档案接收及转出制度

PAGE档案接收及转出制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的管理，规范档案的接收及转出流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工涉及的各类档案的接收及转出管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确，如实反映公司/组织的各项活动和业务情况。3.完整安全原则：保证档案的完整性，防止档案丢失、损坏和泄露，确保档案信息安全。4.及时高效原则：优化档案接收及转出流程，提高工作效率，确保档案流转及时顺畅。二、档案接收（一）档案来源1.公司/组织内部各部门在工作过程中形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于合同协议、项目文档、财务报表、人事档案等。2.员工个人提交的与工作相关的各类材料，如工作报告、培训记录、资格证书等。3.外部机构或单位发送的与公司/组织业务相关的文件、函件等。（二）接收流程1.档案形成部门或个人应按照档案分类标准，对档案进行整理、编目，并填写档案移交清单。移交清单应包括档案名称、数量、日期、来源等详细信息。2.将整理好的档案及移交清单一并提交至公司/组织档案管理部门。档案管理部门接收人员应认真核对移交清单与档案实物，确保档案数量准确、内容完整。3.对于接收的档案，档案管理部门应进行初步审核。审核内容包括档案的真实性、准确性、完整性以及格式是否符合要求等。如发现问题，应及时与移交部门或个人沟通，要求其补充或更正。4.审核通过的档案，档案管理部门应进行登记造册，建立档案目录数据库。登记内容包括档案编号、名称、来源、日期、保管期限等信息。5.根据档案的性质和保管期限，将档案分类存放于相应的档案库房或存储设备中。（三）特殊档案接收1.对于涉及公司/组织机密、商业秘密的档案，接收时应严格履行保密手续。移交部门或个人应在移交清单上注明密级，并采取加密存储、专人保管等措施。2.对于电子档案，接收时应确保其格式兼容、数据完整，并进行病毒查杀。同时，应按照电子档案管理要求，进行备份存储，防止数据丢失。三、档案转出（一）转出原因及范围1.因工作需要，将档案提供给公司/组织内部其他部门使用。2.根据法律法规要求或相关部门规定，将档案提供给外部机构或单位查阅、使用。3.员工离职时档案的转出。（二）转出流程1.档案使用部门或个人应填写档案借阅申请表或档案转出申请表，详细说明转出原因、档案名称、数量、使用期限等信息。申请表应经部门负责人审批签字。2.将申请表提交至公司/组织档案管理部门。档案管理部门审核人员应根据申请内容，对档案的可用性、安全性等进行评估。如涉及机密档案，应严格按照保密规定进行审批。3.审核通过后，档案管理部门应根据申请表内容，办理档案转出手续。对于内部使用的档案，应在档案借阅登记簿上进行登记，注明借阅人、借阅时间、归还时间等信息；对于提供给外部机构或单位的档案，应按照规定签订档案查阅、使用协议，明确双方的权利义务，并进行登记备案。4.档案转出时，档案管理部门应确保档案的完整性和准确性。对于需要复制的档案，应按照规定进行复制，并在复印件上加盖档案管理部门印章。5.档案使用完毕后，档案使用部门或个人应及时归还档案。档案管理部门接收人员应认真核对归还档案的数量、内容是否完整，如有损坏或缺失，应及时查明原因并追究责任。（三）员工离职档案转出1.员工离职时，所在部门应通知档案管理部门。档案管理部门应核对员工档案信息，确保档案完整无缺。2.对于员工在职期间形成的个人档案材料，如培训记录、考核评价等，应一并整理归档。3.根据员工离职手续办理情况，档案管理部门办理档案转出手续。如员工与公司/组织存在未结清的经济纠纷或其他问题，应在问题解决后再办理档案转出。4.员工离职档案转出时，档案管理部门应将档案密封，并在封口处加盖印章。同时，应按照规定将档案转至员工新的工作单位或档案管理机构。四、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案接收及转出制度，规范工作流程。2.负责档案的接收、审核、登记、存储和保管工作，确保档案安全完整。3.办理档案的转出手续，对档案使用情况进行跟踪和监督。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。5.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案真实、准确、完整。2.按照档案管理部门要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理移交手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、使用和转出等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案使用部门或个人职责1.按照规定填写档案借阅申请表或档案转出申请表，经审批后办理档案使用手续。2.严格遵守档案管理规定，妥善保管档案，不得擅自涂改破坏、转借他人或泄露档案内容。3.在档案使用期限届满后，及时归还档案，如有特殊情况需要延期使用，应提前办理延期手续。五、档案存储与保管（一）存储环境要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案存储安全。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案存储设备应定期进行维护和检查，确保设备正常运行。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限一般为15年以上；短期保管的档案保管期限一般为5年以下。2.档案保管期限应根据国家法律法规、行业标准以及公司/组织实际情况确定。在档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（三）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，确保档案数量准确、存储位置清晰。清查和盘点工作每年至少进行一次。2.在清查和盘点过程中，如发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应填写档案清查盘点报告，向上级领导汇报。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应按照规定填写档案借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密、商业秘密的档案，未经公司/组织授权，严禁查阅。确因工作需要查阅的，应经公司/组织高层领导批准，并严格履行保密手续。（二）查阅流程1.查阅人员应携带有效身份证件到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门工作人员应核对查阅人员身份信息，并根据申请表内容提供相应的档案。2.查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、档案名称、查阅目的等信息。查阅过程中，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.如需复印档案，查阅人员应填写档案复印申请表，经档案管理部门审核批准后，由档案管理部门工作人员进行复印。复印的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（三）利用限制1.档案查阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、标记、损毁档案内容。2.档案查阅人员不得将档案用于非工作目的或泄露给无关人员。如有违反规定的行为，应依法追究责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循“全面审查、准确判定、慎重处理”的原则，确保鉴定结果客观公正。2.在鉴定过程中，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（二）鉴定组织1.公司/组织应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定流程1.档案管理部门根据档案保管期限和实际情况，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对于拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应经档案鉴定工作小组组长审核签字。4.档案销毁清册经公司/组织领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。（四）销毁监督1.档案销毁工作应在档案鉴定工作小组的监督下进行，确保销毁工作符合规定要求。2.对于涉及公司/组织机密、商业秘密的档案，销毁过程应