于：各类公文、报告、请示、批复、通知、会议纪要等；业务合同、协议、订单、报表等；科研项目文档、技术资料、实验数据等；财务报表、审计报告、税务资料等；人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等；市场调研资料、宣传推广材料、客户信息等；其他具有保存价值的电子文件。2.公司引进的各类电子资源，如数据库、软件、电子图书、电子期刊等，应按照相关规定进行登记和管理。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责电子文件的收集工作，确保电子文件的及时收集和完整保存。收集的电子文件应来源可靠、内容真实、格式规范。2.电子文件应按照其形成规律和有机联系进行收集，保持文件之间的历史联系，便于整理和归档。3.对于重要的电子文件，应同时收集其相关的元数据信息，如文件的题名、作者、日期、来源、格式等，以保证电子文件的真实性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和鉴定。3.便于计算机管理和信息共享，提高电子档案的利用效率。（四）整理方法1.分类：根据电子档案的内容、来源、时间等因素，进行科学合理的分类。可采用年度机构保管期限分类法，即将电子档案按年度、部门（机构）、保管期限进行分类。例如：年度：按照文件形成的年份进行划分，如2020年、2021年等。机构：按照公司内部的部门或机构进行分类，如行政部、财务部、市场部等。保管期限：根据电子档案保存价值的不同，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.编号：对分类后的电子档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用数字编码或字母与数字组合编码的方式，如“2020行政部001”表示2020年行政部的第1份电子档案。3.著录：对电子档案进行著录，著录项目应包括题名、责任者、日期、来源、保管期限等。著录信息应准确、完整，以便于检索和利用。著录可采用电子表格或数据库的形式进行记录。四、电子档案的归档（一）归档时间1.各部门应在电子文件形成后的次年上半年内完成电子档案的整理和归档工作，并向公司档案管理部门移交。2.对于重大项目或特殊业务形成的电子文件，应在项目结束或业务完成后的一个月内及时归档。（二）归档程序1.各部门电子档案管理责任人对整理好的电子档案进行审核，确保档案内容真实、完整、格式规范，审核无误后填写《电子档案归档移交清单》。2.将审核后的电子档案存储到规定的存储介质上，并按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒或档案袋，在档案盒或档案袋上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.各部门将整理好的电子档案连同《电子档案归档移交清单》一并移交公司档案管理部门。档案管理部门对移交的电子档案进行验收，核对档案数量、内容、格式等是否符合要求，验收合格后在《电子档案归档移交清单》上签字确认。（三）存储介质1.电子档案应存储在耐久性好、安全性高的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等。2.存储介质应定期进行检查和维护，防止存储介质损坏导致电子档案数据丢失。3.对于重要的电子档案，应采用异地备份存储的方式，确保电子档案数据的安全性。五、电子档案的存储与保管（一）存储环境1.电子档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防尘等条件，温度、湿度应保持在适宜的范围内。2.存储场所应配备必要的消防设备、监控设备、温湿度调节设备等，确保电子档案存储环境的安全和稳定。（二）存储方式1.集中存储：公司档案管理部门应建立电子档案数据库，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案数据库应采用安全可靠的数据库管理系统，具备数据备份、恢复、加密、访问控制等功能。2.分布式存储：对于一些大型项目或特殊业务形成的大量电子档案，可采用分布式存储的方式进行存储，但应确保各存储节点之间的数据一致性和安全性，并建立有效的数据索引和检索机制，便于电子档案的管理和利用。（三）保管期限1.电子档案的保管期限应根据其保存价值和国家有关规定确定，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.保管期限的计算从电子档案形成的次年1月1日起开始计算。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对电子档案进行检查，检查内容包括电子档案的存储介质、存储环境、数据完整性等。2.每年应对电子档案进行一次全面检查，检查结果应形成书面报告，并对发现的问题及时进行处理。3.在存储介质更换、系统升级、网络环境变化等情况下，应及时对电子档案进行检查，确保电子档案的安全和有效利用。六、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子档案检索系统，提供多种检索方式，如题名检索、责任者检索、日期检索、关键词检索等，方便用户快速准确地查找所需电子档案。2.编制电子档案检索目录，检索目录应包括电子档案的题名、编号、责任者、日期、保管期限等信息，并定期进行更新，确保检索目录的准确性和完整性。（二）利用申请1.公司各部门因工作需要利用电子档案时，应填写《电子档案利用申请表》，注明利用目的、利用范围、利用时间等内容，并经部门负责人签字批准。2.将《电子档案利用申请表》提交给档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行审核，审核通过后安排专人负责提供电子档案利用服务。（三）利用方式1.查阅：档案管理部门应在指定地点为利用者提供电子档案查阅服务，利用者应在档案管理部门工作人员的监督下查阅电子档案，不得擅自复制、传播、泄露电子档案信息。2.借阅：对于确需借阅电子档案的，档案管理部门应与利用者签订《电子档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等内容，并收取一定的借阅押金。利用者应在规定期限内归还借阅的电子档案，如发现电子档案有损坏、丢失现象，应承担相应的赔偿责任。3.复制：利用者如需复制电子档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和数量进行复制。复制的电子档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期和用途。（四）利用记录1.档案管理部门应对电子档案的利用情况进行记录，记录内容包括利用者姓名、部门、利用目的、利用时间、利用方式、利用档案名称及数量等。2.利用记录应定期进行整理和归档，作为电子档案管理工作的重要资料保存。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司电子档案管理制度，对电子档案进行科学、合理的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、客观公正、注重效益的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门代表、技术专家等。2.鉴定小组负责制定电子档案鉴定方案，组织实施电子档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定内容1.档案价值鉴定：对电子档案的保存价值进行评估，判断其是否具有历史、现实和未来的利用价值。2.保管期限鉴定：根据电子档案的保存价值和国家有关规定，确定其保管期限是否合理，是否需要调整保管期限。3.密级鉴定：对电子档案的密级进行审查，确保电子档案的密级划分准确无误，符合国家保密规定。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查电子档案的内容，判断其保存价值和保管期限。2.专家评估法：对于一些专业性较强的电子档案，可邀请相关领域的专家进行评估，提供鉴定意见。3.统计分析法：通过对电子档案的利用频率、利用效果等数据进行统计分析，为鉴定工作提供参考依据。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的电子档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《电子档案销毁申请表》，报公司