乡镇调解室档案保管制度

PAGE乡镇调解室档案保管制度一、总则（一）目的为加强乡镇调解室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，充分发挥档案在调解工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇调解室在调解工作中形成的各类档案资料，包括调解申请书、调查笔录、调解协议书、回访记录等纸质档案和电子档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇调解室档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实反映调解工作的全过程，保证档案的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高调解工作效率。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）调解室负责人职责1.全面负责调解室档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.监督检查档案管理工作的执行情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。3.协调与上级档案管理部门及其他相关部门的关系，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查阅和利用。3.负责档案的安全保管，定期检查档案保管情况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁和移交。5.积极开展档案信息开发利用工作，为调解工作提供参考依据。（三）调解工作人员职责1.在调解工作过程中，及时将形成的各类档案资料收集整理，移交档案管理人员。2.严格遵守档案管理规定，不得擅自留存、销毁档案资料。3.协助档案管理人员做好档案的查阅和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.调解申请书：包括当事人基本信息、申请调解事项、事实与理由等。2.调查笔录：对当事人、证人等进行调查询问形成的记录。3.调解协议书：经调解达成协议后形成的书面文件。4.回访记录：对调解协议履行情况进行回访的记录。5.证据材料：包括书证、物证、视听资料、证人证言等与调解案件有关的材料。6.其他与调解工作有关的文件、资料，如会议记录、工作简报等。（二）收集要求1.调解工作人员应在调解工作结束后及时将相关档案资料收集齐全，移交档案管理人员。2.收集的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子档案，应确保数据的完整性和可读性，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照调解案件的性质、时间、当事人等因素进行分类，可分为婚姻家庭纠纷、邻里纠纷、合同纠纷等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号可采用年份+流水号的方式，如2023001。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。5.上架：将整理好的档案按照分类顺序上架存放，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案保管室，确保档案保管环境安全、整洁、通风良好。2.档案保管室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。（二）保管方式1.纸质档案应采用专柜存放，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对重要的档案资料，可采用数字化处理方式，建立电子档案数据库，提高档案的利用效率和安全性。（三）保管期限1.调解室档案的保管期限分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，主要包括一般性调解案件的档案资料。3.中期保管期限为510年，包括具有一定代表性和参考价值的调解案件档案。4.长期保管期限为10年以上，主要是涉及重大纠纷、典型案例以及对调解工作有重要指导意义的档案资料。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案保管情况进行检查，一般每季度检查一次。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，并存档备查。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本调解室工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经调解室负责人批准后，方可查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，经调解室负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅档案时，应有档案管理人员在场陪同。3.当事人查阅本人调解档案的，应提交有效身份证件，经调解室负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.调解室负责人对申请表进行审核，批准后签字盖章。3.档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料。4.查阅人员在档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容,应经档案管理人员同意，并办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案资料归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.档案资料仅供查阅、复印、摘录等合理利用，不得用于其他非法目的。2.利用档案资料时，应注意保护档案的完整性和保密性，不得擅自涂改、污损、销毁档案。3.如需对外提供档案资料，应经调解室负责人批准，并按照规定的程序办理相关手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由调解室负责人、档案管理人员和相关调解工作人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有一定利用价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.调解室负责人对《档案销毁申请表》进行审核，批准后签字盖章。3.档案管理人员根据批准的《档案销毁申请表》，对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。5.销毁完毕后，将销毁清册归档保存，以备查考。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表。2.统计报表应真实、准确、完整，数据应与档案实际情况相符。3.档案统计工作应及时、规范，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.调解室档案应按照规定的期限和程序进行移交。2.向乡镇综合档案室移交档案时，应编制