银行业档案保管制度

PAGE银行业档案保管制度一、总则（一）目的为加强银行业档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及银行业相关行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行各部门及分支机构在业务经营、管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本行档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映银行业务活动和管理过程，保证档案内容的真实可靠，同时要确保档案的齐全完整，不遗漏重要信息。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.有效利用原则充分发挥档案的作用，为银行业务发展、经营决策、内部管理、风险防范以及监管检查等提供有力支持，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本行档案管理制度；2.制定和完善本行档案管理的各项规章制度、操作流程和标准规范；3.负责组织、指导和监督本行各部门及分支机构的档案管理工作；4.集中统一管理本行各类档案，包括纸质档案、电子档案等，确保档案的安全保管和有效利用；5.开展档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系；6.负责档案的鉴定、销毁工作，对已超过保管期限或失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁；7.组织开展档案的数字化工作，推进档案信息资源的开发利用；8.提供档案查阅、借阅等服务，对档案利用情况进行登记和统计；9.加强与外部档案管理机构、监管部门等的沟通协调，及时报送档案管理相关信息；10.定期对本行档案管理工作进行总结、分析和评估，不断改进档案管理工作。（二）各部门及分支机构职责1.负责本部门及分支机构在业务经营和管理活动中形成档案的收集、整理和初步分类工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交；2.明确一名档案管理兼职人员，负责本部门及分支机构档案管理工作的日常联络和协调，确保档案管理工作的顺利开展；3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁、数字化等工作；4.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保本部门及分支机构档案的安全和完整；5.根据业务工作需要，合理利用档案，及时归还借阅的档案，并做好档案利用记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类业务合同、协议，包括贷款合同、担保合同、同业拆借合同、金融产品代销协议等；2.客户资料，如开户申请书、身份证明文件、财务报表、信用评级报告等；3.业务凭证，如票据、存单、存折、对账单、交易流水等；4.内部管理文件，包括规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告等；5.审计、监察资料，如审计报告、检查记录、整改通知等；6.风险管理资料，如风险评估报告、风险监测数据、应急预案等；7.科技信息资料，如系统开发文档、技术方案、数据备份等；8.其他与银行业务相关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门及分支机构应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性；2.业务经办人员在业务办理完毕后，应及时将相关档案资料整理齐全，移交本部门的档案管理兼职人员；3.档案管理兼职人员应定期对收集到的档案进行核对和检查，确保档案资料的真实、准确和完整；4.对于重要业务档案，应实行双人核对制度，确保档案内容的一致性和准确性。（三）整理方法1.分类根据档案的形成来源、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如业务类档案、管理类档案、科技类档案等。每类档案再根据具体情况进行细分，如业务类档案可分为公司业务档案、个人业务档案、金融市场业务档案等。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号规则，如“年份+部门代码+流水号”的形式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便查询和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，保持档案的原貌。四、档案的保管（一）保管场所1.本行应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，并定期进行检查和维护，保证设施设备的正常运行。3.档案库房应设置不同的区域，分别存放不同类型和保管期限的档案，如短期档案区、中期档案区、长期档案区等，便于档案的分类存放和管理。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立纸质档案借阅登记制度，记录借阅时间、借阅人、归还时间等信息。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立电子档案索引目录，方便查询和利用。3.特殊载体档案保管对于光盘、磁带等特殊载体档案，应按照相关标准进行保管。定期对特殊载体档案进行检查和维护，确保数据的可读性和完整性。（三）保管期限1.银行业档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年以下，中期保管期限为5年至15年，长期保管期限为15年以上。2.具体档案的保管期限根据国家有关法律法规、银行业监管要求以及本行实际情况确定。对于涉及重要业务、重大事项、法律纠纷等档案，应适当延长保管期限。3.档案保管期限届满后，应按照规定的程序进行鉴定，确定是否继续保存或销毁。（四）档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备、存储介质等的安全管理。档案管理人员应严格遵守安全操作规程，确保档案管理工作的安全运行。2.加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高安全意识和应急处理能力。定期组织档案安全演练，检验和完善应急预案。3.严格控制档案库房的出入人员，实行双人管理。档案管理人员应定期对档案库房进行巡查，检查档案的保管状况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理。4.加强对档案信息的安全保护，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关业务部门和风险管理部门的专业人员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据国家有关法律法规、银行业监管要求以及本行档案保管期限规定，对档案的保存价值进行评估。2.对于已超过保管期限，但仍具有重要查考利用价值的档案，应适当延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.鉴定档案时，应综合考虑档案的性质、内容、来源、历史背景等因素，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制档案鉴定清单，提交鉴定工作小组。2.鉴定工作小组对档案鉴定清单进行审核，逐份查阅档案，根据鉴定标准提出鉴定意见。3.对于拟销毁的档案，应填写《档案销毁审批表》，详细说明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，经鉴定工作小组组长签字确认后，报本行分管领导审批。4.本行分管领导审批同意后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，由专人负责记录销毁情况，并形成销毁记录清单。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，确保数据无法恢复。销毁过程应进行技术验证，并形成销毁记录报告。3.特殊载体档案的销毁应按照相关规定进行处理，确保载体上的数据彻底销毁。（五）销毁记录档案销毁工作完成后，应将销毁记录清单、销毁报告等相关资料整理归档，永久保存。销毁记录应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，以备查询和审计。六、档案的利用（一）利用范围1.本行内部各部门因业务工作需要，可查阅、借阅相关档案资料，用于业务办理、决策支持、风险防范等工作。2.外部监管机构、司法机关等依法依规查阅本行档案资料时，应按照规定办理相关手续。3.本行开展审计、评估、咨询等中介服务时，如需查阅档案资料，应经本行批准，并签订保密协议。（二）利用手续1.内部查阅本行内部人员查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.内部借阅本行内部人员借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、编号、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期，应办理续借手续。档案管理部门应对借阅情况进行跟踪和催还。3.外部查阅外部监管机构、司法机关等查阅本行档案资料时，应出具正式的查阅函件，注明查阅目的、查阅范围等信息。本行档案管理部门应审核查阅函件，并报本行分管领导批准后，按照规定提供档案资料。查阅过程中，应安排专人陪同，确保档案资料的安全和保密。4.外部借阅外部机构借阅本行档案资料时，原则上不予办理。如因特殊情况确需借阅的，应经本行董事会或高级管理层批准，并签订保密协议和借阅合同。借阅合同应明确借阅期限、归还方式、违约责任等内容。档案管理部门应按照合同约定，严格监督借阅情况。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、编号、查阅页数、借阅期限等信息。档案利用登记记录应定期整理归档，保存期限与相应档案的保管期限一致。（四）利用监督1.档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查，定期对档案利用登记记录进行核对，确保档案利用手续齐全、程序规范。2.对于借阅的档案，档案管理部门应在借阅期限届满前及时催还。如发现档案有损坏、丢失等情况，应