文书档案八个制度

PAGE文书档案八个制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文书档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：归档的文书档案应真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：保证文书档案的齐全、完整，不遗漏重要文件。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保文书档案的安全，防止失密、泄密。二、文书档案收集制度（一）收集范围1.公司对外发出的各类文件，包括函件、通知、报告、合同等。2.公司内部形成的文件，如会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。3.上级机关下发的与公司有关的文件。4.下级单位上报的文件。5.公司与外部单位往来的文件、信函、协议等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书档案的收集工作，确保文件及时、准确地收集齐全。2.收集的文件应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要文件，应收集其定稿、修改稿及相关附件，一并归档。（三）收集时间1.日常文件应在形成后及时收集归档，一般每周进行一次集中整理。2.年度终了后，各部门应在次年1月底前将上一年度的文件全部收集整理完毕，移交综合管理部门。三、文书档案整理制度（一）分类标准1.按年度分类：将文书档案按形成年度进行划分。2.按机构分类：根据公司内部机构设置，将文件分为不同部门的档案。3.按问题分类：将文件按其反映的问题进行归类，如行政管理、财务管理、业务管理等。4.按保管期限分类：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（二）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整、裱糊后，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件整齐、牢固。2.编页号：对装订后的文件按顺序编写页号，正面编在右上角，背面编在左上角。3.编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装盒：将整理好的文件装入档案盒，并在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。（三）整理要求1.整理工作应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类应科学合理，便于查找和利用。3.整理后的文书档案应达到整齐、美观、规范的要求。四、文书档案归档制度（一）归档范围凡属于本制度收集范围内的文书档案，均应及时归档。（二）归档时间1.当年形成的文书档案，在次年6月底前完成归档工作。2.对于一些特殊情况或紧急文件，应随时形成随时归档。（三）归档程序1.各部门收集整理好的文件，经部门负责人审核签字后，移交综合管理部门。2.综合管理部门档案管理人员对移交的文件进行检查、核对，符合要求的予以接收。3.档案管理人员按照整理制度对接收的文件进行分类、编号、编目、装盒等整理工作，完成归档。（四）归档要求1.归档文件应齐全完整，手续完备。2.归档文件应按照规定的分类方法和编号顺序进行排列，不得随意打乱。3.归档文件应编制详细的目录，便于查找和利用。五、文书档案保管制度（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。电子档案应进行备份，并分别存储于不同介质上，如硬盘、光盘等。2.纸质档案应按照保管期限和分类顺序进行排列存放，便于查找和管理。（三）保管期限1.永久保管的文书档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的文书档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限为15年以上。3.短期保管的文书档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应短期保管。保管期限为15年以下。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、文书档案查阅制度（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与其工作相关的文书档案。外部单位查阅公司文书档案，应按照国家有关规定和公司相关程序办理审批手续。（二）查阅程序1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，应提前向公司综合管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容、查阅人员等信息，并加盖单位公章。公司综合管理部门审核同意后，报公司领导审批。审批通过后，查阅单位方可查阅档案。3.查阅人员应在档案管理人员的陪同下进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。（三）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅档案时，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并登记摘录或复制的内容、份数、用途等。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。七、文书档案借阅制度（一）借阅范围公司内部人员因工作需要，可借阅与其工作相关的文书档案。外部单位借阅公司文书档案，应按照国家有关规定和公司相关程序办理审批手续。（二）借阅程序1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。2.外部单位借阅档案，应提前向公司综合管理部门提交借阅申请函，说明借阅目的、借阅内容、借阅人员等信息，并加盖单位公章。公司综合管理部门审核同意后，报公司领导审批。审批通过后，借阅单位方可办理借阅手续。3.借阅人员应持有效证件到综合管理部门领取档案，并在借阅登记簿上签字。（三）借阅要求1.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。3.借阅人员应按时归还档案，如出现档案丢失、损坏等情况，应承担相应的责任。八、文书档案鉴定与销毁制度（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司相关规定为依据，对文书档案进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成的档案鉴定小组，负责对文书档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其价值。2.综合分析：结合公司的发展历史、工作重点、业务范围等因素，对档案进行综合分析，判断其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的文书档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在销毁