建筑档案管理制度文本

PAGE建筑档案管理制度文本一、总则（一）目的为加强公司建筑档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理及工程建设中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与建筑活动相关的部门、项目及人员，包括但不限于工程建设、设计、施工、监理等环节所形成的各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对建筑档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映建筑活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则涵盖建筑活动全过程中形成的各类文件、资料、图纸等，保证档案的全面性。4.准确性原则档案信息应准确无误，数据、文字、图表等应清晰、规范。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部，负责统筹管理公司的建筑档案。档案管理部应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善建筑档案管理制度，并组织实施。2.指导各部门做好档案的收集、整理工作，确保档案的齐全、完整。3.对接收的档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案检索系统。4.负责档案的保管工作，确保档案的实体安全和信息安全，定期对档案进行检查、清点和维护。5.根据公司需求，及时提供档案利用服务，做好档案借阅、查阅登记工作。6.参与档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，经批准后进行销毁。7.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（三）各部门职责1.负责本部门在建筑活动中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的质量符合要求。2.明确专人负责档案管理工作，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管行为。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.工程设计文件涵盖初步设计、施工图设计文件，包括图纸、设计变更通知、技术核定单等。3.工程施工文件施工过程中形成的各类文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度记录等。4.工程监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件竣工验收报告、竣工备案表、工程质量保修书、竣工图等。6.其他与建筑活动相关的文件如工程招投标文件、合同协议、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.各部门应按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门在建筑活动中产生的各类文件资料，确保档案的齐全、完整。2.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，载体应符合耐久性要求。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的类别、年度、项目等进行分类整理，便于保管和利用。3.同一类别的档案应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度等。（四）整理方法1.分类根据档案的性质和内容，将档案分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，排列有序，并建立档案存放位置索引。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对于重要的档案，可采用纸质与电子双重保存的方式。（三）保管期限1.建筑档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保存的档案主要包括工程竣工验收报告、竣工备案表、工程质量保修书、竣工图等重要文件。3.长期保存的档案一般为10年以上，如工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件等。4.短期保存的档案为110年，如工程监理文件中的部分临时性文件等。（四）档案保管检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或处理，并记录相关情况。3.每年应对档案的保管期限进行鉴定，对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因审计、监督、合作等原因需要查阅公司建筑档案。（二）利用流程1.内部利用查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部。档案管理部根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。2.外部利用查阅人提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，并加盖单位公章。申请函经公司相关领导签字批准后，由档案管理部审核查阅内容，确定是否提供查阅服务。如需提供查阅服务，档案管理部应与查阅人签订档案查阅协议，明确查阅要求、保密责任等事项，并做好查阅登记工作。（三）利用要求1.查阅人应在规定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复印、拍照档案，应经档案管理部同意，并按照规定进行操作。4.查阅人应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部、相关业务部门及专业技术人员组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行全面、客观的鉴定。2.鉴定工作应严格按照国家有关规定和公司档案管理制度进行。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、形成时间等因素，确定其保管期限和利用价值。2.对于涉及重要事项、具有长期参考价值的档案，应予以保留；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组提出销毁档案清单，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人应在销毁清单上签字，并将销毁情况报告档案管理部备案。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司建筑档案数字化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用要求，确保图像清晰、完整。2.数据录入将扫描后的档案图像进行数据录入，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，建立电子档案数据库。3.数据挂接将电子档案与对应的纸质档案进行挂接，确保档案信息的一致性和关联性。4.存储备份将电子档案数据存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（三）系统功能1.档案检索提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快速查找档案。2.档案利用支持档案的在线查阅、借阅、打印、下载等功能，满足公司内部和外部利用需求。3.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。4.统计分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。