合同档案信息化管理制度

PAGE合同档案信息化管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同档案的利用效率，促进公司信息化建设，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经济活动中签订的各类合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.全程管理原则：对合同从签订、履行到终止的全过程进行档案管理，保证档案记录的连续性。3.规范标准原则：遵循国家和行业有关档案管理的规范标准，确保合同档案管理的科学性和规范性。4.安全保密原则：采取有效措施，确保合同档案的安全，防止档案信息的泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善合同档案信息化管理制度。指导、监督各部门合同档案的收集、整理、归档工作。负责合同档案的信息化录入、存储、保管和利用。定期对合同档案进行清理和鉴定，按规定进行销毁。2.合同业务部门负责本部门合同的起草、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步审核。在合同签订后[X]个工作日内，将合同纸质文本及相关资料移交档案管理部门。配合档案管理部门做好合同档案的查询、利用等工作。3.信息技术部门负责提供合同档案信息化管理所需的技术支持和系统维护。保障合同档案管理系统的安全稳定运行，防止数据丢失和泄露。二、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本原件及附件，包括合同协议书、中标通知书、投标文件、技术规范、图纸、清单等。2.合同履行过程中的补充协议、变更协议、会议纪要、往来函件等相关资料。3.合同涉及的审批文件、授权委托书、资质证明等。4.合同纠纷处理过程中形成的调解书、判决书、裁定书等法律文书。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同签订后及时收集合同相关资料，确保资料的完整性和准确性。2.收集的合同资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。3.对于电子文档，应确保格式规范、内容完整，并与纸质文档一致。（三）整理方法1.合同档案应按照合同类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.每份合同应单独装订成册，编制页码，并在封面注明合同名称、编号、签订日期、双方当事人等信息。3.合同附件应按顺序排列，与合同正文一并装订。4.对于合同履行过程中的补充协议、变更协议等，应在原合同档案中进行插页归档，并注明补充或变更的内容及日期。三、合同档案的信息化录入（一）录入内容1.合同基本信息，包括合同名称、编号、签订日期、双方当事人名称、合同金额、履行期限等。2.合同条款摘要，重点录入合同的主要权利义务、违约责任等内容。3.合同附件清单及简要说明。4.合同履行情况记录，如付款记录、验收记录、变更记录等。（二）录入要求1.录入人员应认真核对录入内容，确保信息准确无误。2.录入的合同信息应与纸质档案一致，不得擅自修改。3.对于重要合同或涉及敏感信息的合同，应进行加密处理。（三）录入流程1.合同业务部门将整理好的合同纸质文本及相关资料移交档案管理部门后，档案管理部门指定专人进行信息化录入。2.录入人员按照合同档案管理系统的操作流程，依次录入合同基本信息、条款摘要、附件清单等内容。3.录入完成后，录入人员应进行自查，确保录入信息的准确性。然后提交审核人员进行审核。4.审核人员对录入信息进行全面审核，如发现问题及时通知录入人员进行修改。审核通过后，合同档案正式进入系统存储。四、合同档案的存储与保管（一）存储方式合同档案采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子档案存储在公司的档案管理系统中，同时定期进行备份，备份存储介质包括磁带、光盘、硬盘等，异地存放。纸质档案存放在专门的档案库房，按照档案保管要求进行分类存放。（二）保管期限合同档案的保管期限根据国家相关法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性业务合同。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要业务合同或涉及一定金额的合同。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于重大业务合同、涉及公司核心资产或权益的合同等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案存储设备应定期进行维护和检查，确保设备正常运行，防止数据丢失。3.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和利用。4.档案管理人员应定期对合同档案进行清点和核对，发现问题及时报告并处理。五、合同档案的利用与查询（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查询和利用合同档案。涉及对外提供合同档案信息的，应按照国家法律法规和公司相关规定办理审批手续。（二）查询流程1.内部查询人员填写《合同档案查询申请表》，注明查询合同的名称、编号、查询目的等信息，经所在部门负责人签字同意后提交档案管理部门。2.档案管理部门对查询申请进行审核，审核通过后，为查询人员提供相应的合同档案信息或允许其在指定地点查阅纸质档案。3.查询人员不得擅自复印、拍照、涂改合同档案资料，如需复制，应按照档案管理部门的规定办理手续。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的合同档案，未经公司授权，不得对外提供或泄露。2.合同档案的利用应符合国家法律法规和公司相关规定，不得用于非法目的。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则合同档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门、合同业务部门、法务部门等相关人员组成。鉴定小组负责对到期合同档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定内容1.合同档案的保管期限是否已满。2.合同档案是否仍具有保存价值，如是否涉及未了结的法律纠纷、重要资产权益等。3.合同档案的完整性和准确性。（四）销毁程序1.鉴定小组对合同档案进行鉴定后，编制《合同档案销毁清单》，注明合同名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《合同档案销毁清单》经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁合同档案时，应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由监销人员签字确认。5.销毁后的《合同档案销毁清单》应长期保存。七、监督与检查（一）监督职责公司审计部门负责对合同档案信息化管理制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效实施。（二）检查内容1.合同档案的收集、整理、归档是否及时、准确、完整。2.合同档案的信息化录入是否规范、准确。3.合同档案的存储与保管是否安全、合规。4.合同档案的利用与查询是否符合规定。5.合同档案的鉴定与销毁是否按程序进行。（三）检查方式审计部门定期或不定期对合同档案管理情况进行检查，可采取查阅档案资料、实地查看、询问相关人员等方式进行。（四）问题处理对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，审计部门进行复查。对违