安全生产文件档案管理制度

安全生产文件档案管理制度一、总则安全生产文件档案是企业安全生产工作的真实记录与重要成果，是企业落实安全生产主体责任、追溯安全管理过程、分析事故原因、总结经验教训的关键依据。为规范我单位安全生产文件档案的管理工作，确保其完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在安全生产中的指导、凭证和参考作用，特制定本制度。本制度适用于单位内部所有与安全生产相关的文件、资料、记录的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等管理工作。全体员工均有保护安全生产文件档案的义务，并应严格遵守本制度的各项规定。二、文件档案的范畴与分类安全生产文件档案范畴主要包括但不限于：国家及地方安全生产法律法规、标准规范；上级主管部门下发的安全生产文件；本单位安全生产责任制、安全管理制度、操作规程；安全会议纪要、安全培训记录、安全检查记录及整改报告；危险源辨识与风险评价资料、事故隐患排查治理台账；应急预案及演练记录；特种设备安全技术档案、安全设施设备台账；劳动防护用品采购发放记录；职业健康监护档案；事故调查处理报告及相关记录；安全生产投入台账；以及其他具有保存价值的安全生产相关文件和记录。文件档案分类应遵循便于管理和利用的原则。可根据文件性质、来源、用途等进行划分，例如：1.法规标准类：国家、地方、行业安全生产法律法规、规章、标准、规范性文件等。2.综合管理类：安全生产责任制、安全管理制度汇编、年度安全工作计划与总结、安全会议记录、安全投入资料等。3.教育培训类：安全培训计划、培训教材、学员签到、考核成绩、培训效果评估等。4.检查与隐患治理类：各类安全检查记录、专项检查报告、隐患整改通知书、整改验收记录、重大隐患治理方案及验收资料。5.危险源管理类：危险源辨识清单、风险评价报告、风险控制措施、重大危险源备案资料。6.应急管理类：综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案、应急救援队伍建设资料、应急物资储备台账、应急演练方案、演练记录与评估报告。7.设备设施安全类：特种设备台账、定期检验报告、维护保养记录；安全设施设计、验收资料及维护记录。8.职业健康类：职业危害因素检测评价报告、职业健康检查记录、个体防护用品发放使用记录。9.事故管理类：各类事故（包括人身伤亡、设备损坏、火灾、泄漏等）的报告、调查记录、处理决定、整改措施及落实情况。10.其他类：上述未涵盖但对安全生产有参考价值的文件资料。三、管理职责安全生产文件档案管理工作实行统一领导、分级负责的原则。安全生产管理部门是安全生产文件档案的归口管理部门，主要职责为：贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和上级要求；组织制定和修订本单位安全生产文件档案管理制度；负责对各部门文件档案管理工作进行指导、监督和检查；组织重要安全生产文件档案的接收、整理、分类、编号、归档和保管；负责档案的借阅审批和利用管理；组织对到期档案的鉴定与销毁工作。各业务部门是其职责范围内安全生产文件的直接形成者和第一责任人，负责本部门安全生产文件的及时收集、初步整理、规范填写和定期向安全生产管理部门移交；确保本部门产生的文件资料真实、完整、有效。档案保管人员应具备良好的职业道德和相应的专业知识，负责档案库房的日常管理，做好档案的防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作，确保档案实体安全；对所管档案进行科学管理，便于快速检索和利用。四、文件的形成与归档文件形成应符合规范要求。各类安全生产文件、记录的起草、审核、签发应符合公文管理规定或相应程序。原始记录应字迹清晰、内容真实、项目完整、签署齐全，不得随意涂改。若需修改，应采用规范的修改方式并签名或盖章。文件收集与整理应及时进行。各部门应指定专人负责本部门安全生产文件资料的日常收集，确保不遗漏。对收集的文件资料，应按照其自然形成规律和内在联系，进行分类、组卷、编写页码、填写卷内目录和备考表。整理过程中应剔除重复、无效及无保存价值的材料。归档要求：1.归档范围：凡是反映本单位安全生产工作，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。2.归档时间：日常管理文件、记录应在工作完成后一周内整理完毕；月度、季度、年度总结报告、检查报告等应在相应周期结束后十五日内归档；事故调查处理报告等重要文件应在事故处理完毕后三十日内归档；其他具有长期保存价值的文件，应在办理完毕后及时归档。3.归档份数：一般文件归档一份，重要文件和经常使用的文件可适当增加归档份数。4.归档手续：文件归档时，移交部门与档案管理部门应办理交接手续，填写《文件档案移交清单》，双方签字确认。五、档案的保管与维护档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备必要的安全防护设施。档案柜、架应选用坚固耐用、防火、防潮的材质。档案保管应实行集中统一管理，做到分类存放、排列有序、标识清晰。不同类别、不同保管期限的档案应分区存放。档案保管人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理并记录。对破损、褪色的档案应及时进行修补、复制或数字化扫描。严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。下班前应检查门窗、电源，确保安全。积极推进档案数字化建设。对重要档案应进行数字化扫描、存储和备份，建立档案管理信息系统，提高档案管理效率和利用便捷性。电子档案的管理应符合国家相关电子文件归档与管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。六、档案的借阅与利用档案借阅应严格履行审批手续。借阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、部门、借阅事由、档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等。内部人员借阅一般档案，由本部门负责人批准；借阅重要或密级档案，须经安全生产管理部门负责人或单位分管安全领导批准。外部单位借阅档案，须持单位介绍信并经单位主要负责人批准。借阅档案人员应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准的除外）、拍摄（经批准的除外）或带出规定范围。如确需复制，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。档案借阅期限一般不超过十五日。确因工作需要延长借阅期限的，应办理续借手续。归还档案时，档案保管人员应认真核对，确认档案完好无损后，在《档案借阅登记表》上注明归还日期。发现档案有损坏、缺页等情况，应立即报告并追查责任。档案利用应遵守保密规定和知识产权保护相关法律法规，不得泄露档案中的涉密信息和商业秘密。七、档案的鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定。鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定和档案的现实利用价值与历史价值进行。经鉴定，仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；无保存价值的档案，应登记造册，提出销毁意见，报单位分管安全领导批准后，方可销毁。档案销毁应指定两人以上负责监销。监销人在档案销毁前应再次核对销毁清册，确认无误后，由销毁人和监销人共同在销毁清册上签字，并将销毁情况报告批准人。严禁个人私自销毁档案材料。档案销毁记录应长期保存。八、责任追究对在安全生产文件档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成安全生产文件档案丢失、损坏、泄密或擅自销毁档案的，将视情节轻重和所造成后果的严重程度，对相关责任人进行批