档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等管理工作。第四条基本原则档案工作遵循统一领导、分级负责、规范管理、安全保密、便于利用的原则。各部门应将档案管理纳入日常工作流程，确保档案管理与业务工作同步开展。第二章管理机构与职责第五条管理机构单位指定专人负责档案工作的统筹规划与监督指导，各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的初步收集、整理和移交工作。第六条单位档案管理职责1.贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度及实施细则。2.负责对各部门档案工作进行业务指导和监督检查。3.接收、整理、保管和提供利用本单位的重要档案。4.组织档案管理人员的业务培训和学习交流。5.按规定向有关档案馆移交档案。第七条部门档案管理职责1.负责本部门业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理和预归档工作。2.按照规定期限向单位档案管理部门移交符合要求的档案。3.协助单位档案管理部门开展档案利用和编研工作。4.对本部门兼职档案员进行业务指导。第八条员工个人责任员工在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应主动、及时交本部门兼职档案员或单位档案管理部门，不得私自留存、隐匿或销毁。第三章文件材料的形成与归档第九条归档范围本单位在行政管理、业务经营、科研开发、对外交往等各项活动中形成的，反映单位工作活动、具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，均属归档范围。具体包括但不限于：1.各类决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等公文材料；2.反映单位基本情况、历史沿革、重要活动的材料；3.各类合同、协议、意向书、备忘录等具有法律效用的材料；4.工作计划、总结、统计报表、调研报告等业务材料；5.员工录用、任免、奖惩、考核、工资等人事管理材料；6.财务管理中的会计凭证、账簿、报表等会计档案（按会计档案管理办法执行）；7.声像、电子、实物等特殊载体材料；8.其他具有保存价值的文件材料。第十条归档要求1.真实性与完整性：归档的文件材料必须真实反映单位各项活动的实际情况，做到完整、准确，手续齐全。2.规范性：文件材料的格式、书写、签署、用印等应符合公文处理的有关规定。手写材料应使用蓝黑或碳素墨水，字迹清晰。3.系统性：归档的文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。4.载体质量：纸质文件应选用优质纸张，电子文件应确保其信息的可读性和载体的稳定性，声像材料应保证其清晰度和完整性。第十一条归档时限1.日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的次季度内整理归档。2.年度总结、计划、统计年报等材料，应在次年第一季度内归档。3.专项工作、大型活动形成的文件材料，应在工作结束或活动完成后一个月内归档。4.基建项目、科研课题等形成的档案，应在项目或课题验收后三个月内归档。5.会计档案的归档时限按《会计档案管理办法》执行。第十二条归档程序1.各部门兼职档案员负责本部门形成文件材料的收集、初步整理、鉴定和组卷。2.填写《档案移交清册》，经部门负责人审核签字后，向单位档案管理部门移交。3.单位档案管理部门对移交的档案进行验收，合格后双方在《档案移交清册》上签字，各执一份备查。第四章档案的整理与保管第十三条档案整理1.分类：档案应按照国家有关规定和本单位实际情况，制定统一的分类方案，进行科学分类。2.编号：在分类的基础上，对档案进行系统化编号，编制档号。3.排列：按照档案的形成规律和重要程度，对案卷内文件材料进行系统排列。4.编目：对整理好的档案编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，确保著录准确、规范。第十四条档案保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.装具管理：档案应存放在符合标准的档案柜、架内。不同载体的档案应分别存放，特殊载体档案应有专门的保管设备。3.库房管理：建立健全库房管理制度，严格执行档案出入库登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员应定期对库房进行检查，做好温湿度记录，发现问题及时处理。4.档案清点：档案管理部门应定期对所保管的档案进行清点核对，确保账物相符。发现档案丢失、损坏等情况，应立即报告并采取补救措施。5.保密管理：严格执行国家保密法律法规，对涉密档案实行专人、专库（柜）管理，确保国家秘密和单位商业秘密的安全。第十五条特殊载体档案管理1.电子档案：应按照《电子文件归档与电子档案管理规范》进行管理，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。定期进行备份，防止数据丢失。2.声像档案：照片、录音、录像等声像档案，应注明事由、时间、地点、人物、拍摄（录制）者等要素，妥善保管，并配以文字说明。3.实物档案：奖杯、奖牌、证书、印章等实物档案，应登记造册，妥善保管，防止损坏和遗失。第五章档案的利用与保密第十六条利用原则档案利用应遵循“为单位发展服务、严格保密、依法利用”的原则，在确保档案安全和保密的前提下，积极为单位各项工作提供服务。第十七条利用范围与权限1.本单位工作人员因工作需要查阅本部门形成的档案，须经本部门负责人同意；查阅非本部门形成的档案或重要档案，须经单位档案管理部门负责人批准。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位档案管理部门负责人批准，必要时报请单位分管领导批准。3.查阅涉密档案，必须严格按照国家有关保密规定执行，履行审批手续。4.档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。第十八条利用手续查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、单位、查阅目的、查阅档案的档号、内容、查阅日期等。第十九条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、抄录。2.查阅档案时，不得将食品、饮料等带入查阅室，保持查阅环境整洁。3.复制档案须经档案管理部门批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。4.严禁利用档案从事违法违纪活动。第二十条保密纪律1.档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。2.对在档案利用中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私，应承担保密义务。3.发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第六章档案的鉴定与销毁第二十一条档案鉴定1.成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案专业人员组成，负责档案保管期限的确定和到期档案的鉴定工作。2.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。鉴定小组应根据档案的价值，按照有关规定准确划定档案的保管期限。3.对于保管期限已满的档案，鉴定小组应进行认真鉴定，确定其是否具有继续保存价值。仍有保存价值的，应重新划定保管期限；无保存价值的，应按规定予以销毁。第二十二条档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的档号、题名、形成时间、数量、鉴定意见等。2.《档案销毁清册》须经档案鉴定小组审核，报单位分管领导批准后，方可销毁。3.销毁档案时，必须有两人以上负责监销。监销人应认真核对销毁档案与《档案销毁清册》是否相符，确保无误后，在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。4.严禁个人私自销毁档案。涉密档案的销毁，必须按照国家有关保密规定执行。第七章档案的统计与移交第二十三条档案统计档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行准确统计，定期编制档案统计报表，为档案管理工作提供数据支持。第二十四条档案移交1.单位因撤销、合并、分立等原因发生变动时，应按照国家有关规定，办理档案的移交手续。2.向地方国家档案馆移交档案，应按照国家关于档案移交的规定和期限执行，确保移交档案的完整、准确、系统。3.档案移交时，应编制《档案移交清册》，双方签字盖章，各执一份备查。第八章监督与责任追究第二十五条监督检查单位档案管理部门负责对本制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对各部门的档案工作进行检查指导，发现问题及时纠正。第二十六条责任追究对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.不按规定收集、整理、归档，造成档案材料残缺不全或丢失的；2.擅自涂改、勾画、抽取、撤换、伪造、损毁、销毁档案材料的；3.在档案利用中违反保密规定，泄露档案秘密的；4.擅自提