资料档案室规章制度

PAGE资料档案室规章制度一、总则（一）目的为加强公司资料档案室的管理，确保公司各类资料的安全、完整、有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内所有涉及资料档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司资料档案室对各类资料档案实行集中管理，确保资料档案的完整性和系统性。2.安全保密原则：严格遵守国家法律法规，采取有效措施确保资料档案的安全，防止资料档案的泄露、损毁和丢失。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑公司各部门的工作需求，提供便捷的资料档案查阅、借阅服务。二、资料档案的分类与编号（一）分类标准1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、会议纪要等。2.业务合同类：涵盖公司与客户、供应商签订的各类合同、协议等。3.财务档案类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.人事档案类：涉及员工个人信息、履历、考核、培训等人事资料。5.项目资料类：针对公司开展的各类项目，包括项目规划、方案、文档、成果等相关资料。6.技术资料类：如公司的技术研发资料、产品说明书、工艺文件等。7.其他资料类：不属于以上分类的其他各类资料。（二）编号规则1.采用层次编码法，由一级分类码、二级分类码、流水号组成。2.一级分类码用大写字母表示，如“A”代表行政文件类，“B”代表业务合同类等。3.二级分类码用两位数字表示，根据具体分类进一步细分。例如，行政文件类中的“通知”用“A01”表示。4.流水号用四位数字表示，按照资料档案的形成时间顺序依次编号。三、资料档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责资料档案的收集工作，确保本部门产生的各类资料及时、完整地移交至资料档案室。2.资料收集人员应按照分类标准，对收集的资料进行初步分类和整理，剔除重复、无效的资料。3.对于重要资料，应及时通知资料档案室进行接收，并办理交接手续。（二）整理规范1.资料档案室工作人员对接收的资料进行进一步整理，确保资料的准确性和规范性。2.按照分类编号规则，对资料进行分类、编号，并编制目录。3.对纸质资料进行装订、编页，确保资料的整齐、牢固；对电子资料进行分类存储，建立相应的索引和链接。4.定期对整理后的资料进行复查，发现问题及时纠正。四、资料档案的归档与存储（一）归档流程1.资料整理完成后，资料档案室工作人员填写归档清单，详细记录资料的名称、编号、数量、来源等信息。2.将资料按照分类顺序放入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明类别、编号等信息。3.将归档清单存入电子档案系统，并打印一份纸质清单作为档案目录，便于查阅。（二）存储方式1.纸质资料：采用档案盒和档案柜存储，档案盒应选用符合标准的硬纸板材质，档案柜应坚固、防潮、防火。2.电子资料：存储在专用的服务器或存储设备上，建立备份机制，定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，对电子资料进行加密处理，确保数据安全。3.资料档案室应保持适宜的温度、湿度和通风条件，防止资料因环境因素受损。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅资料档案，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称、编号等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至资料档案室。3.资料档案室工作人员根据申请表提供的信息，协助查阅人员查找所需资料，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员不得在资料上涂改、标记、抽取、撤换或损坏资料，如需摘录或复制资料，应经资料档案室工作人员同意，并按照规定的程序办理。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅资料档案，应填写《资料档案借阅申请表》，详细说明借阅资料的名称、编号、借阅期限、用途等信息。2.申请表经所在部门负责人和资料档案室负责人签字批准后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自带出公司。如因保管不善造成资料丢失、损毁，应承担相应的赔偿责任。六、资料档案的保密与安全（一）保密措施1.资料档案室工作人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要资料进行保密。2.非资料档案室工作人员未经许可不得进入资料档案室，如需进入，应经资料档案室负责人批准，并由专人陪同。3.在资料查阅、借阅过程中，工作人员应提醒查阅、借阅人员注意保密，不得泄露资料内容。4.对涉及保密的资料，应在显著位置标明“保密”字样，并采取加密存储、限制访问等措施。（二）安全管理1.资料档案室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，并定期进行检查和维护。2.建立安全管理制度，明确工作人员的安全职责，加强对资料档案室的日常安全巡查。3.制定应急预案，如火灾、水灾、盗窃等突发事件的应急处理措施，定期组织演练，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。4.对资料档案的存储环境进行实时监控，确保环境参数符合要求，发现异常情况及时处理。七、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据公司的发展战略、业务需求和档案管理规定，定期对资料档案进行鉴定，确定其保存价值。2.鉴定工作由资料档案室负责人组织，相关部门人员参与，对资料档案的内容、来源进行综合评估。3.对于已失去保存价值的资料档案，应予以销毁处理；对于仍有一定保存价值但已无需长期保存的资料档案，可进行定期封存。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的资料档案，由资料档案室编制《资料档案销毁清单》，详细记录资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料档案销毁清单》经公司分管领导批准后执行。3.销毁资料档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。4.销毁完成后，监销人员应在《资料档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。八、资料档案管理的监督与考核（一）监督机制1.公司设立资料档案管理监督小组，定期对资料档案室的管理工作进行检查和监督。2.监督小组应检查资料档案的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密、安全等方面的工作情况，发现问题及时提出整改意见。3.资料档案室应定期向公司领导汇报资料档案管理工作情况，接受公司内部的监督和指导。（二）考核办法1.制定资料档案管理考核指标体系，对各部门资料档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括资料档案的完整性、准确性、规范性、安全性以及查阅、借阅服务质量等方面。3.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对资料档案管理工作表现优秀的