征管档案考核制度

PAGE征管档案考核制度一、总则（一）目的为加强公司征管档案管理，确保征管档案的完整、准确、规范和安全，提高征管工作质量和效率，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及征管档案管理的各部门及全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规以及行业主管部门制定的相关标准和规范，确保征管档案管理工作合法合规。2.真实准确原则征管档案应如实反映征管工作的实际情况，数据准确、内容完整，不得虚假记录或篡改。3.规范统一原则档案管理流程、分类标准、格式要求等应保持规范统一，便于管理和查询。4.安全保密原则加强征管档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，维护公司和客户的利益。二、征管档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善征管档案管理制度、流程和标准。2.组织开展征管档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。3.定期对征管档案进行检查、盘点和统计分析，确保档案质量和安全。4.对各部门的征管档案管理工作进行指导、监督和考核。（二）业务部门职责1.负责本部门征管档案的形成、收集和初步整理工作，确保档案资料的真实、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并配合做好档案管理的相关工作。3.严格遵守征管档案管理规定，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。（三）工作人员职责1.负责各自岗位征管档案的日常记录和整理，保证档案资料的准确性和及时性。2.在档案管理过程中，严格遵守各项规章制度，履行保密义务。3.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理知识培训，提高档案管理意识和技能。三、征管档案的收集与整理（一）收集范围1.各类征管业务文件，包括但不限于税务登记资料、纳税申报资料、发票管理资料、税务检查资料等。2.与征管工作相关的合同协议、报表、报告、批复等文件。3.其他具有保存价值的征管资料，如会议记录、工作底稿、客户资料等。（二）收集要求1.业务部门应按照档案管理规定，在业务发生过程中及时收集相关资料，确保资料的完整性和准确性。2.对于电子文件，应同时收集纸质文件或进行有效的电子备份，确保电子档案的可读性和可追溯性。3.收集的资料应注明来源、日期、责任人等信息，以便于后续整理和查询。（三）整理标准1.按照征管业务类别和时间顺序进行分类整理，同一类别的档案应集中存放。2.每份档案应编制目录，目录内容包括文件名称、文号、日期、页数等，确保目录与档案内容相符。3.对档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案检索和管理。4.纸质档案应使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订，电子档案应按照规定的格式进行存储和命名。四、征管档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好的档案应定期移交至档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门收到移交档案后，应进行认真核对和检查，对不符合要求的档案及时退回业务部门进行补充或修正。3.核对无误的档案按照归档要求进行分类存放，并更新档案管理系统中的相关信息。（二）保管期限1.根据征管档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，中期档案保管期限为[X]年，长期档案保管期限为[X]年以上（具体期限根据法律法规和行业标准确定）。3.保管期限届满后，经档案管理部门审核和公司领导批准，可按照规定进行销毁。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案应按照类别和保管期限进行有序排列存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。4.对于电子档案，应采取数据备份、存储介质维护等措施，防止数据丢失或损坏。五、征管档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部工作人员因工作需要查阅征管档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及重要征管档案或机密信息的查阅，需经公司分管领导批准。3.外部单位或个人查阅征管档案的，应持有合法有效的证明文件，并经公司相关部门负责人和分管领导批准，档案管理部门应安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时间应严格按照规定执行，不得擅自延长。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记或损坏。3.如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的格式和要求进行操作。摘抄、复制的档案资料应注明出处和用途。（三）利用规定1.征管档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与征管工作无关的目的。2.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、摘抄、复制等情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、用途等信息。3.对于利用征管档案过程中发现的问题或异常情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。六、征管档案的考核内容与标准（一）档案收集考核1.收集资料的完整性（[X]分）考核业务部门是否按照规定收集了所有应收集的征管资料，有无遗漏重要文件或信息。根据收集资料的完整程度进行评分，每遗漏一项重要资料扣[X]分。2.收集资料的及时性（[X]分）检查业务部门是否在规定时间内完成资料收集工作，有无拖延现象。按照资料收集的及时性进行评分，每逾期一次扣[X]分。（二）档案整理考核1.分类准确性（[X]分）查看档案整理是否按照规定的业务类别和时间顺序进行分类，分类是否准确清晰。分类不准确的档案数量占总档案数量的比例每增加[X]%，扣[X]分。2.目录编制规范性（[X]分）检查档案目录编制是否完整、准确，与档案内容是否相符。目录编制存在错误或不完整的档案数量占总档案数量的比例每增加[X]%，扣[X]分。3.编号唯一性和系统性（[X]分）核实档案编号是否具有唯一性，是否符合系统性要求。发现编号重复或混乱的情况，每出现一处扣[X]分。（三）档案归档考核1.归档及时性（[X]分）考核业务部门是否及时将整理好的档案移交至档案管理部门，档案管理部门是否及时进行归档。每逾期一次扣[X]分。2.归档准确性（[X]分）检查归档档案与移交清单是否一致，档案内容是否完整、准确。归档存在错误或不完整的档案数量占总归档档案数量的比例每增加[X]%，扣[X]分。（四）档案保管考核1.库房设施安全性（[X]分）检查档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等设施是否齐全、有效。设施存在安全隐患的，每发现一处扣[X]分。2.档案存放有序性（[X]分）查看档案是否按照类别和保管期限有序排列存放，便于查找和管理。档案存放混乱的情况，每出现一处扣[X]分。3.盘点清查情况（[X]分）考核档案管理部门是否定期对档案进行盘点和清查，有无记录和报告。未按规定进行盘点清查的，每次扣[X]分；盘点清查发现问题未及时处理的，每次扣[X]分。（五）档案查阅与利用考核1.查阅手续合规性（[X]分）检查查阅档案是否按照规定办理审批手续，有无违规查阅现象。发现一次违规查阅行为扣[X]分。2.利用登记制度执行情况（[X]分）查看档案利用登记记录是否完整、准确，有无漏记或错记情况。登记记录存在问题的，每发现一处扣[X]分。3.档案利用合理性（[X]分）考核档案利用是否符合规定用途，有无将档案用于与征管工作无关的目的。发现违规利用档案的情况，每次扣[X]分。七、考核方式与周期（一）考核方式1.定期检查档案管理部门定期对各部门的征管档案管理工作进行检查，按照考核内容和标准进行评分记录。2.不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，不定期对征管档案管理工作进行抽查，对发现的问题及时进行督促整改。3.日常监督档案管理部门工作人员在日常工作中对征管档案管理情况进行实时监督，发现问题及时提醒和纠正。（二）考核周期考核周期为每季度一次，每季度末档案管理部门应完成对各部门的考核工作，并将考核结果进行通报。八、考核结果的处理（一）结果通报考核结束后，档案管理部门应将考核结果以书面形式通报各部门，明确指出存在的问题和不足之处。（二）整改要求对于考核结果不达标的部门，档案管理部门应下达整改通知书，要求其限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限和整改责任人。（三）