建筑施工档案管理制度

PAGE建筑施工档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司建筑施工档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司的工程建设、运营管理、技术创新以及应对各类检查、审计等提供有力支持，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑施工项目从项目立项开始至竣工验收交付使用全过程中形成的各类档案资料的管理。包括但不限于工程前期文件、施工过程文件、竣工图及竣工验收文件等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映建筑施工项目的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖项目建设全过程的各类文件资料，保证档案的全面性和系统性。3.准确性原则：文件内容准确无误，数据真实有效，表述清晰规范。4.及时性原则：各部门和岗位应及时收集、整理、归档相关档案资料，避免积压和延误。5.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密以及个人隐私的档案资料，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司建筑施工档案管理制度，并监督执行。2.统筹规划公司建筑施工档案管理工作，指导、协调各部门的档案管理业务。3.集中统一管理公司建筑施工项目档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。4.组织开展档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。6.负责档案的借阅、查阅、复制等服务工作，按照规定提供档案利用权限。7.参与公司建筑施工项目的竣工验收，对档案资料的完整性、准确性进行审核。8.开展档案管理业务培训，提高公司员工的档案管理意识和技能。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在建筑施工项目中形成的各类文件资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.明确项目档案管理责任人，督促项目各参建单位做好档案资料管理工作。3.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案资料的阶段性检查和指导工作。4.参与项目竣工验收，对项目档案资料的整理情况进行自查，确保档案资料符合验收要求。（三）施工单位职责1.建立健全项目档案管理体系，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位施工过程中形成的档案资料的收集、整理、归档工作。2.按照国家和行业标准以及公司要求，规范施工文件的形成、积累和整理工作，确保档案资料的质量。3.在工程竣工后，向建设单位提交完整、准确、系统的施工档案资料，并协助做好档案资料的审查和验收工作。4.接受建设单位和档案管理部门对施工档案资料管理工作的监督、检查和指导，及时整改存在的问题。（四）监理单位职责1.负责对施工单位档案资料管理工作进行监督和检查，审核施工单位报送的档案资料，确保其符合相关标准和要求。2.收集、整理监理过程中形成的各类文件资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等，并及时移交建设单位。正确处理施工过程中的各类文件资料，对不符合要求的文件及时督促施工单位整改。3.参与项目竣工验收，对工程档案资料进行审核，出具监理意见。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工过程文件：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、工程变更通知、施工日志、材料设备质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。3.竣工图：包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等各专业竣工图，应与工程实际相符，加盖竣工图章。4.竣工验收文件：工程竣工验收报告、工程质量保修书、消防验收意见书、环保验收合格文件等。（二）收集要求1.各部门和岗位应明确档案资料的收集责任人，按照规定的时间和范围及时收集相关文件资料。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于外来文件，如政府部门的批复、函件等，应及时登记、签收，并妥善保管。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、项目等进行分类整理，便于查找和利用。3.采用统一的分类标准和编号方法，确保档案编号的唯一性和系统性。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将档案分为工程前期文件、施工过程文件、竣工图、竣工验收文件等大类，每大类再细分为若干小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应包含项目名称、类别代码、顺序号等信息。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索和查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和利用。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案资料，经部门负责人审核后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行核对、验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.档案管理部门按照分类整理的方法，将档案资料进行归档上架，建立档案台账。（二）保管期限1.永久保存：涉及公司重大权益、重要历史记录以及具有长期查考利用价值的档案资料，如项目立项批复、可行性研究报告、工程竣工验收报告等。2.长期保存：保存期限为10年以上的档案资料，如施工组织设计、施工方案、技术交底记录等。3.短期保存：保存期限为110年的档案资料，如施工日志、材料设备质量证明文件等。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.建立档案保管检查制度，定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正常使用和信息安全。2.优先满足公司内部工程建设、运营管理、技术创新等工作的需要。3.严格按照规定的程序和权限提供档案利用服务。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案资料，档案管理部门应提供必要的查阅条件，并做好查阅登记。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案资料的复制服务，但应注明复制用途，并做好登记。（三）利用权限1.公司高层管理人员可查阅和借阅公司所有建筑施工档案资料。2.项目建设部门、施工单位、监理单位等相关人员可查阅和借阅与其工作相关的档案资料。3.其他部门人员因工作需要查阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并在指定地点查阅。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管价值与实际需求相适应。2.遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，保证鉴定工作的科学性和严肃性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对档案的保管期限、价值等进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保管价值。2.分析比较法：将档案与同类项目的档案进行比较，分析其异同点，确定其保管价值。3.效益评估法：评估档案对公司当前和未来工作的利用效益，以此确定其保管价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.档案销毁清册经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司建筑施工档案管理信息系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本，为公司提供便捷、高效的档案服务。3.确保档案信息的安全，防止档案信息的丢失、篡改和泄露。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将档案转化为电子文件，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，保障档案信息系统的安全稳定运行，防止数据丢失和泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的数据处理设备和软件，确保档案数字化工作的顺利开展。2.加强对档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作和管理档案信息系统的能力。3.建立档案信息系统维护制度，定期对系统进行检查、维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管等情况。2.对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并