中介超市档案管理制度

PAGE中介超市档案管理制度一、总则（一）目的为加强中介超市档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在中介超市运营及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中介超市涉及的各类档案，包括但不限于中介机构入驻资料、业务交易记录、合同协议、项目文档、行政文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则中介超市档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性与完整性原则档案应如实反映中介超市各项业务活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改或缺失。3.保密性原则对于涉及商业机密、敏感信息等档案，应严格保密，防止信息泄露，确保中介超市的合法权益和正常运营秩序。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为中介超市的决策、业务开展等提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责中介超市档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.档案收集与整理负责收集中介超市在运营过程中产生的各类档案资料，按照档案分类标准进行整理、编目，确保档案的有序存放。2.档案保管建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、档案柜、防火防盗防潮防虫等设施，确保档案的安全保管。3.档案利用服务制定档案借阅、查阅等利用制度，为中介超市内部各部门及相关人员提供档案利用服务，办理档案借阅、查阅手续，登记利用情况。4.档案信息化管理推进档案信息化建设，利用信息技术手段对档案进行数字化处理，建立档案信息管理系统，实现档案的电子存储、检索和利用，提高档案管理效率和服务水平。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，根据档案保管期限和实际利用价值，提出档案存毁意见，经审批后对无保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。6.档案统计与分析对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案动态，为档案管理决策提供数据支持。7.档案安全管理制定档案安全管理制度，加强档案管理人员的安全意识教育，落实安全防范措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等事故发生。三、档案分类与编号（一）档案分类1.中介机构档案包括中介机构的营业执照、资质证书、业绩证明、人员信息等入驻中介超市时提交的资料。2.业务交易档案涵盖中介超市各类业务交易项目的相关文件，如项目委托合同、交易记录、中标通知书、服务报告等。3.合同协议档案涉及中介超市与中介机构、客户及其他相关方签订的各类合同协议，包括服务合同、租赁合同、合作协议等。4.项目文档档案项目实施过程中形成的各类文档，如项目策划书、实施方案、验收报告、评估报告等。5.行政文件档案中介超市内部产生的行政文件，如通知、公告、会议纪要、工作计划、工作总结等。6.财务档案与中介超市财务活动相关的档案，如财务报表、会计凭证、审计报告等。7.其他档案不属于以上分类的其他各类档案，如声像档案、荣誉证书、宣传资料等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用分类号+年度号+流水号的结构。1.分类号：根据档案分类设置相应的代码，如ZJ（中介机构档案）、YW（业务交易档案）、HT（合同协议档案）、XM（项目文档档案）、XZ（行政文件档案）、CW（财务档案）、QT（其他档案）等。2.年度号：采用公元纪年，取四位数字表示，如2023表示2023年度。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，位数根据实际情况确定，确保同一类档案编号的唯一性。例如，一份2023年度中介机构入驻提交的资质证书档案编号为：ZJ2023001。四、档案收集与整理（一）档案收集1.明确收集范围档案管理部门应明确各类档案的收集范围，向中介超市各部门及相关人员发布档案收集通知，告知档案收集的内容、要求和时间节点。2.定期收集各部门应按照规定的时间和要求，定期将本部门产生的档案资料移交至档案管理部门。档案管理部门应及时对接收的档案进行核对，确保档案的完整性和准确性。3.特殊情况收集对于中介超市重大活动、重要项目等形成的档案资料，档案管理部门应提前介入，及时收集相关档案，确保档案的及时归档。（二）档案整理1.分类整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。将同一类档案按照形成时间、来源等顺序排列，确保档案的系统性和逻辑性。2.装订与编目对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。同时，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于档案的查阅和管理。3.数字化处理对重要档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件存储到档案信息管理系统中，并建立相应的电子索引，实现档案的电子化管理和快速检索。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房建设档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等功能，确保档案的安全保管。库房应配备温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。2.档案柜摆放档案柜应按照档案分类顺序整齐摆放，便于档案的存放和查找。档案柜应标明档案类别和编号，确保档案存放的规范性。（二）保管期限1.确定保管期限原则根据档案的重要程度、历史价值、利用频率等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两种。2.具体保管期限划分永久保管：涉及中介超市重大决策、重要资产权益、历史沿革等具有长期保存价值的档案。定期保管：定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年等，根据不同类型档案的特点和实际需要确定具体保管期限。（三）档案保管要求1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。如发现档案有损坏、霉变、褪色等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.安全防护加强档案库房的安全防护措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保库房安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。3.备份存储对于重要档案，应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的地点，以防止档案数据丢失。六、档案利用（一）利用原则1.合法合规原则档案利用应符合国家法律法规和中介超市相关规定，不得利用档案从事违法违规活动。2.审批登记原则档案利用需经严格的审批手续，办理登记手续后方可查阅、借阅档案。未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。3.保护原件原则在档案利用过程中，应注意保护档案原件，不得随意涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。如需复印、拍照等，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内使用。（二）利用范围1.内部查阅中介超市内部各部门因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案资料，用于业务开展、决策参考、项目论证等。2.外部查阅因法律法规要求、司法机关办案、合作单位需要等特殊情况，经中介超市负责人批准，可向外部单位或个人提供档案查阅服务，但应严格控制查阅范围和审批程序。（三）利用程序1.查阅申请档案利用人员需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批流程部门负责人审批通过后，将申请表提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合利用规定的申请，予以批准，并安排档案管理人员提供档案查阅服务。3.查阅登记档案管理人员在档案查阅场所为利用人员提供档案查阅服务，并对查阅情况进行登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅档案内容等信息。4.借阅申请如需借阅档案，利用人员应在查阅申请表中注明借阅期限，并按照借阅期限及时归还档案。借阅申请同样需经所在部门负责人和档案管理部门审批。5.借阅归还档案管理人员将档案借阅给利用人员时，应办理借阅手续，双方签字确认。利用人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究相关人员责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定原则与方法1.鉴定原则根据档案的保管期限、历史价值和现实利用价值，对档案进行全面、客观、公正的鉴定，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定方法鉴定工作小组通过查阅档案内容、分析档案形成背景、了解档案利用情况等方式，对档案进行综合评估，确定档案的存毁意见。（三）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定工作小组根据鉴定结果，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.审批销毁《档案销毁清单》经中介超市负责人审批同意后，方可进行档案销毁工作。3.销毁实施档案销毁工作应在档案管理部门指定的地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录档案管理人员对档案销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、销毁档案清单、监销人员等信息，并将销毁记录存档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为中介超市的数字化转型提供有力支持。（二）系统功能模块1.档案录入模块用于档案管理人员将纸质档案或电子档案信息录入档案信息管理系统，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等。2.档案检索模块提供多种检索方式，如按档案编号、题名、关键词、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅模块实现档案借阅申请、审批、登记、归还等功能的在线管理，记录档案借阅情况，提高借阅管理的效率和透明度。4.档案统计分析模块对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表和分析图表，为档案管理决策提供数据支持。5.系统管理模块包括用户管理、权限管理、数据备份与恢复、系统日志等功能，确保系统的安全稳定运行和数据的安全性。（三）数据安全与维护1.数据备份定期对档案信息管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。2.安全防护加强档案信息管理系统的安全防护措施，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击